Hướng dẫn 3 cách đăng ký mã số thuế cá nhân đầy đủ và hiệu quả nhất cho người lao động

Trong hệ thống pháp luật của Việt Nam đang hiện hành hiện nay, có 3 cách đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động. Nó không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý cần tuân thủ, mà còn giúp cá nhân quản lý tài chính và thực hiện các giao dịch trong khuôn khổ pháp luật mà Nhà nước cho phép. Trước khi đi vào tham khảo cách đăng ký mã số thuế cá nhân là như thế nào, hãy cùng tìm hiểu mã số thuế cá nhân là gì nhé!

Mã số thuế cá nhân là gì?

Mã số thuế cá nhân là một chuỗi gồm 10 hoặc 13 chữ số và các ký tự, do cơ quan quản lý thuế cấp cho mỗi cá nhân khi họ thực hiện đăng ký thuế. Mã số này là duy nhất và không thay đổi suốt cuộc đời, được sử dụng để kê khai thu nhập, nộp thuế, tra cứu thông tin và quản lý các vấn đề thuế thu nhập cá nhân.

Căn cứ theo khoản 5 Điều 3 và Điểm a Khoản 2 Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019 số 38/2019/QH14, mã số thuế cá nhân gồm hai số đầu tiên là số phân khoảng tỉnh, bảy số tiếp theo là số xác định theo cấu trúc tăng dần từ 0000001 đến 9999999 và chữ số cuối cùng là chữ số kiểm tra. Ví dụ: Trong mã số thuế 0123456789, 01 là số phân khoảng, 2345678 là số xác định và 9 là chữ số kiểm tra.

Mã số thuế cá nhân không chỉ định danh mỗi cá nhân trong hệ thống thuế, mà còn giúp cơ quan thuế quản lý và xác định thông tin thuế của từng người dân, đảm bảo tính minh bạch, thuận tiện hơn trong việc quản lý thuế thu nhập cá nhân.

Lợi ích của việc đăng ký mã số thuế cá nhân

Việc đăng ký và sử dụng mã số thuế cá nhân mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho người lao động trong quá trình thực hiện các nghĩa vụ thuế, bao gồm các lợi ích như sau:

• Giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc

Mã số thuế cá nhân cho phép người lao động áp dụng các chính sách giảm trừ thuế dựa trên tình trạng gia cảnh và số người phụ thuộc. Điều này giúp giảm gánh nặng thuế thu nhập cá nhân một cách công bằng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người lao động trong việc quản lý tài chính cá nhân.

• Chiết khấu thuế thu nhập cá nhân

Người lao động có mã số thuế cá nhân được hưởng mức chiết khấu thuế thu nhập cá nhân theo quy định, giúp giảm số thuế phải nộp và tăng thu nhập sẵn có.

• Ưu đãi đối với những trường hợp khó khăn

Trong những tình huống bất đắc dĩ như người lao động bị bệnh hiểm nghèo, tai nạn bất ngờ hoặc bị ảnh hưởng bởi thiên tai, bão lũ,… việc sử dụng mã số thuế cá nhân có thể giúp người lao động được hưởng chính sách giảm thuế, hỗ trợ tài chính và giảm bớt gánh nặng trong thời gian khó khăn.

• Hoàn thuế khi nộp thừa

Nếu người lao động đã nộp thuế nhiều hơn số thuế cần phải trả, mã số thuế cá nhân giúp họ đơn giản hóa quy trình hoàn thuế, nhận lại số tiền thuế thừa một cách thuận tiện.

• Tiện lợi trong các dịch vụ liên quan đến thuế

Mã số thuế cá nhân cũng giúp người lao động tiếp cận và sử dụng các dịch vụ liên quan đến thuế một cách nhanh chóng và đơn giản hơn, bao gồm tra cứu thông tin, kê khai thuế, các dịch vụ tư vấn thuế.

Các đối tượng cần đăng ký mã số thuế cá nhân

Người có thu nhập thuộc trường hợp đóng thuế TNCN

Đối tượng cần đăng ký thuế thu nhập cá nhân là những người có thu nhập từ các nguồn khác nhau, và vượt quá mức thu nhập quy định phải đóng thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân, những đối tượng này bao gồm những người có thu nhập từ lương, tiền lương, cổ tức, lợi tức, thu nhập từ kinh doanh, từ bất động sản, chứng khoán, tiền lãi tiết kiệm, và các nguồn thu nhập khác.

Cụ thể, theo quy định mới, người có thu nhập trên mức 11 triệu đồng mỗi tháng, tương đương với 132 triệu đồng mỗi năm là những đối tượng thuộc trường hợp phải đóng thuế TNCN. Đối với những người này, việc đăng ký thuế thu nhập cá nhân là bắt buộc để thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật.

