Payslip là gì? Tầm quan trọng của bảng lương với người lao động và doanh nghiệp

Khi nhận lương hằng tháng, nhiều người thường thấy đi kèm một phiếu thông tin chi tiết về thu nhập và các khoản khấu trừ. Phiếu này được gọi là payslip. Vậy payslip là gì và có ý nghĩa như thế nào, hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

Payslip là gì?

Payslip hay còn gọi là bảng lương/phiếu lương, là văn bản thể hiện chi tiết thu nhập cá nhân của người lao động trong một khoảng thời gian nhất định (thường là theo tháng). Trên payslip sẽ có đầy đủ thông tin về lương cơ bản, phụ cấp, tiền thưởng, cũng như các khoản khấu trừ như thuế, bảo hiểm.

Ngoài việc phản ánh thu nhập, bảng lương còn được xem là chứng từ hợp pháp để xác nhận quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật, mọi công ty đều có trách nhiệm cung cấp phiếu lương cho nhân viên.

Payslip hiện nay có thể được phát hành dưới dạng bản giấy, email hoặc file điện tử tùy thuộc vào quy mô và cách quản trị của từng doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của payslip là gì?

Đối với nhân viên

• Minh bạch về thu nhập: Payslip giúp người lao động nắm rõ chi tiết thu nhập gồm lương, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ, đảm bảo tính minh bạch trong trả lương.
• Kiểm soát tài chính cá nhân: Nhờ biết rõ mức thu nhập hàng tháng, nhân viên dễ dàng lập kế hoạch chi tiêu và quản lý tài chính hiệu quả hơn.
• Chứng minh thu nhập hợp pháp: Payslip thường được yêu cầu khi làm thủ tục vay vốn, mở thẻ tín dụng, mua trả góp hay các hồ sơ tài chính khác.

Đối với doanh nghiệp

• Tuân thủ pháp luật và minh bạch: Việc phát hành payslip thể hiện sự rõ ràng trong việc trả lương, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của Luật Lao động.
• Quản lý nhân sự hiệu quả: Payslip giúp công ty theo dõi chính xác tiền lương, thưởng, phụ cấp, từ đó xây dựng chính sách và quy trình nhân sự phù hợp.
• Tăng cường niềm tin: Sự minh bạch trong thanh toán lương thưởng giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín, gắn kết lâu dài với người lao động.

Thông tin cần có trong payslip là gì?

Khi nhận payslip, người lao động cần nắm rõ các thành phần cơ bản để đảm bảo quyền lợi của mình. Một phiếu lương đầy đủ thường bao gồm những thông tin sau:

Thông tin người sử dụng lao động

Payslip cần thể hiện rõ các thông tin liên quan đến nhân viên như họ tên, mã nhân viên, chức danh, cấp bậc, bộ phận làm việc… Đây là những dữ liệu giúp xác định phiếu lương thuộc về ai và do bộ phận nào quản lý.

Thông tin người nhận lương

Ngoài thông tin về công việc, payslip còn phải có dữ liệu cá nhân của người lao động như họ tên, số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân. Đây là yếu tố đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp cho phiếu lương.

Kỳ thanh toán và thời gian làm việc

Payslip ghi rõ thời gian làm việc mà mức lương được tính toán, thường theo tháng hoặc theo kỳ trả lương của công ty. Thông tin này giúp người lao động biết được khoảng thời gian cụ thể tương ứng với thu nhập nhận được.

Mức lương cơ bản

Là số tiền cố định mà nhân viên được hưởng trong kỳ lương. Đây là cơ sở để tính toán các khoản phụ cấp, thưởng, hoặc các chế độ khác liên quan.

Các khoản thu nhập khác

Các khoản thu nhập khác sẽ bao gồm tiền làm thêm giờ, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp, hoa hồng hoặc các khoản thu nhập ngoài lương cơ bản mà người lao động được hưởng trong kỳ.

