Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì và gồm những gì? Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc tối ưu chi phí không chỉ là bài toán kinh tế mà còn là chiến lược sống còn đối với nhiều doanh nghiệp. Một trong những khoản chi chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí là chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiểu đúng về chi phí này sẽ giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn diện hơn về cấu trúc tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định tối ưu hóa hiệu quả và bền vững. Hãy cùng FPT Shop khám phá chi tiết trong nội dung sau!

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận hành và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm: chi phí trả lương, phụ cấp, bảo hiểm cho nhân sự thuộc bộ phận quản lý; chi phí văn phòng, trang thiết bị; chi phí điện, nước, điện thoại, Internet và các dịch vụ thuê ngoài phục vụ cho hoạt động quản lý.

Một số đặc điểm nổi bật của chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Đây là khoản chi phí chung, không gắn với một bộ phận sản xuất hay kinh doanh cụ thể nào.
• Một phần trong chi phí quản lý có tính chất cố định, nghĩa là vẫn phát sinh đều đặn dù doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh ở mức độ nào.
• Theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC (Điều 64, khoản 1, điểm 1.1 và 1.2), chi phí quản lý doanh nghiệp không được tính vào chi phí khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp nếu không đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ hoặc không được hạch toán đúng theo chế độ kế toán hiện hành. Khi đó, doanh nghiệp phải điều chỉnh và có thể phát sinh nghĩa vụ nộp thuế cao hơn trong quyết toán thuế.

Chính vì vậy, các nhà quản lý cần chủ động xây dựng chiến lược kiểm soát và tối ưu chi phí quản lý để vừa đảm bảo hiệu quả vận hành, vừa góp phần tăng trưởng lợi nhuận bền vững cho doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản phí nào?

Việc xác định chính xác các khoản mục chi phí quản lý giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lập kế hoạch tài chính và điều hành hiệu quả. Dưới đây là những thành phần chính cấu thành chi phí quản lý doanh nghiệp:

Chi phí nhân sự quản lý

Khoản này bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và các khoản chi trả khác dành cho đội ngũ cán bộ, nhân viên thuộc bộ phận quản lý của doanh nghiệp.

Chi phí vật tư phục vụ quản lý

Đây là các khoản chi cho việc mua sắm nguyên vật liệu, thiết bị phục vụ công tác hành chính và quản trị, như văn phòng phẩm, linh kiện máy móc, chi phí bảo trì, sửa chữa thiết bị,...

Chi phí trang thiết bị và đồ dùng văn phòng

Doanh nghiệp cần đầu tư vào các dụng cụ phục vụ công việc như máy tính, máy in, điện thoại, bàn ghế, tủ hồ sơ,... để đảm bảo điều kiện làm việc cho bộ phận quản lý.

Khấu hao tài sản cố định

Chi phí khấu hao các tài sản được sử dụng lâu dài như máy móc, thiết bị văn phòng, xe công vụ,... cũng là một phần quan trọng trong chi phí quản lý doanh nghiệp.

Thuế, phí và lệ phí

Chi phí này bao gồm các khoản phải nộp như: thuế môn bài, lệ phí đất đai, chi phí thuê văn phòng, phí dịch vụ hành chính,..., cần được chi trả định kỳ trong quá trình duy trì hoạt động doanh nghiệp.

Chi phí dự phòng

Doanh nghiệp cần trích lập các khoản dự phòng như: chi phí cho các khoản nợ khó đòi, chi phí phát sinh chưa xác định được cụ thể nhưng có khả năng xảy ra trong tương lai.

Các chi phí khác

Chi phí này gồm các khoản chi thuê dịch vụ bên ngoài (luật sư, kế toán, tư vấn,…), chi phí đi lại, công tác phí cho cán bộ quản lý và các chi phí phát sinh không nằm trong các nhóm trên nhưng phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý doanh nghiệp.

Hướng dẫn hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Việc hạch toán chính xác chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, là cơ sở để tối ưu nguồn lực và hướng đến phát triển bền vững. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí quản lý được hạch toán qua tài khoản 642.

Kết cấu tài khoản 642

Tài khoản 642 phản ánh toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý, vận hành doanh nghiệp trong kỳ. Đây là tài khoản không có số dư cuối kỳ, với kết cấu như sau:

Các tài khoản cấp 2 thuộc Tài khoản 642:

• 6421 - Chi phí bán hàng: Ghi nhận toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình bán hàng trong kỳ, bao gồm chi phí vận chuyển, quảng cáo, khuyến mãi, tiền lương nhân viên bán hàng, hoa hồng,...
• 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí chung phục vụ công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp như lương bộ phận quản lý, chi phí văn phòng, chi phí hành chính, khấu hao tài sản quản lý, chi phí pháp lý, kiểm toán,...

Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp

Bước 1: Xác định các khoản chi phí quản lý

Doanh nghiệp cần liệt kê đầy đủ các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý như: tiền lương nhân sự quản lý, chi phí văn phòng, khấu hao tài sản, thuế, lệ phí, nguyên vật liệu, dịch vụ mua ngoài,…

Bước 2: Ghi nhận vào hệ thống kế toán

Mỗi khoản chi phí cần được ghi nhận đúng vào tài khoản kế toán tương ứng để đảm bảo quản lý chính xác. 

