Trợ lý là gì? Đâu là những công việc trợ lý hot nhất trên thị trường tuyển dụng hiện nay?

Trợ lý là gì? Đó không chỉ là người ghi chú cuộc họp hay sắp xếp lịch trình mà là cánh tay phải hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định, kết nối thông tin và duy trì vận hành trơn tru. Nghề trợ lý hiện nay đang ngày càng khẳng định vai trò chiến lược trong tổ chức. Cùng tìm hiểu thêm về nghề trợ lý cũng như các nhiệm vụ chính của một người trợ lý là gì nhé!

Trợ lý là gì? 

Trợ lý là gì? Trợ lý là người hỗ trợ trực tiếp cho ban lãnh đạo như chủ tịch, giám đốc hay trưởng phòng để xử lý các công việc quan trọng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Với vai trò là cầu nối giữa ban lãnh đạo và các phòng ban, trợ lý không chỉ đảm bảo sự thông suốt trong công việc mà còn được xem như "cánh tay đắc lực" hỗ trợ cấp trên hoàn thành mục tiêu quản lý.

Vai trò và nhiệm vụ chính của trợ lý là gì?

Quản lý lịch trình và tổ chức sự kiện

Trợ lý chịu trách nhiệm sắp xếp và tối ưu hóa lịch làm việc của lãnh đạo bao gồm việc tổ chức các cuộc họp, sự kiện và chuyến công tác. Họ cũng đảm nhận việc lên kế hoạch, mời khách, điều phối lịch trình và giải quyết các vấn đề phát sinh trong sự kiện.

Quản lý thông tin và tài liệu

Công việc này đòi hỏi trợ lý phải tiếp nhận, lưu trữ và tổ chức tài liệu một cách khoa học. Họ thường chuẩn bị báo cáo hoặc hồ sơ cho các buổi họp quan trọng, thu thập dữ liệu từ các phòng ban và tổng hợp thành tài liệu rõ ràng để lãnh đạo dễ dàng theo dõi.

Đại diện và giao tiếp

Trợ lý đôi khi còn đại diện cho lãnh đạo để gặp gỡ và giao tiếp với đối tác, xử lý các mối quan hệ đối ngoại, giúp truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới. Họ được xem là "gương mặt đại diện" cho giám đốc trong nhiều tình huống.

Các công việc cụ thể của trợ lý là gì?

Tùy thuộc vào tính chất của từng doanh nghiệp, công việc của trợ lý có thể khác nhau nhưng nhìn chung bao gồm:

• Lưu trữ hồ sơ, tìm kiếm và chuẩn bị các loại giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các buổi họp hoặc sự kiện.
• Lên lịch và sắp xếp các cuộc họp định kỳ hoặc phát sinh, chuẩn bị phòng họp trước khi hội nghị bắt đầu.
• Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của nhân viên trong doanh nghiệp từ nhiều phòng ban khác nhau.
• Phối hợp với các nhân viên tại những phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
• Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ định kỳ hoặc khi có phát sinh.
• Thay mặt cấp trên giải đáp thắc mắc cho các phòng ban trong doanh nghiệp.
• Quản lý văn phòng phẩm và thiết bị trong công ty, mua mới khi cần thiết.

Làm nghề trợ lý cần có tố chất gì?

Kỹ năng giao tiếp

Trợ lý cần có khả năng giao tiếp tốt, đàm phán và nắm bắt tâm lý đối phương. Kỹ năng này giúp tạo thiện cảm với đối tác, khách hàng và truyền đạt thông tin công việc rõ ràng. Giao tiếp tốt thường đi đôi với việc am hiểu văn hóa và ngoại ngữ của các vùng miền khác nhau.

Kỹ năng tin học

Vì công việc liên quan đến tài liệu và giấy tờ, trợ lý phải thành thạo kỹ năng tin học. Hiểu biết về công nghệ mới giúp công việc nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Trợ lý ngày nay cần biết sử dụng Microsoft Office, Google Workspace và các công cụ quản lý công việc.

Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian

Trợ lý thường xuyên sắp xếp lịch trình, tổ chức cuộc họp cho cấp trên nên cần nắm vững kỹ năng lập kế hoạch. Họ phải biết phân chia thời gian phù hợp cho từng công việc, xác định độ ưu tiên và hoàn thành đúng hạn.

Kỹ năng ra quyết định

Khi cấp trên vắng mặt, trợ lý cần thay mặt giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định. Kỹ năng này đòi hỏi khả năng đánh giá tình hình và phản ứng nhanh nhạy, hiệu quả.

