Forward mail là gì? Hướng dẫn cách sử dụng tính năng Forward mail chi tiết nhất

Forward mail sẽ là một tính năng hữu ích mang đến cho bạn 1 hành trình công việc hiệu quả, hạn chế tối đa thông tin quan trọng bị miss làm gián đoạn công việc. Tuy nhiên, cách thực hiện Forward mail qua các bước nào? Đây là một vấn đề không phải ai cũng biết, để giải đáp cho thắc mắc này thì FPT Shop mời bạn xem qua bài viết dưới đây!

Tìm hiểu về Forward mail

Forward mail là gì? Và một số hình thức của Forward mail

Forward mail là một hình thức chuyển tiếp thư điện tử đã được nhận ở địa chỉ email này sang một địa chỉ email khác, và nó đáp ứng được nhu cầu truyền đạt nguyên văn về thông tin, văn bản cùng các tệp đính kèm trong thư của người dùng. 

Hiện nay, Forward mail được ứng dụng linh hoạt qua 2 hình thức là tự động và thủ công. 

• Hình thức tự động: Người dùng sẽ thiết lập một tính năng tự động chuyển tiếp tất cả các thư trong hộp thư đến một hộp thư khác dựa trên một số tiêu chí nhất định. 
• Hình thức thủ công: Đối với hình thức này, người dùng sẽ thực hiện thao tác trực tiếp là nhấn nút Forward trên ứng dụng email để gửi đến địa chỉ email thứ 3.

Tại sao nên sử dụng Forward Mail?

Trên thực tế, nhiều người thường sử dụng từ 2 gmail trở lên để phục vụ cho việc quản lý đội nhóm cũng như là khối lượng công việc của họ. Tuy nhiên, số lượng thông tin về công việc dưới dạng hình thức thư từ được gửi đến các địa chỉ email của người dùng mỗi ngày sẽ khá là nhiều, gây ra sự phiền toái cho người dùng đối với việc đăng nhập và xem thư trong từng email. Nên việc không thể kiểm soát được, dễ bị miss các thư từ quan trọng là vấn đề mà người dùng sẽ khó tránh khỏi.

Việc người dùng cần làm lúc này là tập hợp tất cả các thư mới đã nhận ở nhiều email khác nhau về cùng chung 1 địa chỉ email, nhằm dễ dàng quản lý và kiểm soát thông tin một cách hiệu quả. Để làm được việc đó, thì Forward mail sẽ là một tính năng hỗ trợ tuyệt vời mà người dùng có thể dễ dàng thực hiện được nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao.

Một số tiện ích của Forward Mail mang lại cho người dùng

• Đảm bảo thông tin được toàn vẹn nội dung: Forward mail cho phép bạn dễ dàng chia sẻ thông tin từ email với người khác một cách nhanh chóng và tiện lợi nhưng vẫn đảm bảo nguyên bản về nội dung gốc đã nhận, đặc biệt là đối với một số thư có tệp đính kèm.
• Tổ chức công việc khoa học: Forward mail giúp người dùng tổ chức công việc một cách khoa học, tiết kiệm thời gian và hiệu quả trong một dự án hoặc quá trình làm việc nhóm. Đặc biệt là có thể giúp mọi người cập nhật thông tin mới nhất và giữ cho mọi người trong nhóm đều được thông tin đầy đủ.
• Sự tiện lợi: Forward mail là một tính năng tiện lợi và linh hoạt. Bạn vừa không cần phải đăng nhập nhiều email để kiểm tra thư mới, vừa có thể truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không cần phải sao chép và dán nội dung từ email này sang email khác.

Chi tiết cách sử dụng Forward Mail 

Hướng dẫn cách Forward Mail

Thông thường người dùng sẽ sử dụng 2 tiêu chí để thực hiện Forward Mail cho bên thứ 3:

Cách chuyển tiếp toàn bộ thư mới

Bước 1: Bạn đăng nhập vào tài khoản email có các thư cần được chuyển tiếp. Tiếp đó, bạn nhấn vào biểu tượng Cài đặt, sau khi xuất hiện tab mới trên màn hình máy tính, thì bạn tiếp tục nhấn vào mục Cài đặt.

