Giải pháp dữ liệu điện tử EDI là gì? Lợi ích và cách EDI được áp dụng trong thực tế như thế nào?

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc trao đổi thông tin giữa các tổ chức, doanh nghiệp trở nên vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, việc trao đổi thông tin theo cách thủ công như trước đây có thể gây ra nhiều bất cập như mất thời gian, dễ sai sót và kém hiệu quả. Với sự phát triển của công nghệ, EDI ra đời và đã trở thành một giải pháp thay thế hiệu quả. Vậy EDI là gì? Có những lợi ích gì?

EDI là gì? Quá trình phát triển của EDI

EDI là gì?

EDI (Electronic Data Interchange) là quá trình trao đổi thông tin kinh doanh giữa các doanh nghiệp dưới dạng điện tử, sử dụng định dạng chuẩn. Thay vì truyền thông tin qua các phương tiện truyền thống, EDI chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng cách sử dụng các phương tiện điện tử. Hầu hết các loại tài liệu kinh doanh và dữ liệu điện tử được trao đổi thông qua EDI, nhưng hai loại phổ biến nhất là hóa đơn và đơn đặt hàng.

EDI thay thế quy trình thủ công truyền thống trong việc chuẩn bị và xử lý thông tin, chẳng hạn như tạo hóa đơn bằng việc in ra một bản sao để gửi cho khách hàng. Thay vào đó, thông tin hóa đơn được truyền đi qua EDI, và sau khi khách hàng nhận được, họ có thể nhập thông tin hóa đơn trực tiếp vào hệ thống máy tính của mình. EDI giúp giảm tối đa hoặc thậm chí loại bỏ các công việc thủ công liên quan đến quy trình này, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Quá trình phát triển của EDI

EDI là một công nghệ được sử dụng để trao đổi thông tin giữa các công ty bằng cách sử dụng phương tiện điện tử. Nó đã xuất hiện lần đầu vào năm 1960 và ban đầu được sử dụng để đơn giản hóa việc trao đổi thông tin giữa các tổ chức. EDI giúp tăng cường hiệu quả trong quá trình làm việc của các doanh nghiệp và giảm thiểu sai sót do thủ công gây ra bằng cách tự động hóa việc truyền thông tin giữa các công ty (gọi là B2B - Business-to-Business).

EDI cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các tổ chức sản xuất với nhau. Mặc dù công nghệ này đã tồn tại từ năm 1960, nhưng nó vẫn tiếp tục phát triển và tìm kiếm sự đột phá cho đến ngày nay. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa các quy trình kinh doanh của các doanh nghiệp hiện đại.

Quy trình trên giấy và EDI khác nhau như thế nào?

Quy trình trên giấy và EDI là hai phương pháp khác nhau để xử lý đơn đặt hàng. Dưới đây là mô tả về hai quy trình này một cách đơn giản, dễ hiểu:

Quy trình trên giấy

Quy trình này mất thời gian từ 3 - 5 ngày. Đầu tiên, người mua đưa ra quyết định mua và tạo một đơn đặt hàng trên giấy. Sau đó, họ in đơn đặt hàng và gửi nó qua đường bưu điện đến nhà cung cấp. Nhà cung cấp nhận đơn đặt hàng từ bưu điện và nhập thông tin vào hệ thống đơn đặt hàng của mình. Sau khi nhập thông tin, nhà cung cấp gửi một thông báo xác nhận đơn đặt hàng cho người mua. Đôi khi, người mua cũng có thể gọi điện cho nhà cung cấp để xác nhận liệu đơn đặt hàng đã được nhận hay chưa.

EDI

Quy trình này nhanh hơn nhiều so với quy trình trên giấy, thậm chí chỉ mất chưa đầy 1 giờ đồng hồ. Người mua đưa ra quyết định mua và tạo đơn đặt hàng, nhưng không cần in ra trên giấy. Thay vào đó, phần mềm EDI tạo một phiên bản điện tử của đơn đặt hàng và tự động chuyển nó đến nhà cung cấp. Hệ thống nhập đơn hàng của nhà cung cấp nhận đơn đặt hàng và cập nhật hệ thống ngay sau khi nhận được đơn hàng. Hệ thống này sẽ gửi thông báo xác nhận đơn đặt hàng và trả lại cho người mua để xác nhận rằng đơn hàng đã được nhận.

