Định dạng có điều kiện trong Google Sheets là gì? Hướng dẫn cách thực hiện chi tiết

Định dạng có điều kiện trong Google Sheets là một tính năng mạnh mẽ giúp người dùng dễ dàng làm nổi bật những dữ liệu quan trọng hoặc phân tích kết quả dựa trên các quy tắc được đặt ra. Bài viết sau sẽ giải thích rõ định dạng có điều kiện là gì và hướng dẫn cách thực hiện hiệu quả.

Định dạng có điều kiện trong Google Sheets là gì?

Định dạng có điều kiện trong Google Sheets là phương tiện thay đổi cách mà ô được hiển thị trên trang tính. Bạn có thể phân loại và xác thực giá trị với các dữ liệu số, ngày tháng năm, văn bản,… một cách tiện lợi.

Ví dụ: Bạn có thể đặt điều kiện cho một ô nào đó là nếu giá trị lớn hơn 5 thì màu nền của ô sẽ đổi sang màu vàng để làm nổi bật các giá trị quan trọng.

Lợi ích của tính năng định dạng có điều kiện trong Google Sheets

Làm nổi bật dữ liệu quan trọng

Định dạng có điều kiện cho phép bạn tự động thay đổi màu sắc, kiểu chữ hoặc định dạng của các ô dựa trên giá trị của dữ liệu, giúp bạn dễ dàng xác định các dữ liệu quan trọng, chẳng hạn như các giá trị lớn nhất, nhỏ nhất hoặc dữ liệu vượt quá ngưỡng.

Tiết kiệm thời gian và công sức

Thay vì phải định dạng từng ô thủ công, tính năng này giúp bạn tự động hóa quá trình thực hiện dựa trên các quy tắc cụ thể. Chỉ cần thiết lập quy tắc một lần, Google Sheets sẽ tự động áp dụng định dạng đó cho toàn bộ bảng dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong việc hiển thị thông tin.

Giúp phân tích dữ liệu dễ dàng hơn

Với định dạng có điều kiện, bạn có thể dễ dàng so sánh các giá trị dữ liệu trực quan hơn thông qua các màu sắc và định dạng khác nhau. Ví dụ, bạn có thể dùng màu đỏ để hiển thị những giá trị dưới ngưỡng hoặc những mục cần chú ý, dùng màu xanh để thể hiện các dữ liệu tốt. Từ đó, bạn có thể dễ dàng nhận ra xu hướng, sự khác biệt hoặc mối quan hệ giữa các dữ liệu mà không cần phân tích phức tạp.

Tăng tính chuyên nghiệp cho bảng tính

Sử dụng định dạng có điều kiện giúp bảng tính trở nên rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn. Bảng tính có màu sắc và định dạng hợp lý sẽ dễ theo dõi và thuyết phục hơn khi bạn trình bày cho đồng nghiệp hoặc đối tác. Tính năng này đặc biệt quan trọng khi bạn làm việc trong các dự án yêu cầu quản lý dữ liệu lớn hoặc phức tạp.

Giảm thiểu sai sót trong quản lý dữ liệu

Tính năng này còn giúp bạn giảm thiểu sai sót trong việc quản lý dữ liệu. Khi bạn thiết lập quy tắc rõ ràng, các dữ liệu không đúng hoặc không khớp với điều kiện sẽ tự động được đánh dấu, giúp bạn nhanh chóng phát hiện và xử lý những lỗi này một cách chính xác hơn.

Cách dùng tính năng định dạng có điều kiện trong Google Sheets

Các bước định dạng có điều kiện trong Google Sheets

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở một bảng tính trong Google Sheets.

Bước 2: Chọn dải ô mà bạn muốn định dạng.

Bước 3: Chọn mục Định dạng trên thanh công cụ.

Bước 4: Chọn Định dạng có điều kiện.

Bước 5: Ở mục Quy tắc định dạng, bạn có thể chọn điều kiện cho quy tắc của bạn.

Bước 6: Có rất nhiều quy tắc như văn bản chính xác, lớn hơn, nhỏ hơn,...

Bước 7: Ví dụ, bạn chọn điều kiện là Lớn hơn, với giá trị cụ thể là 180000000000.

Bước 8: Bạn có thể tùy chỉnh kiểu định dạng như in đậm, in nghiêng, gạch chân, màu sắc,...

Bước 9: Cuối cùng, bạn nhấn Xong là sẽ có kết quả định dạng như ý muốn.

Bước 10: Bên cạnh cách định dạng đơn sắc, bạn có thể chọn định dạng theo thang màu. Hãy nhấn vào mục Thang màu và tùy chỉnh tương tự.

Bước 11: Bạn sẽ có kết quả như hình.

Các bước định dạng có điều kiện theo công thức trong Google Sheets

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở một bảng tính trong Google Sheets.

Bước 2: Chọn dải ô mà bạn muốn định dạng.

Bước 3: Chọn mục Định dạng trên thanh công cụ.

Bước 4: Chọn Định dạng có điều kiện.

Bước 5: Ở phần quy tắc định dạng, bạn chọn Công thức tùy chỉnh là.

Bước 6: Sau đó, bạn nhập công thức cụ thể vào ô Giá trị hoặc công thức. Ví dụ, bạn muốn định dạng cho ô có giá trị lớn nhất trong số các giá trị ở dòng 2 (như hình), bạn nhập công thức là =$2:$2=max(2:2). Nếu muốn điều chỉnh màu sắc và kiểu chữ, bạn có thể tùy chỉnh ở mục Kiểu định dạng.

Bước 7: Cuối cùng, bạn nhấn Xong là hoàn thành.

Tạm kết

Trên đây là thông tin về những lợi ích và cách sử dụng chi tiết tính năng định dạng có điều kiện trong Google Sheets. Hy vọng bài viết trên đã giúp ích cho bạn. Chúc bạn thực hiện thành công!

Laptop MSI được yêu thích nhờ hiệu năng mạnh mẽ và tính bền bỉ cao. FPT Shop có nhiều mẫu mã đẹp và giá tốt dành cho bạn. Xem ngay:

Laptop MSI

Xem thêm:

• Cách tạo Google Sheets và cách sử dụng các tính năng của công cụ này hiệu quả nhất
• Hướng dẫn cách tải file Google Sheetss về điện thoại nhanh chóng và đơn giản