Người có cho người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Theo quy định của thông tư về thuế thu nhập cá nhân, người nộp thuế đã đăng ký và được cấp mã số thuế cá nhân có quyền được hưởng chính sách giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Đối tượng này bao gồm những người có người phụ thuộc như vợ/chồng, con cái dưới 18 tuổi, con cái đang học hành tới 24 tuổi hoặc con cái bị khuyết tật. Cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cá nhân tự động cho người phụ thuộc và người nộp thuế, khi họ đã kê khai giảm trừ gia cảnh, ngay cả khi chưa có mã số thuế cá nhân. Thủ tục này dựa trên thông tin được cung cấp trong Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh của người nộp thuế. Mỗi người phụ thuộc được hưởng mức giảm trừ là 4,4 triệu đồng tiền thuế mỗi tháng.

Quy định về giảm trừ gia cảnh giúp giảm bớt thuế phải nộp của người lao động, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho họ trong việc quản lý tài chính cá nhân và hỗ trợ cho các thành viên trong gia đình.

Người đại diện đứng đầu một công ty, tổ chức kinh doanh

Người đại diện đứng đầu một công ty, tổ chức kinh doanh là một trong những đối tượng cần đăng ký mã số thuế cá nhân, bắt buộc theo quy định của pháp luật thuế. Mã số thuế cá nhân của người đứng đầu sẽ được sử dụng để thực hiện các thủ tục kê khai và nộp thuế GTGT (Thuế Giá trị gia tăng), thuế tiêu thụ đặc biệt của tổ chức, cũng như các nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân của chính họ.

Với vai trò quan trọng trong việc quản lý và đại diện cho doanh nghiệp, người đứng đầu cần chịu trách nhiệm về việc thực hiện các nghĩa vụ thuế đúng đắn, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật thuế, giúp cơ quan thuế có cơ sở thông tin chính xác về thuế của doanh nghiệp và người đứng đầu, từ đó quản lý thuế hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong việc nộp thuế của tổ chức và cá nhân.

3 cách đăng ký mã số thuế cá nhân

Đăng ký mã số thuế cá nhân tại cơ quan thuế nhà nước

Cách đăng ký mã số thuế cá nhân đầu tiên là đăng ký tại cơ quan thuế nhà nước, đây là cách được nhiều người lựa chọn để thực hiện. Theo quy định tại Điều 31, Luật quản lý thuế và hướng dẫn chi tiết tại Tiết b, Khoản 9, Điều 7, Thông tư 105/2020/TTBTC, khi cá nhân nộp thuế thu nhập cá nhân không thông qua cơ quan chi trả thu nhập hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế, người nộp thuế cần nộp hồ sơ đăng ký thuế trực tiếp cho cơ quan thuế theo các bước sau:

Chuẩn bị hồ sơ, lý lịch

1. Tờ khai mẫu số 5 (có thể tải tại link: Mẫu số 05-ĐK-TCT), đã được điền đầy đủ thông tin cá nhân.
2. Bản photocopy Chứng minh nhân dân (CCCD) vẫn còn trong thời hạn hiệu lực nếu người đăng ký thuế là người Việt Nam.
3. Đối với người Việt đang ở nước ngoài hoặc người ngoại quốc sống ở Việt Nam, cần có bản photocopy hộ chiếu còn hiệu lực.
4. Nếu thu nhập đến từ các công ty, tổ chức hoặc cá nhân từ nước ngoài, bạn cần bổ sung bản sao văn bản bổ nhiệm từ công ty hoặc tổ chức lao động. Văn bản này cũng áp dụng cho người nước ngoài đang sinh sống tại Việt Nam nhưng nhận lương từ nước ngoài.
5. Trong trường hợp thu nhập đến từ hoa hồng mua bán, sang nhượng bất động sản hoặc sử dụng đất, cần có bản sao các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất và những khoản phí liên quan như chi phí trước bạ, tiền chuyển nhượng vốn,...

Các bước tiến hành

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo trường hợp quy định

Tùy thuộc vào tình huống cụ thể, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của trường hợp quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế phù hợp

Cá nhân có thể chọn nộp trực tiếp hồ sơ ở các địa điểm sau:

• Chi cục thuế tại nơi cư trú hoặc nơi đăng ký thường trú/tạm trú.
• Cục thuế tại địa chỉ thường trú tại Việt Nam đối với người nước ngoài sử dụng tiền viện trợ nhân đạo.
• Cục thuế quản lý nơi làm việc đối với người cư trú có thu nhập từ các tổ chức quốc tế, lãnh sự quán, đại sứ quán tại Việt Nam mà tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế.
• Cục thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với người cư trú có thu nhập từ các tổ chức hoặc cá nhân trả từ nước ngoài.