Xem thêm: Ngành Hệ thống thông tin quản lý: định nghĩa, chương trình đào tạo và cơ hội nghề nghiệp

Lợi ích của việc áp dụng EDI

EDI là một công nghệ quan trọng trong việc trao đổi thông tin kinh doanh giữa các doanh nghiệp. Nó đã mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các tổ chức trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu suất hoạt động. Trong phần tiếp theo sau đây, chúng ta sẽ đi vào chi tiết về những lợi ích cụ thể của việc áp dụng EDI trong môi trường kinh doanh.

• Tiết kiệm chi phí: Áp dụng EDI giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về giấy tờ, in ấn, sao chép, lưu trữ hồ sơ, bưu chính và trao đổi thông tin. Ngoài ra, giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay và tránh mất thời gian nhập lại thông tin nhiều lần.
• Xử lý nhanh và chính xác: EDI giúp tăng tốc độ giao dịch và tránh thời gian chờ đợi từ dịch vụ bưu chính. Nó cũng cải thiện độ chính xác thông tin bằng cách tránh sai sót khi nhập liệu thủ công. Hệ thống EDI cho phép theo dõi đường đi của đơn hàng và cải thiện quan hệ với đối tác và khách hàng.
• Tăng hiệu quả kinh doanh: EDI tập trung vào tự động hóa, giúp nhân viên tập trung vào công việc có giá trị cao hơn và giảm sai sót khi thực hiện công việc thủ công nhiều lần. Nó cũng giúp xử lý nhanh các đơn đặt hàng và tránh bồi thường hoặc hủy đơn hàng do sai sót không đáng kể. EDI giảm số lượng hàng tồn kho và đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn, tăng khả năng cạnh tranh.
• Lợi ích trong chiến lược kinh doanh: EDI giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp với thị trường thông qua hiển thị thông tin thời gian thực và trạng thái giao dịch. Nó cũng giúp rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa đến khách hàng và cải tiến phân phối sản phẩm. EDI thúc đẩy trách nhiệm của nhân viên bằng cách thay thế quy trình giấy tờ bằng quy trình điện tử.
• Kết nối với doanh nghiệp thế giới: EDI đóng vai trò quan trọng trong thương mại điện tử (B2B), bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận chuyển đơn hàng và báo cáo đơn hàng. EDI giúp xử lý tất cả các vấn đề này thông qua máy tính, tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh sai sót của phương thức truyền thống trên giấy.

Nguyên lý hoạt động của EDI

Để thực hiện quy trình EDI giữa các doanh nghiệp đối tác, các bên tham gia cần tích hợp hệ thống EDI vào công ty của mình. Sau đó, các đối tác sẽ gửi và nhận dữ liệu điện tử theo chuẩn EDI. Hiện nay, hai chuẩn phổ biến trong EDI là ANSI ASC X12 và UN/EDIFACT. Quy trình EDI bao gồm các bước cụ thể sau:

Nguyên lý hoạt động của EDI (Electronic Data Interchange) được thực hiện thông qua các bước cụ thể như sau:

• Chuẩn bị tài liệu điện tử: Bên gửi dữ liệu chuẩn bị tài liệu điện tử để gửi đi. Dữ liệu này sẽ được mã hóa theo chuẩn EDI bằng hệ thống phần mềm của họ để đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu trong quá trình truyền tải.
• Dịch dữ liệu: Dữ liệu cần truyền tải sẽ được dịch và chuẩn bị để truyền qua các phương tiện điện tử. Bộ chuyển đổi EDI sẽ giúp dịch và chuẩn bị dữ liệu này.
• Truyền tải dữ liệu: Dữ liệu EDI có thể được truyền qua hai cách. Thứ nhất, là truyền EDI thông qua mạng Internet công cộng. Thứ hai, là truyền EDI thông qua mạng giá trị gia tăng (Value Added Network - VAN) - một mạng đặc biệt được thiết kế để hỗ trợ việc truyền tải dữ liệu EDI.
• Dịch dữ liệu nhận được: Phía bên nhận dữ liệu sẽ dùng hệ thống phần mềm của mình để dịch các dữ liệu nhận được từ bên gửi. Quá trình này sẽ dựa trên các chuẩn EDI đã được quy định để đảm bảo sự nhất quán và hiểu được dữ liệu truyền tới.
• Xử lý dữ liệu: Sau khi dữ liệu đã được dịch, nó sẽ được chuyển đến hệ thống điện tử để xử lý tiếp theo. Quá trình này có thể bao gồm việc cập nhật hệ thống thông tin, xử lý đơn hàng, hay các hoạt động kinh doanh khác phụ thuộc vào mục đích sử dụng dữ liệu.

