File Excel quản lý bán hàng cực đỉnh - Bí mật triệu đơn hàng dành cho dân kinh doanh

Bạn đang vật lộn với hàng tá sổ sách, hóa đơn chồng chất và đau đầu vì không thể nắm bắt chính xác tình hình kinh doanh? Bạn mơ ước về một công cụ quản lý bán hàng hiệu quả, nhanh chóng nhưng lại e ngại những phần mềm phức tạp và tốn kém? Đừng lo lắng! Bí mật nằm ngay trong chiếc file Excel quản lý bán hàng tưởng chừng quen thuộc.

Bạn có tin rằng, chỉ với những thao tác đơn giản trên file Excel quản lý bán hàng, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát mọi khía cạnh của việc bán hàng, từ theo dõi đơn hàng, quản lý sản phẩm đến thống kê doanh thu một cách dễ dàng và trực quan? Hãy cùng FPT Shop khám phá sức mạnh tiềm ẩn của file Excel quản lý bán hàng ngay trong bài viết này!

File Excel quản lý bán hàng là gì? Vì sao bạn nên quan tâm?

File Excel quản lý bán hàng là một bảng tính được thiết kế sẵn hoặc tự tạo, nhằm mục đích theo dõi toàn bộ quy trình kinh doanh – từ nhập hàng, bán hàng, theo dõi doanh thu, cho đến quản lý công nợ, tồn kho.

Những thành phần cơ bản thường gặp trong file

• Danh sách sản phẩm.
• Đơn hàng và ngày giao dịch.
• Doanh thu theo ngày/tháng.
• Tồn kho được cập nhật theo thời gian thực.
• Công nợ từ khách hàng hoặc nhà cung cấp.

So sánh file Excel và phần mềm quản lý bán hàng

Nhiều người băn khoăn không biết nên dùng file Excel quản lý bán hàng hay đầu tư vào một phần mềm chuyên nghiệp. Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô kinh doanh và nhu cầu thực tế của bạn.

• File Excel có ưu điểm lớn nhất là miễn phí và dễ tiếp cận. Bạn có thể tải về, chỉnh sửa theo nhu cầu và bắt đầu sử dụng ngay mà không cần kết nối internet. Đặc biệt, Excel rất phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, người bán hàng online cá nhân hoặc những ai mới bắt đầu buôn bán với ngân sách hạn chế.
• Trong khi đó, phần mềm quản lý bán hàng thường đi kèm nhiều tính năng nâng cao như đồng bộ hóa dữ liệu tự động, tích hợp với máy in hóa đơn, lưu trữ điện toán đám mây... Tuy nhiên, nó đòi hỏi chi phí duy trì định kỳ, cần đào tạo cách sử dụng và đôi khi có những tính năng bạn chưa thực sự cần đến.

Tóm lại, nếu bạn cần sự đơn giản, dễ dùng, chi phí thấp mà vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý cơ bản thì file Excel quản lý bán hàng là lựa chọn thông minh. Khi quy mô lớn hơn và quy trình phức tạp hơn, bạn hoàn toàn có thể nâng cấp sang phần mềm chuyên nghiệp.

Lợi ích từ việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng

Dễ thiết lập, dễ sử dụng

Chỉ cần mở Excel, nhập dữ liệu là có thể sử dụng ngay. Không cần học qua khóa đào tạo hay thao tác phức tạp.

Tiết kiệm chi phí

Không tốn tiền mua phần mềm, không phí duy trì hàng tháng. Với một chiếc máy tính có Excel hoặc Google Sheets, bạn đã có thể bắt đầu quản lý bán hàng chuyên nghiệp.

Tùy chỉnh linh hoạt

Bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa bảng tính theo ý muốn, phù hợp với ngành nghề, mặt hàng và cách thức kinh doanh riêng của mình.

Tổng hợp dữ liệu nhanh chóng

Các file Excel giúp tổng hợp các dữ liệu bán hàng một cách chi tiết và nhanh chóng. Bạn có thể tự động tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo về hiệu quả kinh doanh, giúp việc quản lý tài chính trở nên minh bạch và dễ dàng hơn.

Tăng hiệu suất kinh doanh

Khi kiểm soát được mọi khâu từ nhập hàng đến bán ra, bạn sẽ đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn, tránh tình trạng thiếu hàng, dư hàng hoặc thất thoát.

Phân tích dữ liệu bán hàng

Với tính năng lọc, phân tích và tạo biểu đồ, Excel cho phép bạn phân tích các xu hướng bán hàng, xác định sản phẩm bán chạy, nhóm khách hàng tiềm năng, từ đó giúp cải thiện chiến lược bán hàng.

Dễ dàng cập nhật và chuyển thông tin

File Excel có thể được chia sẻ dễ dàng giữa các thành viên trong nhóm bán hàng hoặc các bộ phận khác. Điều này giúp cập nhật thông tin kịp thời và tạo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận trong công ty.