Bước 2: Bạn chọn mục Chuyển tiếp và POP/IMAP.

Bước 3: Bấm vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp và nhập địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp thư đến. Khi đó, màn hình hiển thị Popup Xác nhận địa chỉ chuyển tiếp thì bạn nhấn vào ô Tiếp tục.

Bước 4: Trong email, bạn nhấn vào đường link mà Gmail mới gửi đến để xác nhận chuyển tiếp thư.

Bước 5: Để lựa chọn email muốn chuyển thư đến thì bạn cần quay trở lại tab Chuyển tiếp và POP/IMAP. Sau đó, chọn email và nhấn vào mục Lưu thay đổi.

Bước 6: Bạn cần thực hiện kiểm tra lại thư đã được chuyển tiếp thành công hay chưa.

Cách chuyển tiếp một số thư nhất định

Bước 1: Sau khi, bạn thao tác đăng nhập vào tài khoản email muốn chuyển tiếp, thì bạn tìm đến tab Đọc ở khu vực phía trên màn hình và chọn mục Chuyển tiếp.

Bước 2: Nếu bạn muốn thêm nội dung cần thiết thì có thể soạn thảo văn bản và nhấn vào Chuyển tiếp thư. Khi đó, sẽ xuất hiện các mục địa chỉ trống Đến, Cc, Bcc và bạn cần nhập địa chỉ email cần chuyển tiếp thư tại hộp Đến.

Hướng dẫn cách tắt tính năng chuyển thư tự động

Khi người dùng muốn tắt tính năng tự động Forward Mail thì có thể thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Sau khi, bạn thực hiện đăng nhập vào tài khoản email cần tắt tính năng, thì bạn nhấn vào mục Cài đặt, rồi tiếp tục chọn Cài đặt ở tab mới xuất hiện.

Bước 2: Ở tab Chuyển tiếp và POP/IMAP, bạn chọn Tắt chức năng chuyển tiếp, rồi chọn tiếp mục Lưu thay đổi là xong.

Cách Forward Mail trong Outlook

Bước 1: Đầu tiên, bạn đăng nhập vào Outlook, rồi nhấn chuột phải vào mục Cài đặt ở góc màn hình và chọn Thiết đặt. Sau đó, bạn tiếp tục chọn Xem tất cả cài đặt Outlook.

Bước 2: Bạn click vào tab Bố trí để thiết lập quy tắc chuyển tiếp thư. 

Bước 3: Bạn tiếp tục bấm vào mục Thêm quy tắc mới và thực hiện đặt tên để dễ quản lý. Tương tự như thế bạn có thể thêm tùy chọn điều kiện khác cho quy tắc như tôi là người duy nhất nhận thư, áp dụng tất cả các thư,… Sau khi thực hiện xong việc thiết lập quy tắc thì bạn đừng quên nhấn vào mục Lưu nhé!

Bước 4: Bạn nên kiểm tra xem quy tắc vừa tạo có hoạt động hay không, bằng cách thực hiện thử Outlook Forward Mail thông qua một tài khoản khác.

Cách tắt Forward Mail trong outlook

Bước 1: Bạn thao tác tương tự theo các bước 1 và 2 ở phần Cách Forward Mail trong Outlook. 

Bước 2: Trong tab Quy tắc, bạn tiến hành bỏ chọn hoặc xóa quy tắc Tự động chuyển tiếp thư, rồi cuối cùng là nhấn vào mục Lưu. 

Một số điểm lưu ý khi sử dụng Forward Mail

• Trước khi bạn muốn tiến hành chuyển tiếp thư cho người khác, thì bạn cần phải đảm bảo về giá trị phù hợp của nội dung ở thư gốc đối với người nhận.
• Bạn cần lưu ý cẩn thận đối với các thư từ được chuyển tiếp từ các chuỗi email dài, vì có thể nó sẽ không liên quan đến bạn hoặc nội dung thư từ có chứa dữ liệu không bảo mật mà bạn không nên nhìn thấy.
• Bcc là một lợi thế để bạn tận dụng nếu không muốn để người nhận xem được các địa chỉ email khác ngoài email của mình, nhằm đảo bảo quyền riêng tư của nhiều người tham gia khác.
• Việc chỉnh sửa tiêu đề email cũng là một cách thể hiện sự trang trọng, lịch sự và chuyên nghiệp.

