WMS là gì? Tìm hiểu đặc điểm của hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System)

Để biết WMS là gì, cũng như tầm quan trọng và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp, các bạn hãy tham khảo những thông tin dưới đây.

WMS là gì? Đặc điểm của hệ thống quản lý kho hàng WMS

WMS là gì? WMS (Warehouse Management System) là một giải pháp đặc biệt được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý hàng hóa. Nó chủ yếu tập trung vào việc theo dõi và kiểm soát quá trình xuất nhập kho, quản lý hàng tồn và vận chuyển, hỗ trợ hiệu quả trong hoạt động bán hàng và quản lý đặt hàng từ nhà cung cấp.

Phần mềm quản lý kho WMS cung cấp giải pháp toàn diện để tối ưu hóa các quy trình liên quan đến quản lý kho hàng trong doanh nghiệp. Bằng cách này, nó giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về mọi hoạt động của kho. Không những thế, WMS còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa sử dụng lao động, quản lý nhà kho và trang thiết bị.

Hệ thống quản lý kho WMS đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận, thông báo tức thì về số lượng tồn kho khi có đơn đặt hàng. Điều này loại bỏ nhu cầu kiểm tra tồn kho sản phẩm bằng cách thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. WMS không chỉ là một công cụ hiệu quả mà còn là một bước tiến quan trọng trong việc nâng cao quản lý kho hàng và tối ưu hóa các quy trình liên quan.

Xem thêm: Mách bạn cách chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn

Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS có lợi ích gì?

Ngoài việc biết được WMS là gì, các bạn cũng nên biết lợi ích khi sử dụng hệ thống WMS. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng của việc sử dụng hệ thống WMS mà các bạn có thể tham khảo:

Giảm chi phí vận hành

Hệ thống WMS giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành đáng kể. Tính tự động hóa quy trình quản lý kho giảm thiểu sự phụ thuộc vào lao động và giảm chi phí liên quan đến kho bãi, nhân sự và thiệt hại hàng hóa. Các quy trình thủ công được thay thế bằng giải pháp tự động, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Cập nhật tồn kho theo thời gian thực

Hệ thống WMS cung cấp thông tin tồn kho trong thời gian thực, giúp bộ phận kho và kinh doanh có cái nhìn chính xác về tình trạng hàng hóa. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa, tối ưu hóa quy trình đặt hàng và đảm bảo nguồn cung liên tục.

Cảnh báo tồn kho tối thiểu

Hệ thống tự động cảnh báo khi tồn kho tiếp cận mức tối thiểu, giúp doanh nghiệp duy trì mức lưu trữ an toàn mà không gây lãng phí. Việc có cảnh báo này giúp kế hoạch mua hàng mới được thực hiện một cách hiệu quả.

Tăng năng suất lao động

WMS cho phép phân công nhiệm vụ một cách hiệu quả, giúp dự báo số lượng lao động cần thiết. Tự động hóa quy trình làm việc giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt công việc thủ công và giảm thiểu sai sót nhân viên.

Cải thiện bảo mật

So với việc sử dụng các phương tiện như Excel, hệ thống WMS cung cấp mức độ bảo mật cao hơn. Quản lý quyền truy cập giúp ngăn chặn nhân viên truy cập vào thông tin không đúng và đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng được bảo vệ chặt chẽ.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS có mấy loại?

Có hai loại hệ thống quản lý kho hàng (WMS) phân loại dựa trên tính kết nối bao gồm hệ thống độc lập và hệ thống tích hợp. Theo cấu trúc nền tảng, WMS được phân thành hai loại là giải pháp tại chỗ và trên đám mây, cụ thể như sau:

Hệ thống độc lập và tích hợp

Hệ thống quản lý kho tích hợp thường kết hợp với hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), liên kết chức năng quản lý kho với sản xuất, bán hàng và kế toán. Dữ liệu giữa các bộ phận này được chia sẻ, giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp. Ví dụ, trong hệ thống tích hợp, quản lý có thể theo dõi sản phẩm bán chạy và điều chỉnh quy mô lưu trữ hàng dựa trên thông tin này.

Ngược lại, hệ thống quản lý kho độc lập tập trung chủ yếu vào chức năng kho, không liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác như bán hàng hay kế toán. Nó thường quản lý chi tiết từng hoạt động trong kho.

Hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây

Giải pháp WMS tại chỗ

WMS tại chỗ là phần mềm mua một lần và cài đặt trên máy tính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo trì cả phần cứng và phần mềm. Mặc dù mang lại sự kiểm soát chặt chẽ về dữ liệu, nhưng điều này đi kèm với chi phí trả trước lớn và khó tăng giảm quy mô.

Ưu điểm:

• Toàn quyền kiểm soát về thiết kế và tính năng.
• Không có chi phí đăng ký, chỉ cần chi trả phí lắp đặt và bảo trì một lần.
• Hệ thống được triển khai tại nơi làm việc.

Nhược điểm:

• Khó tăng giảm quy mô.
• Yêu cầu đội ngũ công nghệ thông tin nội bộ để bảo trì.
• Tính bảo mật dữ liệu không cao.

Hệ thống WMS trên đám mây

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, WMS trên đám mây là lựa chọn chi phí hiệu quả. Hệ thống này thường được tính phí dựa trên nguyên tắc đăng ký, với dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ từ xa. Việc bảo trì và cập nhật phần mềm do nhà cung cấp quản lý.

Ưu điểm:

• Chi phí linh hoạt theo nhu cầu sử dụng.
• Dễ dàng điều chỉnh quy mô.
• Bảo mật dữ liệu cao hơn so với WMS tại chỗ.
• Truy cập hệ thống mọi nơi, mọi lúc.