Sử dụng các hàm và công thức Excel thông dụng

Sức mạnh thực sự của file Excel quản lý bán hàng nằm ở khả năng tính toán và xử lý dữ liệu thông qua các hàm và công thức. Một số hàm cơ bản và hữu ích bạn nên biết:

• SUM: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi ô.
• AVERAGE: Tính giá trị trung bình của các giá trị trong một phạm vi ô.
• COUNTIF: Đếm số ô trong một phạm vi đáp ứng một điều kiện nhất định.
• VLOOKUP: Tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị trong cùng hàng ở một cột được chỉ định. Hàm này rất hữu ích để liên kết dữ liệu giữa các sheet (Ví dụ: Tự động hiển thị tên sản phẩm khi nhập mã sản phẩm trong sheet bán hàng).

Tạo file Excel quản lý bán hàng đơn giản

Tạo bảng dữ liệu sản phẩm

• Mở Excel và tạo một bảng với các cột: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Đơn giá, Số lượng tồn kho.
• Chọn vùng dữ liệu và nhấn Ctrl + T để định dạng thành bảng.
• Đặt tên cho bảng, ví dụ: DanhMucSanPham.​

Tạo bảng dữ liệu đơn hàng

• Tạo một bảng khác với các cột: Mã đơn hàng, Ngày bán, Mã sản phẩm, Số lượng bán, Thành tiền.
• Định dạng bảng tương tự như bước 1 và đặt tên là DonHang.​

Tính thành tiền

Trong cột "Thành tiền" của bảng DonHang, nhập công thức:

=VLOOKUP([@[Mã sản phẩm]], DanhMucSanPham, 3, FALSE) * [@[Số lượng bán]]

Công thức này tra cứu đơn giá từ bảng DanhMucSanPham và nhân với số lượng bán để tính thành tiền.​

Tính tổng doanh thu

Tại ô trống bên ngoài bảng DonHang, nhập công thức:

=SUM([@Thành tiền])

Công thức này tính tổng doanh thu từ tất cả các đơn hàng.​

Tạo biểu đồ thống kê

• Chọn dữ liệu cần biểu diễn (ví dụ: Mã sản phẩm và Tổng doanh thu).
• Vào tab Insert và chọn loại biểu đồ phù hợp (như biểu đồ cột hoặc đường).
• Tùy chỉnh biểu đồ để dễ dàng theo dõi và phân tích.

Mẹo tối ưu file Excel quản lý bán hàng hiệu quả hơn

• Tạo sheet riêng cho từng mục: Sản phẩm, đơn hàng, khách hàng, báo cáo.
• Dùng màu sắc phân loại: Màu đỏ cho công nợ, xanh cho hàng tồn, vàng cho đơn mới.
• Sử dụng công thức tự động: Giúp tính toán nhanh và giảm sai sót thủ công.
• Bảo vệ file bằng mật khẩu: Đảm bảo an toàn dữ liệu, đặc biệt khi có nhiều người cùng truy cập.
• Sao lưu định kỳ lên Google Drive/OneDrive: Tránh mất dữ liệu khi máy gặp sự cố.
• Phân quyền truy cập: Giảm thiểu rủi ro sai sót và bảo vệ dữ liệu khi có người khác sử dụng.

Kết hợp file Excel với Google Sheets để linh hoạt hơn

• Lợi ích: Truy cập mọi lúc mọi nơi, không lo mất file, dễ chia sẻ cho người khác.
• Cách chuyển đổi: Tải file Excel lên Google Drive, chọn “Mở bằng Google Sheets”.
• Tích hợp Google Form: Nhập đơn hàng nhanh hơn, đặc biệt khi có nhiều nhân viên cùng nhập.

Lưu ý: Một số công thức hoặc định dạng có thể bị thay đổi khi chuyển giữa Excel và Sheets.

Tạm kết

Hy vọng qua những chia sẻ trên, bạn đã nắm rõ hơn về cách sử dụng file Excel quản lý bán hàng để theo dõi hoạt động kinh doanh một cách linh hoạt và dễ dàng. Không cần đầu tư vào phần mềm đắt đỏ, chỉ với một file Excel, bạn vẫn có thể nắm bắt toàn bộ quy trình bán hàng hiệu quả.

Nếu bạn muốn trải nghiệm việc quản lý bán hàng mượt mà hơn nữa, đừng quên trang bị cho mình một chiếc máy tính xách tay Asus mạnh mẽ, giúp thao tác file Excel nhanh chóng, xử lý dữ liệu mượt mà. Đến ngay FPT Shop để chọn mua máy tính phù hợp, tối ưu hiệu suất công việc và hỗ trợ quản lý kinh doanh mọi lúc mọi nơi!

Máy tính xách tay Asus

Xem thêm:

• Vài bước đơn giản để share file Excel cho nhiều người cùng chỉnh sửa trực tuyến
• Bật mí 15 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cho dân kế toán và văn phòng hiện nay