Giải đáp một số vấn đề thường gặp của người dùng

Có thể áp dụng mã hóa email chuyển tiếp từ người dùng Google này sang người dùng Google khác hay không?

Hoàn toàn có thể áp dụng mã hóa email khi chuyển tiếp từ một người dùng Google này sang người dùng Google khác. Bởi Google cung cấp tính năng mã hóa email thông qua dịch vụ của mình, trong đó bao gồm Gmail.

Đối với email đã được mã hóa khi chuyển tiếp thì có thể xảy ra hiện tượng bị xem trộm hay không?

Khi một email đã được mã hóa được chuyển tiếp từ một người dùng Google này sang người dùng Google khác, cơ hội cho việc xem trộm thông tin trong email đã được giảm đáng kể. 

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng mặc dù nội dung của email đã được mã hóa, các thông tin như địa chỉ email của người gửi và người nhận vẫn có thể được hiển thị trong tiêu đề và các phần thông tin metadata khác của email. Do đó, mặc dù nội dung bên trong đã được bảo vệ, thông tin về người gửi và người nhận vẫn có thể bị tiết lộ cho bên thứ ba nếu họ có khả năng truy cập vào các phần này của email. 

Có phải tất cả các email được gửi đến hoặc gửi đi đều được mã hóa?

Mặc dù, mã hóa email là một tính năng bảo mật được cung cấp bởi một số dịch vụ email, nhưng không phải tất cả các dịch vụ email đều hỗ trợ tính năng này mặc định.

Các dịch vụ email phổ biến như Gmail của Google thường hỗ trợ mã hóa email thông qua giao thức truyền tải SSL/TLS khi email được gửi và nhận. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải từ máy chủ email của người gửi đến máy chủ email của người nhận. 

Nhưng mã hóa email end-to-end (E2EE) mới là cấp độ bảo mật cao hơn, nơi email được mã hóa từ điểm xuất phát cho đến điểm đích và chỉ có người nhận cuối cùng mới có thể giải mã nó. Điều này phụ thuộc vào cài đặt cụ thể của dịch vụ email và cách người dùng cấu hình tài khoản của người dùng.

Khi Forward mail thì người gửi có biết không?

Khi bạn thực hiện forward mail, thì người gửi ban đầu thường không nhận được thông báo hoặc thông tin về việc email của họ đã được forward đến một người khác, trừ khi bạn cung cấp thông tin cho người gửi thông qua To, Cc hoặc Bcc thì họ sẽ có thể kiểm tra được những người nhận được thư là ai và thư được gửi đến khi nào.

Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt khi một dịch vụ email có thể cung cấp thông tin cho người gửi ban đầu về việc email của họ đã được forward. Ví dụ, trong một số trường hợp, dịch vụ email có thể cung cấp một biểu tượng hoặc một dòng thông báo nhỏ trong email gốc để cho biết rằng email đã được forward. 

Lời kết

Đến đây thì có lẽ bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm của Forward mail, về các bước để sử dụng tính tăng chuyển tiếp thư cũng như là các lưu ý hay các vấn đề thường gặp đối với người dùng.

Xem thêm: 

• Cc trong Outlook là gì? Hướng dẫn dùng Cc khi gửi email trong Outlook
• Email là gì? Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập tài khoản Gmail nhanh chóng, đơn giản

FPT Shop luôn luôn cập nhật bổ sung thêm nhiều dòng sản phẩm gia dụng và điện máy mới, chất lượng, mức giá phải chăng rất phù hợp với hầu hết nhu cầu gia đình nhà mình đấy. Bạn có thể tham khảo và trải nghiệm các sản phẩm tại các cửa hàng hoặc truy cập vào website của hãng để lựa chọn cho gia đình sản phẩm yêu thích nhé.

• Máy tính bảng