Cách sử dụng EDI như thế nào?

Để sử dụng EDI trong hoạt động kinh doanh, có một số điểm quan trọng mà bạn cần nắm vững. Đầu tiên, bạn cần nhận hướng dẫn triển khai EDI từ đối tác thương mại của mình. Điều này bao gồm việc xác định cấu trúc của tài liệu kinh doanh điện tử mà bạn sẽ sử dụng. Khi đã thiết lập phần mềm EDI, bạn và đối tác của bạn sẽ bắt đầu thử nghiệm, trao đổi thông tin và dữ liệu liên quan.

Một phương pháp thông dụng để giao tiếp với đối tác thương mại qua EDI là sử dụng Internet EDI, mạng giá trị gia tăng hoặc truyền trực tiếp tài liệu điện tử qua mạng. Đây là phương thức chính để trao đổi tài liệu kinh doanh với đối tác thương mại, giúp tạo sự kết nối chặt chẽ giữa các bên. Việc tiến hành các thử nghiệm với các nhà cung cấp giải pháp EDI của bạn cũng sẽ đảm bảo rằng mọi hoạt động được xác minh một cách chính xác và nhanh chóng.

Ứng dụng của EDI trong công việc

Trong công việc, EDI (Electronic Data Interchange) có nhiều ứng dụng quan trọng, đặc biệt là trong lĩnh vực logistics và quản lý chuỗi cung ứng cũng như trong ngành bán lẻ.

EDI trong logistics và chuỗi cung ứng

• Thông qua EDI, việc quản lý chuỗi cung ứng trở nên dễ dàng hơn. Các tài liệu như vận đơn (B/L – Bill of Lading), chứng từ hải quan, trạng thái vận chuyển, hướng dẫn định tuyến, hóa đơn và các văn bản khác có thể được tổ chức và truyền tải tự động.
• EDI giúp tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực của doanh nghiệp, thay thế cho các công việc thủ công.
• Việc sử dụng EDI trong logistics và chuỗi cung ứng giúp tạo kết nối chặt chẽ giữa nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà phân phối và người tiêu dùng. Nó cũng tăng cường tính linh hoạt và khả năng truy xuất nguồn gốc hàng hóa.

EDI trong bán lẻ

Trong ngành bán lẻ, EDI đóng vai trò quan trọng để tối ưu hóa chi phí chuỗi cung ứng. Việc trao đổi các chứng từ như đơn hàng, thay đổi đơn hàng, hóa đơn và thông tin giao nhận hàng trở nên dễ dàng hơn nhờ EDI.

Một ví dụ điển hình về việc sử dụng EDI trong ngành bán lẻ là Big C. Big C (GO) là một doanh nghiệp bán lẻ lớn tại Việt Nam, có 35 cửa hàng siêu thị và 31 trung tâm thương mại. Họ phân phối hơn 100.000 mặt hàng thông qua hệ thống siêu thị của mình và có hơn 1.300 nhà cung cấp trên toàn quốc.

Trước khi áp dụng EDI, Big C sử dụng hệ thống auto fax và portal để gửi và nhận đơn hàng, phiếu nhận hàng từ các nhà cung cấp. Tuy nhiên, hệ thống này không đáp ứng đủ yêu cầu của ngành bán lẻ và không hiệu quả trong việc cạnh tranh trên thị trường. Vì vậy, Big C quyết định áp dụng công nghệ EDI và tích hợp giải pháp ERP vào hoạt động kinh doanh của mình.