Các khoản khấu trừ

Payslip phải thể hiện đầy đủ những khoản khấu trừ theo quy định, ví dụ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân, các khoản vay trả góp hoặc các khấu trừ khác theo chính sách công ty.

Tổng thu nhập 

Đây là số tiền thực tế mà người lao động nhận được sau khi cộng lương cơ bản, các khoản thu nhập khác và trừ đi toàn bộ các khoản khấu trừ.

So sánh payslip điện tử và payslip giấy

Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa payslip điện tử và payslip giấy. Mỗi hình thức đều có những ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây là sự so sánh chi tiết:

Tính bảo mật

• Payslip điện tử: Đảm bảo an toàn thông tin cao hơn vì nhân viên phải đăng nhập bằng tài khoản cá nhân để xem phiếu lương. Điều này hạn chế tình trạng thất lạc hoặc rò rỉ dữ liệu.
• Payslip giấy: Thường được in và gửi thủ công cho nhân viên hoặc đến địa chỉ nhà. Hình thức này dễ xảy ra sai sót như gửi nhầm người, thất lạc hoặc bị người khác xem.

Chi phí

• Payslip điện tử: Giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn và phân phát. Việc tính lương thường được thực hiện thông qua phần mềm, vừa nhanh chóng vừa giảm chi phí vận hành.
• Payslip giấy: Với số lượng nhân viên lớn, doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí cho in ấn và bưu phí hàng tháng. Đây là gánh nặng tài chính, đặc biệt với các công ty có quy mô lớn.

Tính linh hoạt

• Payslip điện tử: Cho phép nhân viên dễ dàng xem phiếu lương ở bất kỳ đâu, chỉ cần có thiết bị kết nối internet. Tính tiện lợi và linh hoạt cao.
• Payslip giấy: Bị giới hạn về mặt thời gian và không gian. Nhân viên chỉ có thể xem khi có bản giấy trong tay, không thể truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi.

3 cách xử lý khi payslip gặp vấn đề

Trong quá trình nhận payslip, đôi khi sẽ xảy ra lỗi như thiếu ngày công, sai số lương, khấu trừ không chính xác... Khi gặp tình huống này, bạn có thể xử lý theo các bước sau:

Kiểm tra kỹ thông tin

Đối chiếu lại các mục trên payslip bao gồm thông tin cá nhân, mức lương, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ để đảm bảo không có sai sót.

Liên hệ bộ phận nhân sự hoặc kế toán

Nếu phát hiện lỗi, hãy thông báo ngay cho bộ phận phụ trách bảng lương, đồng thời cung cấp bằng chứng hoặc thông tin liên quan để họ xử lý nhanh chóng.

Đối chiếu hợp đồng lao động và chính sách công ty

Trường hợp đã phản ánh nhưng chưa được giải quyết, người lao động cần xem lại hợp đồng và chính sách đã ký kết. Nếu công ty vi phạm quyền lợi, bạn có thể nộp đơn khiếu nại dựa theo Luật Lao động hoặc nhờ luật sư hỗ trợ.

Tạm kết

Payslip là gì? Payslip là công cụ quan trọng không chỉ để người lao động quản lý thu nhập cá nhân mà còn để doanh nghiệp minh bạch trong hoạt động chi trả, qua đó duy trì sự công bằng, tin tưởng và tuân thủ pháp luật.

Để nâng cao hiệu quả làm việc và quản lý công việc tài chính, bạn cần một chiếc laptop bền bỉ, mạnh mẽ và ổn định. Truy cập ngay FPT Shop để sở hữu laptop Dell chính hãng, đồng hành cùng bạn trong học tập, công việc và quản lý thu nhập mỗi ngày!

Laptop Dell

Xem thêm:

• Tổng hợp mẫu bảng lương nhân viên phổ biến giúp doanh nghiệp quản lý lương – thưởng hiệu quả
• Sao kê bảng lương là gì? Trường hợp nào cần sao kê bảng lương? Hướng dẫn cách làm chi tiết