So sánh WPS Office và Microsoft Office chi tiết: Lựa chọn nào phù hợp với bạn?

Hiện nay, Microsoft Office vẫn là chuẩn mực của ngành công nghiệp văn phòng toàn cầu, trong khi WPS Office là một đối thủ đáng gờm với phiên bản miễn phí đầy đủ tính năng. Khi so sánh WPS Office và Microsoft Office, chúng ta cần xem xét kỹ lưỡng về giao diện, khả năng tương thích, giá cả và các tính năng AI mới nhất năm 2026. Từ đó, bạn sẽ tìm được công cụ tối ưu cho công việc, học tập hay doanh nghiệp của mình.

Tổng quan về WPS Office và Microsoft Office

Trước khi đi sâu vào chi tiết, hãy làm quen với nguồn gốc và định vị của hai bộ công cụ này để hiểu rõ triết lý thiết kế đằng sau mỗi sản phẩm.

WPS Office

WPS Office (viết tắt của Writer, Presentation, Spreadsheets) là bộ công cụ văn phòng do Kingsoft phát triển từ năm 1988, có trụ sở tại Trung Quốc. Sản phẩm này nổi bật với phiên bản miễn phí đầy đủ chức năng cơ bản, dung lượng cài đặt siêu nhẹ (chỉ khoảng 200-300MB) và khả năng chạy mượt mà trên cả máy cấu hình thấp. Đặc biệt, WPS Office tích hợp sẵn công cụ chỉnh sửa PDF mạnh mẽ mà không cần phần mềm bên thứ ba – một lợi thế vượt trội so với đối thủ.

Năm 2026, WPS Office đã phát triển thành một hệ sinh thái đa nền tảng với ứng dụng di động miễn phí hoàn toàn trên iOS và Android, đồng bộ hóa qua đám mây WPS Cloud cung cấp 1GB lưu trữ miễn phí (nâng cấp lên 10GB cho bản Premium). Bộ công cụ này hỗ trợ hơn 47 ngôn ngữ, phục vụ hơn 1.2 tỷ người dùng trên toàn thế giới.

Microsoft Office

Microsoft Office (hiện được đổi tên thành Microsoft 365 cho phiên bản đăng ký) là bộ công cụ văn phòng lâu đời nhất và phổ biến nhất thế giới, ra đời từ năm 1989. Sản phẩm bao gồm các ứng dụng nòng cốt như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote và hàng loạt công cụ hỗ trợ khác như Teams, OneDrive (1TB lưu trữ đám mây).

Microsoft Office được xem là "chuẩn vàng" của ngành văn phòng vì đây chính là công cụ tạo ra các định dạng tài liệu phổ biến nhất hiện nay (.docx, .xlsx, .pptx). Điều này đảm bảo khả năng tương thích tuyệt đối với mọi tài liệu phức tạp. Năm 2026, Microsoft đã tích hợp sâu AI Copilot vào tất cả ứng dụng trong gói Microsoft 365, giúp tự động hóa nhiều tác vụ từ soạn thảo văn bản đến phân tích dữ liệu phức tạp.

Ưu và nhược điểm của WPS Office và Microsoft Office

Để có cái nhìn cân bằng khi so sánh WPS Office và Microsoft Office, chúng ta cần đánh giá khách quan điểm mạnh và hạn chế của từng bên:

So sánh giao diện và trải nghiệm người dùng

Giao diện sử dụng hàng ngày là yếu tố quyết định sự thoải mái và năng suất. Đây là điểm then chốt khi so sánh WPS Office và Microsoft Office.

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

WPS Office sử dụng thiết kế ribbon (thanh công cụ dạng tab) tương tự Microsoft Office, giúp người dùng quen thuộc với Office có thể chuyển đổi chỉ trong vài giờ. Tuy nhiên, WPS có xu hướng tối giản hóa các menu phức tạp, đưa các công cụ thông dụng nhất lên trước, phù hợp với người dùng phổ thông và sinh viên.

Microsoft Office (đặc biệt từ phiên bản 2021 và Microsoft 365) có giao diện chuyên nghiệp hơn nhưng đôi khi "nặng nề" với người mới bắt đầu do quá nhiều tùy chọn nâng cao. Tuy nhiên, đối với các chuyên gia IT hay kế toán, sự phong phú này lại là điểm cộng lớn.