Nhược điểm:

• Không phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình phức tạp.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS: Những tính năng cần có

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hiệu quả hóa quá trình quản lý và vận hành trong kho. Dưới đây là một số tính năng cơ bản mà một WMS cần có:

Quản lý không gian kho:

• Phân bổ và quản lý không gian kho một cách hiệu quả, đảm bảo sự tối ưu hóa của vị trí lưu trữ.
• Theo dõi sự thay đổi và cập nhật về cấu trúc không gian kho.

Theo dõi tồn kho:

• Cập nhật số lượng hàng hóa tồn kho theo thời gian thực, giúp theo dõi và kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn.
• Truy cập thông tin tồn kho từ mọi nơi, đặc biệt khi sử dụng hệ thống WMS trên đám mây.

Nhập, xuất kho:

• Thực hiện quá trình nhập, xuất kho hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác, thường thông qua quét mã vạch hoặc mã QR.
• Đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong dữ liệu kho.
• Cập nhật thông tin về đơn đặt hàng để quản lý sắp xếp và xử lý hàng hóa một cách hiệu quả.
• Theo dõi tình trạng đơn hàng và thông báo về các sự kiện quan trọng.

Quản lý vận chuyển:

• Lập kế hoạch và quản lý lịch giao hàng.
• Cập nhật tình trạng giao hàng của từng đơn để thông báo cho khách hàng và bộ phận liên quan.

Quản lý nhân sự:

• Giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên kho.
• Theo dõi và đánh giá công việc của nhân viên dựa trên dữ liệu lưu trữ trong hệ thống.

Quản lý kho bãi:

• Cho phép quản lý nhiều kho trên cùng một hệ thống.
• Tối ưu hóa cách sắp xếp hàng hóa trong từng kho và phân luồng xe để tối ưu hóa quá trình quản lý kho.

Báo cáo:

• Cung cấp báo cáo chi tiết và cập nhật theo thời gian thực.
• Hỗ trợ quản lý trong việc phân tích dữ liệu và đưa ra chiến lược xuất, nhập kho, cũng như phát hiện và xử lý vấn đề kịp thời.

Tính năng này giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình quản lý kho, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất làm việc.

Sự khác nhau giữa hệ thống ERP và WMS là gì?

Sự khác biệt giữa hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) và WMS (Warehouse Management System) có thể được thấy rõ qua nhiều khía cạnh:

Bản chất và liên kết:

• ERP: Là hệ thống chặt chẽ, tích hợp đầy đủ các tính năng và có khả năng liên kết với mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nó tập trung vào việc cung cấp thông tin tổng thể và hỗ trợ quyết định kinh doanh.
• WMS: Là hệ thống độc lập được sử dụng để quản lý các hoạt động trong kho và thường cần được kết nối và hỗ trợ bởi các phần mềm khác, như ERP.

Mục tiêu:

• ERP: Mục tiêu chủ yếu là tạo ra điều kiện thuận lợi cho quản lý và báo cáo tài chính, đồng thời tối ưu hóa các quy trình kinh doanh cho toàn bộ doanh nghiệp.
• WMS: Mục tiêu là kiểm tra, giám sát, lên kế hoạch và báo cáo các hoạt động liên quan đến việc quản lý kho hàng.

Chuyên môn:

• ERP: Là phần mềm quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán và nhiều khía cạnh khác.
• WMS: Tập trung chủ yếu vào quản lý kho hàng, giúp theo dõi từng mặt hàng tồn kho và các hoạt động vận chuyển.

Phạm vi sử dụng:

• ERP: Là một giải pháp phức tạp và tổng thể, được tích hợp với nhiều giải pháp khác nhau để hỗ trợ nhiều hoạt động kinh doanh.
• WMS: Là một giải pháp đơn giản hơn, tập trung chủ yếu vào quản lý kho hàng.

Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của mình để có thể chọn được giải pháp phù hợp, có thể là ERP, WMS hoặc kết hợp cả hai tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể.

Chọn phần mềm quản lý kho WMS cần lưu ý gì?

Khi chọn phần mềm quản lý kho WMS, các doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chọn phần mềm WMS có giao diện dễ sử dụng để tiết kiệm thời gian đào tạo cho nhân viên kho và tránh sai sót trong vận hành kho.
• Xem xét chi phí bảo trì hàng năm, tính phù hợp với mô hình kinh doanh và hiệu suất làm việc của phần mềm WMS.
• Đảm bảo khả năng tích hợp với các thiết bị và phần mềm khác để tối ưu hóa quản lý và xuất nhập hàng hóa.
• Quan trọng là cần có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp để giải quyết sự cố và đào tạo người sử dụng.

Kết luận

WMS là gì, các bạn đã biết rồi phải không? Với doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và thương mại, việc quản lý kho đóng vai trò quan trọng không thể phủ nhận. Bằng cách quản lý tốt quá trình xuất nhập kho, WMS giúp giảm chi phí quản trị và tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân sự. Đồng thời, nhà quản lý có khả năng dễ dàng theo dõi tình trạng tồn kho, nhanh chóng phát hiện sự cố và đưa ra chiến lược kinh doanh linh hoạt và hiệu quả.

Xem thêm:

• Đừng bỏ qua 6 phần mềm quản lý kho tốt nhất 
• Phần mềm quản lý bán hàng là gì? Top 13 phần mềm bán hàng được ưa chuộng nhất

Để quản lý kho một cách tối ưu, ngoài phần mềm WMS các bạn cũng nên có một chiếc máy tính bảng để dễ dàng thực hiện các thao tác. Tham khảo ngay các mẫu máy tính bảng đang bán ở FPT Shop tại đây.

• Máy tính bảng