File PST là gì? Chìa khóa lưu trữ toàn bộ dữ liệu trong Outlook

Trong quá trình sử dụng Microsoft Outlook, việc quản lý một lượng lớn email, danh bạ và lịch hẹn là điều không thể tránh khỏi. File PST (Personal Storage Table) ra đời như một giải pháp toàn diện của Microsoft, cho phép người dùng lưu trữ tất cả thông tin này vào một tệp duy nhất trên máy tính. Việc hiểu rõ file PST là gì sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và tối ưu hóa công việc hàng ngày.

File PST là gì?

File PST là viết tắt của Personal Storage Table, một định dạng tệp độc quyền được Microsoft phát triển để lưu trữ dữ liệu cá nhân trong các ứng dụng như Microsoft Outlook, Microsoft Exchange Client và Windows Messaging. Đây là tệp tự chứa, có cấu trúc nhị phân, đại diện cho một kho thông điệp bao gồm hệ thống phân cấp tùy ý của các đối tượng thư mục chứa các đối tượng tin nhắn với các tệp đính kèm.

File PST còn được biết đến với tên gọi Personal Folders File hoặc Post Office File. Khi hoạt động như bộ nhớ đệm cho tính năng Cached Exchange Mode của Outlook, nó có thể được gọi là Off-line Storage Table (OST) hoặc Off-line Folders File. Định dạng này xuất hiện lần đầu vào giữa những năm 1990 trong Microsoft Exchange email client, sau này trở thành Microsoft Outlook.

Đặc điểm kỹ thuật và cấu trúc file PST

Cấu trúc lưu trữ dữ liệu

Khi tìm hiểu "File PST là gì" không thể không nói đến cấu trúc của file này. File PST sử dụng cơ chế phân bổ dựa trên khối cố định, trong đó tệp được mở rộng theo số byte được xác định trước và tệp duy trì thông tin bên trong về các khối được phân bổ và chưa được phân bổ. Khi tin nhắn email được thêm vào tệp PST, kích thước tệp sẽ được điều chỉnh tự động bởi ứng dụng Outlook. Đặc biệt, khi tin nhắn bị xóa khỏi tệp PST, kích thước tệp vẫn không thay đổi mà chỉ đánh dấu không gian là chưa được phân bổ để lưu trữ các mục trong tương lai.

Giới hạn dung lượng và tối ưu hóa

Với Outlook 2010 và các phiên bản cao hơn, giới hạn mặc định của file PST là 50GB. Tuy nhiên, để tối ưu hiệu suất, Microsoft khuyến cáo không nên để file PST vượt quá 2GB đối với các phiên bản cũ hơn. Khi file PST đạt đến giới hạn, người dùng có thể sử dụng Oversized PST Recovery Tool (PST2GB) để cắt bớt dung lượng và tạo file PST mới có kích thước phù hợp.

Nội dung được lưu trữ

File PST chứa đầy đủ các thành phần của Outlook bao gồm tin nhắn email với tất cả header và tệp đính kèm, danh bạ, sự kiện lịch, nhiệm vụ, ghi chú và nhật ký. Các thư mục mặc định trong file PST gồm Inbox cho email đến, Sent Items cho thư đã gửi, Deleted Items cho thư đã xóa, cùng với các thư mục khác tùy theo cấu hình của người dùng.

Cách mở và truy cập file PST

Mở file PST trong Microsoft Outlook

Để mở file PST trong Outlook, người dùng có thể thực hiện theo các bước: Chọn File → Open & Export → Open Outlook Data File. Sau đó, duyệt đến vị trí file PST cần mở và nhấn Open. File PST sẽ xuất hiện trong ngăn thư mục với tên Outlook Data File, người dùng có thể đổi tên thành tên khác dễ nhớ hơn bằng cách nhấp chuột phải và chọn Data File Properties.

Sử dụng công cụ xem PST độc lập

Đối với những trường hợp không có Microsoft Outlook, người dùng có thể sử dụng các công cụ như PST Viewer Pro, Email Open View Pro hoặc SysTools Outlook PST Viewer. Các công cụ này cho phép xem nội dung file PST mà không cần cài đặt Microsoft Outlook, đồng thời hỗ trợ chức năng tìm kiếm và xuất email sang các định dạng khác như EML, MSG hoặc MHT.

Yêu cầu tương thích

Để mở file PST trong Outlook mới, người dùng cần đảm bảo cả Outlook cổ điển và Outlook mới đều có cùng kiến trúc 32-bit hoặc 64-bit. Ngoài ra, tài khoản sử dụng phải có đăng ký Microsoft 365 hợp lệ.

Chuyển đổi và di chuyển file PST

Chuyển file PST sang Gmail

Để chuyển dữ liệu từ file PST lên Gmail, cách hiệu quả nhất là thiết lập tài khoản Gmail trên máy tính và chuyển email từ file PST sang tài khoản Gmail trong Outlook. Sau đó, khi đồng bộ hóa với máy chủ email, các thư sẽ được tải lên Gmail tự động.

Chuyển đổi sang định dạng khác

File PST có thể được chuyển đổi sang các định dạng khác như MBOX sử dụng Stellar Converter for Outlook để tương thích với các ứng dụng email như Thunderbird hoặc Apple Mail. Email Open View Pro cũng hỗ trợ xuất email từ file PST sang các định dạng EML/EMLX, MSG hoặc MHT.

Khôi phục file PST bị hỏng

Trong trường hợp file PST bị hỏng hoặc không thể mở, người dùng có thể sử dụng Inbox Repair Tool của Microsoft hoặc các công cụ khôi phục PST của bên thứ ba như Remo Repair Outlook PST.

Tạm kết

File PST đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ dữ liệu email cá nhân của Microsoft Outlook. Việc hiểu rõ "File PST là gì" và nắm vững các kỹ thuật sao lưu, tối ưu hóa sẽ giúp người dùng bảo vệ dữ liệu quan trọng và nâng cao hiệu quả công việc. Đặc biệt, việc thiết lập giới hạn dung lượng phù hợp và thực hiện sao lưu định kỳ sẽ đảm bảo tính ổn định và bảo mật cho hệ thống email.

Để công việc quản lý email và các tác vụ văn phòng luôn diễn ra mượt mà, một chiếc laptop có hiệu năng tốt là trợ thủ đắc lực. Hãy ghé ngay FPT Shop để tham khảo các mẫu laptop mới nhất với thiết kế gọn nhẹ, màn hình sắc nét và cấu hình mạnh mẽ, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu làm việc và giải trí của bạn.

Xem thêm:

• File DM là gì? Giải thích đầy đủ định dạng file DM, cách mở
• File INF là gì? Cách dùng và cài đặt driver trên Windows