Bước 3: Thu thập số liệu phát sinh

Doanh nghiệp thu thập đầy đủ chứng từ và số liệu thực tế liên quan đến các chi phí đã chi trong kỳ để phục vụ cho quá trình tính toán và báo cáo.

Bước 4: Tính tổng chi phí quản lý

Dựa trên dữ liệu thu thập, kế toán tiến hành tổng hợp toàn bộ chi phí quản lý phát sinh trong kỳ để phản ánh đúng tình hình hoạt động doanh nghiệp.

Bước 5: Đối chiếu và điều chỉnh

So sánh số liệu thực tế với kế hoạch hoặc dữ liệu đã ghi nhận để điều chỉnh sai sót, đảm bảo số liệu hạch toán chính xác.

Bước 6: Kết chuyển chi phí vào tài khoản 911

Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển sang tài khoản 911 để phục vụ việc xác định lãi - lỗ trong kỳ.

Bước 7: Lập báo cáo tài chính

Cuối cùng, doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu để lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo kết quả kinh doanh nhằm đánh giá hiệu quả quản lý và hoạt động chung.

Tác động của chi phí quản lý doanh nghiệp đến giá thành

Chi phí quản lý doanh nghiệp có tác động trực tiếp và gián tiếp đến giá bán sản phẩm, dịch vụ:

• Tác động trực tiếp đến giá thành: Một số chi phí như lương nhân viên quản lý, chi phí tiếp thị, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình quản trị sẽ được phân bổ trực tiếp vào giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Tác động gián tiếp đến cấu trúc chi phí: Các khoản chi như nghiên cứu - phát triển (R&D), chăm sóc khách hàng hay chi phí vận hành nội bộ tuy không trực tiếp cấu thành giá thành sản phẩm nhưng vẫn ảnh hưởng đến tổng chi phí và biên lợi nhuận.
• Ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh: Chi phí quản lý càng cao, hiệu quả kinh doanh có xu hướng giảm do biên lợi nhuận bị thu hẹp. Ngược lại, nếu tối ưu hóa tốt chi phí này, doanh nghiệp sẽ cải thiện hiệu suất vận hành và tăng tính cạnh tranh.
• Tác động đến khả năng cạnh tranh về giá: Doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí quản lý sẽ có nhiều lợi thế trong việc điều chỉnh giá bán linh hoạt, từ đó dễ dàng cạnh tranh hơn với đối thủ trên thị trường.

Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp

Tối ưu hoá quy trình vận hành

Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống quản trị rõ ràng và hiệu quả để kiểm soát chặt chẽ các hoạt động hằng ngày. Những công việc không quan trọng hoặc không mang lại giá trị có thể được cắt giảm nhằm hạn chế chi phí không cần thiết. Nếu quy trình mơ hồ, thiếu nhất quán thì sẽ dễ dẫn đến lãng phí thời gian, nhân lực và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.

Lựa chọn nhà cung cấp kỹ lưỡng

Chọn đối tác cung ứng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí quản lý. Trước khi ký kết, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ các yếu tố như chất lượng sản phẩm/dịch vụ, độ uy tín, khả năng đáp ứng, mức giá. Việc so sánh nhiều đơn vị cung cấp sẽ giúp đưa ra lựa chọn tối ưu, tránh rủi ro phát sinh ngoài dự tính.

Ứng dụng hệ thống ERP trong quản trị

Đầu tư vào công nghệ quản trị như ERP là một trong những giải pháp hiệu quả nhất để cắt giảm chi phí quản lý lâu dài. ERP cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung các nguồn lực như tài chính, nhân sự, vật tư và sản xuất trên một nền tảng duy nhất.

Với ERP, toàn bộ dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và đồng bộ giữa các phòng ban, giúp loại bỏ việc nhập liệu thủ công, tránh sai sót và rút ngắn thời gian ra quyết định. Nhà quản lý có thể theo dõi tình hình hoạt động và tài chính doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi mà không cần đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý để tổng hợp số liệu.

Tạm kết

Chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành ổn định và phát triển bền vững của mỗi tổ chức. Việc hiểu rõ các khoản chi phí này, biết cách hạch toán, theo dõi và tối ưu chúng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính tốt hơn, tạo nền tảng để tăng khả năng cạnh tranh, cải thiện hiệu suất và lợi nhuận. Trong bối cảnh thị trường nhiều biến động, tối ưu chi phí quản lý là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh và hướng đến sự phát triển lâu dài.

Tối ưu hiệu suất - Khẳng định đẳng cấp doanh nhân! Đừng để công việc bị gián đoạn vì thiết bị không đáp ứng kịp tốc độ phát triển của bạn. Hãy đầu tư vào một chiếc laptop doanh nhân mỏng nhẹ, hiệu năng mạnh mẽ, pin bền bỉ.

Xem thêm:

• Purchasing Manager là gì? Khám phá vai trò, kỹ năng cần có và mức lương hấp dẫn của trưởng phòng mua hàng
• Quản lý bán hàng là gì? Giải mã công việc “vừa lo số, vừa giữ người”