10 tính năng của Google Office mà bạn chưa biết

Google Office là một trong những đối thủ hàng đầu của Microsoft về mặt ứng dụng văn bản. Các tính năng của Google Office mà bạn chưa biết trong Docs, Sheets là khá tốt không thua kém gì Word và  Excel của Microsoft cả.

Để đối đầu với Microsoft Office, các nhà phát triển ứng dụng đến từ Google đã tung ra rất nhiều bản nâng cấp với nhiều cải tiến tích cực cho Google Docs, Google Sheets. Sau đây FPTShop xin chia sẽ đến các bạn các tính năng của Google Office mà bạn chưa biết nhưng lại rất hữu ích được bổ sung trong các bản cập nhật mới gần đây.

>>> Nếu sử dụng Macbook mời bạn download office cho macbook air

1/ Biểu đồ tự động 

Biểu đồ tự động là một tính năng của Google Office( Sheets). Đây là một chức năng tự động từ công cụ Explore (khám phá) trên Google Sheets. Nó sẽ tự tra và tìm xem có dữ liệu có khả năng tạo biểu đồ không. Nếu có thì biểu tượng Explore bên góc trái chuyển xanh lá (không có màu xám) và ta nhấn vào đó để xem các biểu đồ được tạo ra từ dữ liệu đã tìm được. Bạn có thể bấm vào biểu đồ để điều chỉnh kích thước và kéo – thả vào bảng tính.

2/ Dàn bài tự động 

Để lập dàn bài tự động, bạn chọn chức năng “ Document Outline” (đường viền tài liệu) ở menu Tools(công cụ). Dàn bài sẽ tự động được cập nhật theo một thanh điều hướng bên tay trái tài liệu mỗi khi bạn nhập hoặc định dạng “heading” tiêu đề của tài liệu mình. Bạn có thể nhảy đến tài liệu tương ứng khi nhấp vào các tiêu đề trên thanh điều hướng đó. Đây là một trong những tính năng của Google Office mà bạn chưa biết rất có ích trong công việc của bạn

3/ Bản đồ tùy chỉnh, dùng chung 

Ứng dụng Google My Maps có thể truy cập bằng cách nhấn “New” ở trang chủ Google Drive-> chọn “More” trong menu và Google My Maps nằm ở dòng cuối cùng. Ứng dụng này cũng có trong Menu của Google Map. Với ứng dụng này bạn có thể tạo ra các bản đồ tùy chỉnh thông qua Google Maps. Ví dụ như tạo một hành trình đi bộ từ nhà đến nơi làm việc của bạn. Bản đồ chưa hành trình này sẽ được tự động lưu trữ vào Google Drive và bản đồ này có thể share cho nhiều người dưới dạng tập tin. Đây cũng là một trong những tính năng của google Office mà bạn chưa biết nhưng lại khá là hữu dụng cho việc đi phượt theo nhóm.

4/ Vô hiệu hóa việc tải về, in ấn, sao chép tập tin chia sẻ 

Khi bạn chia sẽ tài liệu với người khác mà bạn chỉ muốn mọi người xem chứ không được phép sử dụng các thao tác khác như tải về, in ấn…  Bạn có thể thực hiện được điều này với chỉ với hai tích vào  hai mục mở rộng trong phần “Advanced” (nâng cao) ở cửa sổ chia sẽ tài liệu.

5/ Tải lên tập tin bằng cách kéo-thả 

Khi sử dụng Google Driver, bạn có thể tải tập tin lên nhanh chóng mà không cần tra địa chỉ bằng cách kéo nó vào một thư mục hoặc danh sách trên Google Drive. Tính năng của Google Office mà bạn chưa biết này khá hữu ích khi chúng ta sử dụng laptop hay máy tính màn hình lớn có thể mở trình duyệt và trình quản lý tập tin cùng lúc.