Bước 3: Nhận kết quả và mã số thuế

Sau khi nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và thông báo kết quả cũng như cung cấp mã số thuế cá nhân cho người đăng ký. Nếu cần, bạn có thể tra cứu mã số thuế trên trang web của Cục thuế.

Đăng ký mã số thuế cá nhân qua đơn vị chi trả thu nhập

Cách đăng ký mã số thuế cá nhân thứ hai là đăng ký qua đơn vị chi trả thu nhập cho cá nhân. Thông thường, khi đi làm, nhiều người sẽ ủy quyền cho đơn vị nơi họ làm việc để đăng ký và nộp thuế thay cho mình. Quy trình này giúp công ty hoặc tổ chức mà họ làm việc đảm nhận việc thủ tục thuế, tiết kiệm thời gian và công sức cho cá nhân.

Theo quy định tại Tiết a, Khoản 9, Điều 7 của Thông tư 105/2020/TTBTC, nếu ai nhờ công ty, doanh nghiệp mà họ làm việc đăng ký mã số thuế giúp thì cần cung cấp đầy đủ thông tin, hồ sơ cần thiết và thực hiện quy trình ủy quyền cho công ty đó.

Chuẩn bị hồ sơ, lý lịch

1. Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân: Đây là tài liệu xác nhận cho phép đơn vị chi trả thu nhập thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế thay cho cá nhân.
2. Bản sao giấy tờ cá nhân:
   • Nếu cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Bản sao Chứng minh nhân dân (CCCD) hoặc Thẻ căn cước công dân (CMND) còn hiệu lực.
   • Nếu cá nhân có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam đang sinh sống ở nước ngoài: Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực.

Lưu ý: Trong trường hợp người lao động nộp thuế tại nhiều đơn vị/cơ quan chi trả thu nhập trong cùng một kỳ nộp thuế, cá nhân chỉ cần ủy quyền đăng ký thuế tại một cơ quan chi trả thu nhập để nhận được mã số thuế. Sau đó, cá nhân cần thông báo mã số thuế đã nhận được cho các đơn vị khác để sử dụng trong việc kê khai và nộp thuế.

Các bước tiến hành

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Cá nhân chuẩn bị hồ sơ cần nộp cho đơn vị hoặc doanh nghiệp làm đại diện.

Bước 2: Nộp hồ sơ và chờ xử lý

• Đơn vị/doanh nghiệp chi trả thu nhập tổng hợp thông tin đăng ký thuế của người lao động vào tờ khai đăng ký thuế Mẫu số 05-ĐK-TCT (dựa vào giấy ủy quyền và giấy tờ cá nhân kèm theo).
• Đơn vị/doanh nghiệp nộp tờ khai đăng ký thuế Mẫu số 05-ĐK-TCT trực tiếp tại cơ quan thuế có thẩm quyền tại địa chỉ đặt trụ sở kinh doanh.

Bước 3: Nhận kết quả

• Cơ quan thuế xem xét và thực hiện cấp mã số thuế cho người lao động.
• Cơ quan thuế trả kết quả về cho đơn vị/doanh nghiệp.
• Người lao động nhận kết quả từ đơn vị/doanh nghiệp nơi họ đã nộp hồ sơ.

Đăng ký mã số thuế cá nhân online

Cuối cùng, cách đăng ký mã số thuế cá nhân được nhiều người lựa chọn nhất hiện nay là đăng ký online.

Các bước tiến hành

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin Thuế điện tử

Truy cập trang web của Cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế Việt Nam tại theo đường link sau:

https://thuedientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Đăng nhập hoặc Đăng ký tài khoản

• Nếu chưa có tài khoản, lựa chọn mục Doanh nghiệp để đăng ký tài khoản mới với cơ quan Thuế.
• Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử bằng tài khoản giao dịch điện tử của cơ quan thuế.

Bước 3: Thực hiện Đăng ký mã số thuế

• Chọn mục Đăng ký thuế và sau đó chọn Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT.
• Chọn hồ sơ 05-ĐK-TH-TCT để điền thông tin tờ khai đăng ký mã số thuế cá nhân.

• Nhập chính xác thông tin của người lao động cần đăng ký mã số thuế.

Bước 4: Nộp hồ sơ và Tra cứu kết quả

• Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn Hoàn thành kê khai và Nộp hồ sơ đăng ký thuế để hoàn tất quy trình.