Khả năng tùy biến thanh công cụ

Cả hai đều cho phép người dùng tùy chỉnh Quick Access Toolbar và các ribbon tabs. Tuy nhiên, Microsoft Office có khả năng tùy biến sâu hơn, cho phép tạo các ribbon tùy chỉnh riêng và gán macro vào các nút bấm. WPS Office tuy đơn giản hơn nhưng đủ dùng cho nhu cầu văn phòng thông thường.

Tính tương thích với file định dạng Microsoft

Đây là điểm cực kỳ quan trọng khi so sánh WPS Office và Microsoft Office. Microsoft Office là "cha đẻ" của các định dạng này, nên tính tương thích là 100% hoàn hảo.

WPS Office hỗ trợ mở, chỉnh sửa và lưu các định dạng Office rất tốt ở mức độ cơ bản. Tuy nhiên, với các tài liệu cực kỳ phức tạp (chứa nhiều đối tượng nhúng, SmartArt đặc biệt, macro phức tạp), đôi khi WPS vẫn gặp tình trạng lệch định dạng nhẹ hoặc mất một số hiệu ứng. Vì vậy, nếu công việc của bạn yêu cầu trao đổi tài liệu với nhiều đối tác dùng Microsoft Office, bạn cần kiểm tra kỹ trước khi gửi.

So sánh giá cả và mô hình sử dụng

Mô hình giá của WPS Office

WPS Office cung cấp phiên bản miễn phí vĩnh viễn với đầy đủ tính năng văn phòng cơ bản, không giới hạn thời gian sử dụng. Gói WPS Pro (trả phí) có giá khoảng $29.99/năm, bổ sung 20GB cloud storage, PDF chuyên nghiệp và loại bỏ watermark. So với Microsoft, WPS tiết kiệm được hơn 50% chi phí hàng năm.

Mô hình giá của Microsoft Office

Từ năm 2026, Microsoft áp dụng mức giá mới như sau:

• Cá nhân/Gia đình: Microsoft 365 Personal $69.99/năm (1 người), Family $99.99/năm (6 người)
• Doanh nghiệp nhỏ: Business Basic $7/người/tháng, Business Standard $14/người/tháng, Business Premium $22/người/tháng
• Doanh nghiệp lớn: Office 365 E3 $26/người/tháng, Microsoft 365 E5 $60/người/tháng

Microsoft cũng có phiên bản mua đứt Office 2024 với giá khoảng $149.99 (Home & Student) và $249.99 (Home & Business), nhưng không nhận cập nhật tính năng mới.

So sánh về giá trị lâu dài và hỗ trợ

Với doanh nghiệp 10 nhân viên dùng gói Business Standard, chi phí Microsoft 365 lên tới $1.680/năm, trong khi WPS Office hoàn toàn miễn phí hoặc chỉ $299.9/năm cho gói Pro (nếu cần PDF cao cấp). Tuy nhiên, Microsoft cung cấp hỗ trợ 24/7, bảo mật doanh nghiệp cao cấp và tuân thủ các chuẩn quốc tế như GDPR, HIPAA.

So sánh khả năng tương thích và hỗ trợ hệ điều hành

Cả hai đều hỗ trợ đa nền tảng, nhưng có sự khác biệt về mức độ tối ưu:

Nên chọn WPS Office hay Microsoft Office?

Sau khi so sánh WPS Office và Microsoft Office chi tiết, câu trả lời phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu và ngân sách của bạn.

Lựa chọn theo nhu cầu cá nhân, doanh nghiệp, học tập

Chọn WPS Office nếu:

• Bạn là sinh viên, freelancer hoặc cá nhân với ngân sách hạn chế
• Nhu cầu chủ yếu là soạn thảo văn bản, bảng tính đơn giản, slide thuyết trình
• Cần chỉnh sửa PDF thường xuyên mà không muốn mua thêm Adobe Acrobat
• Máy tính cấu hình thấp hoặc ổ cứng nhỏ
• Làm việc trên nhiều nền tảng (Windows, Linux, Android/iOS)

Chọn Microsoft Office nếu:

