Thuật ngữ Timeline là gì? Tầm quan trọng của Timeline và phương pháp xây dựng Timeline hiệu quả

Dù trong bất cứ lĩnh vực nào thì việc ứng dụng timeline tốt sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc. Hãy cùng tìm hiểu timeline là gì và mức độ quan trọng của nó, từ đó học cách xây dựng timeline hiệu quả và áp dụng bạn nhé!

Timeline là gì?

Timeline dịch ra có nghĩa là Đường thời gian. Timeline được hiểu là sự trình bày một chuỗi các sự kiện theo dòng thời gian. Thông qua timeline, người ta biết được diễn biến của sự kiện và hoạt động. Timeline còn có một số tên gọi khác như cột thời gian, biểu đồ thời gian, mốc thời gian,...

Trong việc quản lý dự án, timeline có nhiệm vụ minh họa các mốc sự kiện quan trọng, thời gian bắt đầu và kết thúc, mục tiêu của mỗi mốc thời gian. Thông qua đó, bạn biết cách sử dụng thời gian hợp lý để sắp xếp công việc một cách khoa học, từ đó giảm áp lực công việc.

Các loại timeline

Timeline công việc

Timeline công việc là một bảng tiến độ thực hiện công việc. Đây là nơi ghi chú lại các hoạt động cần hoàn thành trong một dự án. Thông qua timeline công việc, người ta biết nên ưu tiên làm việc gì trước và việc gì sau, thời gian dành cho mỗi công việc là bao nhiêu để đạt hiệu quả cao nhất.

Timeline công việc cũng giúp người tạo ra và người theo dõi có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết những hoạt động một cách chính xác. Timeline công việc giúp ích rất nhiều trong việc quản lý thời gian, nâng cao hiệu suất công việc và hạn chế việc mất phương hướng.

Timeline truyền thông

Timeline truyền thông là một bảng tiến độ thực hiện trong lĩnh vực truyền thông. Timeline truyền thông giúp người theo dõi biết được thời gian triển khai, thời gian kết thúc, cách thức thực hiện và mục đích của một hoạt động truyền thông nào đó.

Truyền thông ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ trên quy mô lớn, do đó timeline truyền thông cần có tính logic và khoa học cao. Nếu trong timeline có một hành động không phù hợp thì dù quy trình có được tiến hành tốt đi chăng nữa cũng không đem lại kết quả tốt nhất. Do vậy, timeline truyền thông cần sự chính xác và chi tiết để quy trình truyền thông suôn sẻ và đạt kết quả cao.

Mức độ quan trọng của timeline

Có thời gian biểu khoa học, rõ ràng

Nhờ có timeline nên các hoạt động được diễn ra khoa học, rõ ràng, được tính toán cẩn thận và sắp xếp một cách hợp lý. Dự án có thời gian bắt đầu và kết thúc nên đảm bảo thời gian được sử dụng hiệu quả.

Một timeline chi tiết giúp bạn có một thời gian biểu khoa học và rõ ràng. Khi nhìn vào timeline bạn biết mình nên làm gì và làm trong thời gian bao lâu. Khả năng bị deadline “dí” sẽ được hạn chế ở mức tối đa và đồng thời tránh việc thời gian bị lãng phí.

Biết được khả năng và trình độ

Nhờ có timeline mà bạn biết được khả năng và trình độ của bản thân. Với những việc có từng giai đoạn, bạn cần dự trù thời gian để kịp tiến độ, lúc này bạn đoán được năng lực của mình và nếu giai đoạn nào đó bạn hoàn thành sớm hơn dự định thì chứng tỏ năng lực của bạn tốt hơn bạn nghĩ. Trường hợp ngược lại thì bạn sẽ phải xem xét lại giai đoạn mình làm chưa tốt.

Timeline giúp bạn đánh giá được năng lực của mình ở mức độ nào và từ đó chỉnh sửa hoặc thiết lập lại timeline mới cho phù hợp.

Luôn biết mình cần làm gì tiếp theo

Timeline giúp bạn định hướng được những điều cần làm để đạt mục tiêu cuối cùng. Khi nhìn vào timeline chi tiết, bạn thấy được công việc rất rõ ràng và thực hiện theo nên không lo lạc lối. Dù bạn có rất nhiều công việc phải làm nhưng khi nhìn vào timeline thì bạn sẽ biết được mình cần làm gì đầu tiên.

Thời gian trong timeline cũng được tính toán phù hợp để hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn, do đó công việc sẽ được tiến hành đúng quy trình, không gây hoang mang cho người thực hiện và không khiến người thực hiện bị stress vì dồn việc.

Đảm bảo tính hiệu quả của dự án

Một dự án thường có sự phối hợp từ nhiều bộ phận, nhiều cá nhân, timeline sẽ góp phần đảm bảo tính hiệu quả của dự án. Mỗi người có một chuyên môn khác nhau và công việc khác nhau nhưng mục tiêu là giống nhau, timeline chính là thứ gắn kết họ lại.