Hiểu rõ lĩnh vực kinh doanh

Trợ lý cần am hiểu tình hình hoạt động của công ty cũng như đối thủ cạnh tranh. Điều này giúp họ trở thành "cánh tay đắc lực" của lãnh đạo và đưa ra những ý kiến có tính đóng góp.

Một số nghề trợ lý hot nhất hiện nay

Trợ lý kinh doanh (Sales Assistant/Sale Admin)

Trợ lý kinh doanh là vị trí trợ lý phổ biến nhất ở nhiều doanh nghiệp. Họ phối hợp cùng những phòng ban khác để thúc đẩy hoạt động bán hàng, nâng cao doanh số. Công việc chính của trợ lý kinh doanh bao gồm hỗ trợ giải quyết những đơn hàng, quản lý hồ sơ khách hàng, đôn thúc bộ phận kinh doanh giải quyết những vấn đề tồn đọng. 

Mức lương khởi điểm của vị trí này khoảng 3 - 7 triệu/tháng, lương trung bình từ 8 - 10 triệu/tháng, bên cạnh đó còn nhận được tiền hoa hồng và thưởng doanh số.

Trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính chịu trách nhiệm tất cả công việc hành chính, văn thư của một công ty. Công việc cụ thể của trợ lý hành chính bao gồm soạn thảo văn bản, tiếp đón khách hàng, nhận điện thoại, chuẩn bị phòng họp, tài liệu họp, hỗ trợ nhân sự khác trong công ty. Họ thường làm việc trực tiếp với quản lý hoặc trưởng phòng hành chính để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru. 

Mức thu nhập hiện nay của trợ lý hành chính rơi vào khoảng 7 - 12 triệu đồng/tháng.

Trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc là người hỗ trợ trực tiếp cho Giám đốc công ty với công việc chính là lên kế hoạch làm việc, quản lý phòng ban, giám sát dự án. Trong nhiều trường hợp, vị trí này cũng thay mặt cho Giám đốc đưa ra quyết định cần thiết. 

Thu nhập của trợ lý giám đốc khoảng từ 7 - 15 triệu đồng/tháng, mức lương có sự chênh lệch tùy thuộc vào năng lực chuyên môn, hiệu quả công việc, quy mô hoạt động của công ty.

Trợ lý dự án

Trợ lý dự án là người trực tiếp hỗ trợ cho Giám đốc dự án hay Quản lý dự án. Công việc của vị trí này là điều hành toàn bộ dự án như giám sát tiến độ, lưu giữ hồ sơ, công tác hành chính, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên tham gia dự án, chất lượng dự án. Trợ lý dự án cũng cố vấn, tham mưu cho quản lý dự án trong việc hoạch định kế hoạch chiến lược. 

Mức lương hiện nay của trợ lý dự án dao động từ 7 - 14 triệu đồng/tháng.

Trợ lý sản xuất

Trợ lý sản xuất là vị trí hỗ trợ đắc lực cho Giám đốc sản xuất hay Quản lý sản xuất. Họ trực tiếp giám sát quy trình hoạt động, sản xuất, quản lý nhân viên để đảm bảo mọi hoạt động trong nhà máy luôn diễn ra theo đúng kế hoạch đề ra. Đây là công việc áp lực và đòi hỏi kiến thức chuyên môn vững vàng. 

Mức thu nhập của trợ lý sản xuất khoảng từ 6 - 10 triệu đồng/tháng.

Tạm kết

Hiểu rõ trợ lý là gì sẽ giúp bạn nhìn nhận đúng vai trò, trách nhiệm và cơ hội nghề nghiệp của vị trí này trong thời đại mới. Nghề trợ lý không chỉ là người hỗ trợ kỹ thuật hay quản lý lịch trình mà còn là người bạn đồng hành đáng tin cậy, đóng góp vào sự thành công chung. Dù ở vị trí nào, sự chuyên nghiệp, linh hoạt và tinh tế chính là những yếu tố làm nên một trợ lý xuất sắc.

Dù bạn là trợ lý cá nhân, hành chính hay trợ lý giám đốc, việc sử dụng thiết bị linh hoạt và tiện lợi sẽ nâng cao hiệu suất làm việc rõ rệt. Khám phá ngay các mẫu iPad chính hãng tại FPT Shop để có ngay công cụ ghi chú, quản lý lịch trình và hỗ trợ đa nhiệm tiện lợi.

Máy tính bảng iPad

Xem thêm:

• Nhạy cảm là gì? Vì sao chúng ta lại nhạy cảm? Phương pháp chữa lành cảm xúc cho người nhạy cảm
• Bánh xe cảm xúc là gì? Công cụ trực quan giúp bạn hiểu rõ nội tâm của chính mình