• Bạn làm việc trong môi trường doanh nghiệp lớn yêu cầu tích hợp Teams, SharePoint, Exchange
• Công việc đòi hỏi các công cụ nâng cao (Power Query, Power BI, VBA, Macro phức tạp)
• Cần đảm bảo tương thích 100% khi trao đổi tài liệu với đối tác quốc tế
• Muốn sử dụng AI Copilot để tự động hóa công việc
• Ngành nghề yêu cầu chuẩn công nghiệp (kế toán, pháp lý, tài chính)

Gợi ý tình huống sử dụng phù hợp từng bộ công cụ

• WPS Office phù hợp: Viết báo cáo học tập, lập bảng tính chi tiêu cá nhân, tạo slide bài thuyết trình, chỉnh sửa CV, đọc và chỉnh sửa PDF hợp đồng nhanh.
• Microsoft Office phù hợp: Quản lý dự án lớn với Excel pivot table phức tạp, tạo báo cáo tài chính kết hợp Power BI, viết tài liệu kỹ thuật chứa nhiều công thức toán học và biểu đồ, họp online qua Teams tích hợp lịch Outlook.

Có thể dùng song song cả hai không?

Hoàn toàn có thể! Nhiều người dùng cài cả hai: dùng Microsoft Office cho công việc chính thức, dùng WPS Office cho các tác vụ cá nhân hoặc khi cần chỉnh sửa PDF nhanh. Do WPS dung lượng nhẹ nên không gây ảnh hưởng đến hiệu năng máy.

Câu hỏi thường gặp

Dùng WPS có bị lỗi khi mở file Microsoft không?

Với các file văn bản, bảng tính và slide đơn giản đến trung bình, WPS mở rất tốt và hiếm khi gặp lỗi. Tuy nhiên, với các file chứa macro phức tạp, SmartArt đặc biệt hoặc nhiều đối tượng nhúng (OLE), có thể xảy ra lệch định dạng nhẹ. Khuyến nghị: Luôn kiểm tra lại file sau khi chỉnh sửa bằng WPS trước khi gửi đi.

Có thể dùng miễn phí Microsoft Office không?

Microsoft cung cấp phiên bản web miễn phí (Office Online) qua trình duyệt tại office.com với các tính năng cơ bản. Ngoài ra, sinh viên và giáo viên có thể nhận miễn phí Microsoft 365 Education nếu trường học tham gia chương trình. Tuy nhiên, phiên bản desktop đầy đủ vẫn yêu cầu đăng ký trả phí.

WPS có dùng được macro không?

WPS Office hỗ trợ VBA/Macro ở mức cơ bản, nhưng chưa đầy đủ như Microsoft Office. Các macro đơn giản thường chạy tốt, nhưng macro phức tạp có thể gặp lỗi hoặc không thực thi được. Đây là hạn chế lớn của WPS đối với người dùng chuyên sâu về Excel.

Tạm kết

Qua phân tích so sánh WPS Office và Microsoft Office chi tiết, rõ ràng cả hai đều có giá trị riêng. WPS Office là lựa chọn xuất sắc cho người dùng cá nhân, sinh viên và doanh nghiệp nhỏ nhờ tính miễn phí, nhẹ nhàng và đầy đủ tính năng cơ bản. Trong khi đó, Microsoft Office vẫn là "vua" không thể thay thế trong môi trường doanh nghiệp lớn và công việc chuyên môn cao với hệ sinh thái AI Copilot tiên tiến nhất hiện nay. Lựa chọn nào phù hợp hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu thực tế và ngân sách của bạn.

Để tận dụng tối đa cả WPS Office và Microsoft Office, bạn cần một chiếc laptop có cấu hình mạnh mẽ và hiện đại. HP 15-fd1289TU (C2CV8PA) với chip Intel Core Ultra 7 155H thế hệ mới (16 nhân 22 luồng, tốc độ tối đa 4.8GHz), RAM 16GB Dual Channel và SSD PCIe 512GB tại FPT Shop là lựa chọn hoàn hảo để chạy mượt mọi ứng dụng văn phòng, xử lý đa nhiệm nặng và cả thiết kế đồ họa cơ bản. Ghé ngay FPT Shop để trải nghiệm HP 15-fd1289TU, nhận tư vấn chi tiết và tận hưởng ưu đãi trả góp 0% cùng nhiều khuyến mãi hấp dẫn!

Xem thêm:

• Office 365 là gì? So sánh với Office 2016, 2019 và giá bán
• So sánh Office 2021 và 2024: Phiên bản nào thực sự phù hợp với cách bạn đang làm việc?