Với EDI, Big C và các nhà cung cấp có thể trao đổi dữ liệu điện tử một cách tự động và hiệu quả hơn. Thay vì sử dụng fax và portal, các thông tin về đơn hàng và phiếu nhận hàng được truyền qua hệ thống EDI, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Điều này cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng và tạo điều kiện tốt hơn cho các nhà cung cấp làm việc với Big C.

Các tiêu chuẩn chính của EDI bao gồm những gì?

Tiêu chuẩn EDI là gì?

Tiêu chuẩn EDI là một tập hợp các quy định được thiết lập từ lâu nhằm định nghĩa cách thức trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp. Những tiêu chuẩn này giúp định rõ cấu trúc dữ liệu và các trường thông tin trong các loại tài liệu thương mại như đơn đặt hàng, hóa đơn, thông báo và giao hàng điện tử.

Việc có những tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp tránh mất nhiều thời gian và nguồn lực để xác định cấu trúc của các tài liệu kinh doanh phổ biến. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và thực hiện các quy trình EDI một cách hiệu quả. Nhờ có tiêu chuẩn EDI, các doanh nghiệp có thể thực hiện trao đổi dữ liệu điện tử một cách đồng nhất và chính xác.

Các tiêu chuẩn chính của EDI

Dưới đây là một số tiêu chuẩn EDI chính:

1. Tiêu chuẩn UN/EDIFACT: Đây là tiêu chuẩn quốc tế được Liên hợp quốc công bố và được sử dụng trong nhiều quốc gia ngoài Bắc Mỹ. Tiêu chuẩn này áp dụng trong các lĩnh vực thương mại và giao thông vận tải. Nó bao gồm nhiều tập con tiêu chuẩn như EANCOM (thương mại), Odette (ngành công nghiệp ô tô châu Âu), CEFIC (công nghiệp hóa chất), EDICON (ngành công nghiệp xây dựng), RINET (bảo hiểm), HL7 (chăm sóc sức khỏe), IATA (vận tải hàng không), SPEC 2000 (công nghiệp quốc phòng), SWIFT (ngân hàng), UIC 912 (giao thông đường sắt).
2. Tiêu chuẩn ANSI ASC X12: Đây là tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến ở Bắc Mỹ. Nó áp dụng trong nhiều lĩnh vực và được sử dụng rộng rãi.
3. Tiêu chuẩn TRADACOMS: Đây là tiêu chuẩn phát triển bởi GS1 Anh và được ưu tiên sử dụng trong thương mại bán lẻ tại Anh.
4. Tiêu chuẩn VDA: Đây là tiêu chuẩn được sử dụng chủ yếu trong ngành công nghiệp ô tô ở châu Âu, đặc biệt là tại Đức.
5. Tiêu chuẩn ADatP-3: Đây là tiêu chuẩn của NATO.
6. Tiêu chuẩn EBICS: Đây là tiêu chuẩn phổ biến ở Pháp.

Trong số này, tiêu chuẩn EDIFACT (UN/EDIFACT) và tiêu chuẩn ANSI ASC X12 là hai tiêu chuẩn phổ biến nhất ở châu Âu và châu Á hiện nay.

Tạm kết

Trao đổi dữ liệu điện tử - EDI là một công nghệ quan trọng, giúp cải thiện hiệu quả và năng suất trong công việc, cũng như mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống hằng ngày. Hy vọng sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ có thêm hiểu biết về EDI và có thể ứng dụng công nghệ này vào thực tế một cách hiệu quả.

Xem thêm

Cold Call là gì? Ưu, nhược điểm và bí quyết thực hiện Cold Call thành công, hiệu quả

Hướng dẫn 5 cách để tra cứu đơn hàng Ninja Van tiện lợi và chính xác nhất hiện nay

Bạn đang tìm kiếm một chiếc máy tính bảng đáp ứng mọi nhu cầu của bạn? Máy tính bảng Samsung đang gây chú ý với loạt công nghệ tiên tiến, nhiều ứng dụng đa năng và thiết kế hiện đại. Với những ưu điểm vượt trội này, máy tính bảng Samsung là lựa chọn hoàn hảo cho mọi nhu cầu học tập, làm việc, giải trí của bạn. Hãy đến ngay FPT Shop để trải nghiệm và mua ngay máy tính bảng Samsung với giá ưu đãi cùng nhiều quà tặng hấp dẫn!

Máy tính bảng Samsung