Nhìn vào timeline, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân sẽ biết mình cần làm gì và làm việc với ai. Có những công việc cần hoàn thành trước rồi mới chuyển đến bộ phận khác tiếp tục triển khai. Timeline sẽ giúp quản lý dự án, biết được vấn đề nằm ở bộ phận nào, từ đó giải quyết kịp thời để đảm bảo dự án đạt hiệu quả.

Các loại biểu đồ dùng trong timeline

Người ta thường sử dụng biểu đồ để tăng tính trực quan cho timeline, vậy các loại biểu đồ thường dùng trong timeline là gì? Cùng khám phá nhé!

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt được dùng rất nhiều trong việc quản lý dự án. Biểu đồ Gantt gồm những thanh ngang có độ dài khác nhau tương ứng với thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc dự án, được trải dài trên dòng thời gian.

Tùy thuộc vào tính chất công việc mà các hoạt động sẽ có thời gian triển khai khác nhau và có thể chồng chéo nhau. Khi nhìn vào biểu đồ Gantt bạn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ và quản lý công việc, xác định được nên làm việc nào trước và việc nào sau.

Biểu đồ Gantt tương đối dễ thực hiện, quan trọng là xác định được công việc nào triển khai trong khoảng thời gian nào. Lưu ý là biểu đồ Gantt chỉ phù hợp với dự án có quy mô nhỏ, không phức tạp bởi vì nó không thể hiện được mối liên hệ giữa các hoạt động.

Biểu đồ mốc thời gian

Đây là loại biểu đồ cơ bản được dùng trong timeline. Biểu đồ mốc thời gian thể hiện rõ các mốc thời gian và các giai đoạn của một tiến trình nên bạn có thể nhìn rõ ràng về từng mốc thời gian.

Với mỗi mốc thời gian trên biểu đồ, bạn có thể nhìn tổng thể về một chuỗi sự kiện trong quá khứ và tương lai. Nó cũng giúp thông tin được trực quan và đáng tin hơn.

Biểu đồ chuỗi thời gian

Biểu đồ chuỗi thời gian có 2 trục X và Y dùng để minh họa cho sự thay đổi giá trị theo thời gian. Thường thì trục X dùng để biểu thị giá trị thời gian còn trục Y dùng để xác định giá trị biến đang được đo.

Với sự kết nối các giá trị với nhau, biểu đồ chuỗi thời gian hình thành các đỉnh và đáy, thể hiện sự suy giảm hay phát triển của giá trị. Đây là biểu đồ được ứng dụng nhiều trong khoa học và tài chính, thể hiện sự biến động, tăng hay giảm rõ ràng theo thời gian.

Biểu đồ dòng thời gian chuẩn

Đây là loại biểu đồ hiển thị những sự kiện, những giai đoạn đơn lẻ với nội dung rõ ràng, có thể kèm theo hình ảnh. Biểu đồ dòng thời gian chuẩn được dùng trong việc mô tả chu trình sống của một sự vật hoặc thành tựu, lịch sử hình thành của một doanh nghiệp, tổ chức. Nó giúp minh họa các sự kiện quan trọng và mục tiêu, từ đó người xem có cái nhìn tổng quan hơn.

Biểu đồ dòng thời gian tương tác

Khác với các biểu đồ tĩnh trên, biểu đồ dòng thời gian tương tác là loại biểu đồ động. Bạn có thể phóng to, thu nhỏ hay thay đổi dữ liệu trên biểu đồ theo thời gian thực mà bạn muốn.

Bạn nên dùng biểu đồ dòng thời gian tương tác cho những dự án, sự kiện lớn có nhiều dữ liệu và được thực hiện trong thời gian dài để thông tin được thể hiện một cách khoa học và rõ ràng. Biểu đồ này cho phép người dùng tương tác, tùy chọn thời gian và dữ liệu nên đảm bảo thông tin trích xuất ra được tức thời.

Phương pháp xây dựng timeline hiệu quả

Sau khi đã hiểu timeline là gì và ý nghĩa của nó thì hãy tìm hiểu về phương pháp xây dựng timeline hiệu quả để ứng dụng trong công việc nhé!

Nghiên cứu chủ đề

• Thu thập thông tin về chủ đề: Timeline sẽ có sự khác biệt đối với mỗi chủ đề khác nhau. Khi tổng hợp thông tin, bạn nên ghi chú lại những sự kiện có thể đưa vào trong timeline. Nơi thu thập thông tin về chủ đề có thể là website, phim, ảnh, sách, báo,... Chú ý thu thập thông tin từ ít nhất 3 nguồn chủ đề khác nhau để thông tin được đa dạng và chính xác.
• Ghi danh sách những sự kiện sẽ đưa vào timeline: Không phải mọi sự kiện được ghi chú lại trước đó đều được đưa vào trong timeline. Bạn cần chắt lọc lại và ghi danh sách những sự kiện nổi bật nên đưa vào. Tùy vào mục đích muốn đạt được mà bạn biết nên đưa sự kiện nào vào timeline. Danh sách sự kiện không nên ít hơn 5 và nhiều hơn 20 bởi vì nếu ít quá thì sẽ khó hiểu còn nhiều quá thì bị quá tải thông tin.
• Dùng dòng thời gian để kể chuyện: Đây là cách kể câu chuyện trôi chảy và tạo ra sự hấp dẫn cho người đọc. So với cách viết đoạn văn bình thường thì dùng timeline kể chuyện sẽ tạo được dấu ấn mạnh mẽ cho người đọc.

