Hệ thống PMS là gì? Tất tần tật về phần mềm PMS và lợi ích trong quản lý khách sạn

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, quản lý hiệu quả là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm PMS (Property Management System) đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong ngành khách sạn, resort, nhà hàng và các ngành dịch vụ liên quan. PMS giúp quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, từ việc đặt phòng, quản lý dịch vụ, đến thanh toán và báo cáo.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về hệ thống phần mềm PMS, các tính năng quan trọng, ưu điểm và lợi ích của việc triển khai PMS trong doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá nhé!

1. Phần mềm PMS quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm Quản lý tài sản (PMS - Property Management System) là một giải pháp phần mềm tích hợp cho phép các chủ khách sạn quản lý mọi khía cạnh của hoạt động khách sạn một cách hiệu quả, từ quản lý đặt phòng và hoạt động lễ tân đến phân công đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, dọn dẹp phòng, bảo trì, xử lý thanh toán, lập hóa đơn, báo cáo phân tích và nhiều hoạt động khác. 

PMS không chỉ là cánh tay đắc lực trong việc tối ưu quản lý hoạt động khách sạn mà còn cho phép bạn dễ dàng theo dõi phản hồi từ khách hàng, từ đó nâng cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

2. Lịch sử về sự ra đời của phần mềm PMS

Các hệ thống quản lý tài sản khách sạn đầu tiên được giới thiệu khoảng 50 năm trước, cụ thể đầu những năm 1980 và ban đầu được gọi là Hệ thống Lễ tân (Front Office System).

2.1 Hệ thống PMS truyền thống

Vào thập niên 80, các phần mềm PMS "truyền thống trong ngành dịch vụ lưu trú chủ yếu dùng để theo dõi số lượng phòng tồn và đặt phòng. Những hệ thống như vậy được lắp đặt cứng tại khách sạn, vì vậy việc nâng cấp hệ thống vô cùng phức tạp, khó khăn và chi phí đắt đỏ. Theo thời gian, với sự tiến bộ của công nghệ, các nhà phát triển PMS đã tích hợp các chức năng như quản lý doanh thu, kết nối GDS, dịch vụ tiệc cưới, bán hàng và các dịch vụ khác vào những hệ thống này.

2.2 Hệ thống PMS trên đám mây

Đến khoảng năm 2010, thế hệ đầu tiên của các hệ thống PMS đám mây bắt đầu xuất hiện, chúng ban đầu được phát triển cho các khách sạn nhỏ, với mục đích cung cấp một số ưu điểm vượt trội mà các hệ thống truyền thống không thể cạnh tranh được, chẳng hạn như cải thiện bảo mật, tính di động và chi phí vốn thấp hơn. 

Ưu điểm của hệ thống PMS trên đám mây: Phần mềm có thể truy cập bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ thiết bị nào (smartphone, tablet hoặc laptop) kết nối với Internet. Đồng thời, hệ thống cũng dễ dàng vận hành, nâng cấp và sao lưu.

2.3 Hệ thống PMS tích hợp phương thức API 

Nhờ sự phát triển công nghệ, các giải pháp PMS trên đám mây đã dịch chuyển theo hướng tiếp cận mở, đặt tiêu chí phương thức API lên hàng đầu, mở ra khả năng cho phép hệ thống PMS được thiết kế tích hợp bên thứ ba. Nói một cách đơn giản, API lúc này đóng vai trò là cầu nối giúp hệ thống PMS hoạt động hiệu quả hơn với phần mềm khác tại khách sạn của bạn.

Hiện nay, các doanh nghiệp, tùy vào mục đích mà lựa chọn hai loại phổ biến: PMS truyền thống và PMS trên đám mây.

3. Những lý do cần đến phần mềm quản lý khách sạn PMS

Để khách hàng tin dùng và quay trở lại sử dụng dịch vụ, các khách sạn phải cung cấp trải nghiệm cá nhân mượt mà cho khách hàng hoặc thậm chí vượt xa mong đợi của họ để giành được lòng trung thành.

Thế nên, việc quản lý truyền thống sẽ không thể giúp bạn tiến bước xa trong lĩnh vực dịch vụ khách sạn và việc có một trợ lý PMS là bước đầu tiên để hiện thực hóa. Theo đó, một hệ thống quản lý khách sạn PMS trên đám mây sẽ mang lại lợi ích tốt hơn cho bạn trong tương lai:

• Bảo mật thông tin và cập nhật theo thời gian thực.
• Giảm chi phí vận hành và dễ dàng quản lý công việc.
• Giảm thiểu sai sót do con người.
• Hiểu khách hàng của bạn tốt hơn với tính năng hồ sơ khách hàng toàn diện 360 độ.
• Không mất thời gian để thiết lập các kế hoạch giá và phân phối trên các kênh.
• Báo cáo kinh doanh toàn diện với dữ liệu theo thời gian thực.

4. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý khách sạn PMS

Hệ thống Quản lý khách sạn (PMS) cung cấp cho các chủ khách sạn một giải pháp phần mềm tích hợp giúp họ quản lý hiệu quả hoạt động hàng ngày. Dưới đây là một số tính năng phổ biến mà một phần mềm PMS bao gồm:

• Quản lý đặt phòng: Hệ thống quản lý khách sạn PMS giúp dễ dàng quản lý hệ thống đặt phòng và đảm bảo rằng tất cả các đặt phòng được theo dõi theo thời gian thực. Với hệ thống PMS, bạn có thể dễ dàng theo dõi các đặt phòng trên nhiều kênh như OTAs, đặt phòng trực tiếp và đặt phòng qua điện thoại.
• Quản lý quầy tiếp tân: Hệ thống PMS cung cấp một hệ thống quản lý toàn diện cho quầy tiếp tân, giúp dễ dàng quản lý quy trình nhận/phát phòng, phân phòng, tình trạng phòng và đặt phòng, dịch vụ khách hàng và nhiều hơn nữa. Bên cạnh đó, hệ thống cũng cung cấp khả năng tạo thẻ khóa cho khách hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng.

• Phân phòng và quản lý dịch vụ vệ sinh phòng: Hệ thống PMS cung cấp một hệ thống quản lý dịch vụ vệ sinh phòng và phân phòng toàn diện, cho phép bạn quản lý các nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên dọn phòng. Với hệ thống này bạn có thể dễ dàng phân phòng, theo dõi lịch vệ sinh phòng và kiểm soát cung cấp như ga chăn, khăn tắm,...
• Xử lý thanh toán: Hệ thống quản lý khách sạn PMS giúp bạn dễ dàng xử lý thanh toán từ khách hàng một cách nhanh chóng và an toàn. Nó cũng cung cấp khả năng các phương thức thanh toán linh hoạt như tiền mặt, thẻ tín dụng và các hình thức thanh toán khác. Thêm vào đó, nó cũng cho phép các chủ khách sạn theo dõi tất cả các khoản thanh toán theo thời gian thực và tạo báo cáo để phân tích thêm.
• Báo cáo và phân tích: Hệ thống cấp thông tin quý giá về hiệu suất của khách sạn bằng cách hiển thị các chỉ số quan trọng như tỷ lệ lấp đầy, giá trung bình mỗi ngày (ADR), doanh thu trên mỗi phòng có sẵn (RevPAR) và thu nhập hoạt động ròng (NOI). Thêm vào đó, hệ thống PMS cho phép bạn tạo ra báo cáo chi tiết để phân tích thêm.
• Tích hợp phần mềm quản lý khác: Hệ thống PMS cung cấp khả năng tích hợp với các nền tảng phần mềm khác như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phần quản lý tài chính và các đại lý du lịch trực tuyến (OTAs). Những tích hợp này cho phép các chủ khách sạn tối ưu hóa hoạt động và cải thiện dịch vụ khách hàng.

5. Những ưu và nhược điểm của phần mềm hệ thống quản lý khách sạn PMS 

5.1 Ưu điểm:

• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Để cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách cung cấp trải nghiệm mượt mà và liền mạch cho khách hàng trong suốt thời gian lưu trú. Hệ thống PMS cũng cho phép chủ khách sạn quản lý hồ sơ khách hàng, theo dõi sở thích và phản hồi của khách hàng và nhanh chóng đáp ứng mọi yêu cầu hoặc khiếu nại.
• Tăng hiệu suất, tiết kiệm thời gian: Giúp dễ dàng quản lý tất cả các khía cạnh của hoạt động khách sạn từ một nền tảng trung tâm. Bằng cách tối ưu hóa quy trình và tự động hóa nhiều nhiệm vụ, hạn chế những công việc thủ công để quản lý giá, đặt phòng,...

• Tự động hóa công việc: Từ gửi email cho khách hàng tự động đến cập nhật giá trên trang web của bạn theo thời gian thực, dễ dàng đặt phòng và thực hiện thủ tục nhận phòng hoàn toàn từ xa cùng loạt tính năng tùy chọn khác.
• Tiết kiệm chi phí: Bằng cách giảm nhu cầu sử dụng lao động thủ công, cung cấp báo cáo theo thời gian thực. Điều này cho phép chủ khách sạn theo dõi chi phí một cách chính xác và quản lý ngân sách một cách hiệu quả.