Tạo khung timeline

• Tìm mẫu dòng thời gian: Bạn có thể tham khảo mẫu có sẵn để tạo ra khung timeline cho mình. Học hỏi từ những mẫu dòng thời gian ấn tượng, hay ho, kết hợp với câu chuyện và phong cách cá nhân sẽ mang đến nhiều ý tưởng mới lạ.
• Xác định quy mô dòng thời gian: Dựa trên tổng thể dòng thời gian của timeline và xác định quy mô, từ đó việc phân phối thời gian cho mỗi giai đoạn nhỏ sẽ chính xác hơn. Làm như vậy cũng giúp tránh được tình trạng bạn chia quá nhiều thời gian cho công việc không cần thiết.
• Vẽ dòng thời gian: Phác thảo khung timeline bằng cách vẽ một đường thẳng và đánh dấu lại cột mốc, mỗi sự kiện sẽ tương ứng với một cột mốc nhỏ. Độ dài của sự kiện nên tương ứng với khoảng thời gian thực. Bạn có thể sử dụng mẫu sẵn có khi vẽ khung timeline bằng máy tính.
• Chọn điểm bắt đầu và điểm kết thúc: Điểm bắt đầu và điểm kết thúc là dành cho cả những mốc sự kiện bên trong chứ không dành riêng cho khung timeline chính. Tùy vào chủ đề, mục tiêu để chọn hai điểm này và không phải sự kiện, dự án nào cũng cần bắt đầu từ tiểu sử.
• Chọn cách trình bày các sự kiện: Với đường thẳng và các điểm đã chấm, hãy suy nghĩ về cách trình bày các sự kiện. Bạn có thể viết ra một cách đơn giản hoặc in hình và dán vào timeline. Nếu dùng máy tính thì hãy thêm màu sắc và hiệu ứng vào timeline để tăng tính ấn tượng. Hãy chắc chắn rằng mọi người có thể dễ dàng đọc và theo dõi các sự kiện bạn trình bày.
• Chọn gia số thời gian: Gia số thời gian là ngày, tháng, năm, thập kỷ, nó cần phải phù hợp với mỗi sự kiện, dự án. Bạn chỉ nên chọn một gia số thời gian cho timeline để tránh nhiễu loạn thông tin. Đồng thời, lưu ý cách trình bày gia số để tránh việc khoảng cách thời gian không hợp lý.
• Điền vào các mốc sự kiện quan trọng: Một khung timeline cần phải có nội dung chính của từng sự kiện, từng giai đoạn. Bạn nên điền những mốc sự kiện quan trọng vào để tóm tắt nội dung chính cho timeline cũng như đánh dấu lại sự việc xảy ra ở mỗi giai đoạn.

Điền thông tin chi tiết vào timeline

• Đặt tiêu đề dự án: Tiêu đề timeline phải thể hiện được nội dung chính của timeline. Đây là yếu tố quan trọng quyết định việc mọi người có muốn xem nội dung timeline của bạn hay không.
• Bổ sung thông tin chi tiết và quan trọng: Ở mỗi mốc sự kiện nhỏ, bạn nên bổ sung thông tin chi tiết công việc, mục tiêu để tiện theo dõi, có thể kèm theo số liệu quan trọng để thông tin được rõ ràng hơn.
• Viết rõ ràng, súc tích: Không chỉ cần sự chi tiết mà timeline cũng cần sự rõ ràng, dễ hiểu. Tuy chi tiết nhưng phải ngắn gọn và cô đọng nội dung.
• Thêm hình ảnh: Việc thêm hình ảnh cho timeline sẽ tăng sự nổi bật và bắt mắt. Hình ảnh thêm vào timeline cần liên quan với nội dung.

Một số mẫu timeline thu hút

Tạm kết

Hy vọng rằng bạn đã hiểu timeline là gì và ý nghĩa của nó thông qua bài viết này. Hãy ứng dụng thật tốt phương pháp xây dựng timeline để tăng hiệu quả cho công việc của bạn nhé! Đừng quên theo dõi FPT Shop mỗi ngày để nhận được nhiều thông tin thú vị!

Máy tính bảng Samsung được rất nhiều người yêu thích bởi những tiện ích và thiết kế bắt mắt. FPT Shop hiện đang bán một số dòng sản phẩm máy tính bảng Samsung chất lượng, xem nhanh tại đây:

Máy tính bảng Samsung

Xem thêm:

• Mô hình SDLC - Chiếc khóa quan trọng giúp khách hàng quản lý dự án phần mềm hiệu quả
• Khám phá Agile là gì? Ba công cụ quản lý dự án theo phương pháp Agile thông dụng