5.2 Nhược điểm: 

• Tốn nhiều thời gian cho khâu chuẩn bị và vận hành ban đầu: Đối với một khách sạn nhỏ, việc chuyển từ quản lý truyền thống sang hệ thống PMS sẽ cần thời gian ban đầu chuẩn bị, có thể từ vài ngày đến vài tuần để bắt đầu sử dụng.
• Phức tạp hóa: Một số quá trình đơn giản trở nên phức tạp hơn, đặc biệt nếu đã quen thực hiện với quy trình truyền thống.
• Thay đổi liên tục: Các nhà cung cấp sẽ có quy trình làm việc riêng và bạn sẽ cần thích nghi, thay đổi một số quy trình hiện có để phù hợp với hệ thống.

6. Những lưu ý khi chọn PMS phù hợp cho nhu cầu

Dưới đây là tổng hợp 4 lưu ý khi quyết định đầu tự hệ thống quản lý khách sạn PMS 

1. Đám mây (cloud-based) so với Phần mềm tại chỗ (On-premise)

Trước khi quyết định đầu tự hệ thống quản lý PMS, bạn cần tìm hiểu xem đó là phần mềm truyền thống hoặc dựa trên đám mây. Hầu hết các PMS hiện này đều tích hợp công nghệ đám mây. Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí có thể lựa chọn phần mềm On-premise hoặc trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ, phân tích rõ nhu cầu của mình trước khi cam kết sử dụng dịch vụ của họ.

2. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả

Một hệ thống quản lý khách sạn PMS phù hợp nên đi kèm với chế độ hậu mãi hỗ trợ khách. Trong quá trình vận hành nếu có sự cố, có thể liên hệ ngay nhà cung cấp 24/7 sẽ giúp tránh những sự cố đáng tiếc khi quản lý khách sạn. Vì vậy, lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp PMS có lịch sử hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy và thông tin liên hệ khẩn cấp khi xảy ra hư hỏng.

3. Tích hợp dễ dàng và đơn giản 

Nên lựa chọn hệ thống PMS có thể tích hợp dễ dàng với hệ thống quản lý hiện tại của bạn và tùy chỉnh hệ thống PMS để phù hợp với tình hình công việc. Ngoài ra, hệ thống PMS bạn lựa chọn cũng nên dễ dàng tích hợp với các ứng dụng và phần mềm khác như hệ thống CRM, hệ thống điểm bán hàng (POS), hệ thống đặt phòng và hệ thống tài chính. 

4. Uy tín và chất lượng

Khi lựa chọn 1 nhà cung cấp hệ thống PMS, các bạn cũng cần xem xét đến yếu tố về giá cả, các tính năng rõ ràng của hệ thống, đội ngũ nhân sự tại chỗ chuyên nghiệp và gói thuê bao dùng thử trước khi đăng ký sử dụng dịch vụ của họ.

Một số đặc điểm nhận biết nhà cung cấp không uy tín như giá cả mập mờ, các dịch vụ và tính năng không nhất quán. Nhà cung cấp dịch vụ đưa ra nhiều lời hứa có cánh mà không thực hiện.

7. Kết lại

Như vậy, hệ thống quản lý khách sạn (PMS) là một giải pháp mạnh mẽ giúp chủ sở hữu khách sạn và nhân viên quản lý thông tin, đặt phòng, dịch vụ khách hàng, thanh toán và lưu trữ. PMS cần có giao diện trực quan, tích hợp với đám mây, cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng, kết nối với các hệ thống bên ngoài, báo cáo và phân tích dữ liệu. 

Mong rằng qua bài viết trên đây, bạn đã có những thông tin hữu ích về phần mềm quản lý khách sạn PMS.

Xem thêm:

• Hướng dẫn 4 cách tìm địa chỉ khách sạn gần đây đơn giản, tiện lợi và chất lượng nhất
• Tìm hiểu về tổng đài Traveloka hỗ trợ CSKH, đặt vé máy bay, phòng khách sạn

Để sử dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS đơn giản và tiện lợi, bạn có thể sở hữu ngay một chiếc laptop mới. Tại FPT Shop luôn có những sản phẩm laptop mới, chất lượng, giá tốt dành cho bạn. 

Tham khảo ngay các mẫu laptop mới tại đây: Laptop giá tốt.