6/ Tạo sách điện tử - một tính năng của Google Office mà bạn chưa biết nhưng có giá trị cao

Bạn có thể sản xuất trực tiếp ra sách điện tử ebook một cách dễ dàng (có thể chứa cả hình ảnh) từ Google Docs bằng cách xuất tài liệu ra định dạng .epub, có thể được đọc trên thiết bị điện tử hỗ trợ định dạng này. Để thực hiện chọn “Dowload as” trên thanh công cụ rồi chọn “EPUB Publication”

7/ Nhận xét nhanh, ghi chú đoạn văn:

Đây là một trong những tính năng của Google Office có thể giúp bạn biết mình đang đọc tới đâu hay là cần ghi nhớ điều gì. Bạn có thể ghi chú về một đoạn văn, tiêu đề bằng cách tô đen đoạn văn bản đó. Sau đó sẽ xuất hiện một mục tròn bên tay trái phần văn bản. Nhấn vào đó sẽ xuất hiện một bảng nhỏ và có thể ghi chú những điều mình muốn về đoạn văn đã chọn trong bản này. Phần ghi chú này sẽ trở thành một thẻ bài ẩn xuất hiện khi bạn đọc đến đoạn văn đã chọn. Mổi ghi chú sẽ làm xuất hiện một thẻ bài tương ứng với đoạn văn bản đã chọn.

8/ Nhập bằng tiếng nói và khẩu lệnh

“Voice typing” là một tính năng của Google Office mà bạn chưa biết, nó chỉ xuất hiện ở trình duyệt Chrome. Tính năng này nằm trong mục Tools trên thanh công cụ của Google Docs. Nó có khả năng chuyển lời nói thành văn bản cách chính xác nếu bạn nói rõ ràng và chậm rãi (bạn có thể sử dụng headphone để cải thiện độ chính xác cho lời nói). Google Docs có thể nhận diện hơn 40 ngôn ngữ trên thế giới (có cả tiếng Việt). Bạn thậm chí có thể định dạng , chỉnh sửa cũng như điều hướng văn bản bằng tiếng nói. Công cụ này sẽ nhận diện một số cụm từ xem đâu là lệnh, khi đó nó sẽ tạm dừng ghi chép để thực hiện các lệnh đã nhận diện. Một số lệnh cơ bản như  : "select word” (chọn từ), "select all” (chọn tất cả), "align right” (canh phải), "go to end of page” (đi đến cuối trang), v.v ...

9/ Tìm theo biểu thức

Google Docs có thể tìm kiếm theo biểu thức như trong Google Sheets và các ứng dụng bảng tính khác. Nghĩa là thay vị tìm theo những từ, cụm từ hay ký tự văn bản cụ thể thì bạn có thể tìm theo từ hay cụm từ không ở cùng nhau bằng biểu thức chính quy( ví dụ như tìm kiếm từ “vui” hoặc “buồn” bạn tìm theo cú pháp  “vui|buồn”). Để thực hiện điều này bạn cần tích vào mục “Match using regular expressions” trong bảng “Find and Replace…” được mở bằng cách chọn mục có tên tương tự ở menu Edit. Ở trang trợ giúp cho các tính năng của Google Office này có mục giúp bạn tìm ra một số biểu thức thông thường cho loại tìm kiếm này.

10/ Tìm file bằng ngôn ngữ tự nhiên 

Khả năng tìm kiếm trong Google Drive có trình xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) tương tự như trang tìm kiếm chính của Google. Vì vậy bạn có thể gõ cụm từ tìm kiếm theo văn nói vào ô tìm kiếm để tìm các tập tin được lưu trữ trên Google Drive. Ví dụ: “tìm tập tin A” hoặc “tìm văn bản trong ngày 20/11/20xx”.

Kết luận:

Trên đây là 10 tính năng của ứng dụng Google Office rất có ích trong công việc lưu trữ tài liệu, bảng tính. Hy vọng bạn sẽ thành công thi áp dụng tất cả các thủ thuật ở trên.

PhátNT

Nguồn: PCWORLD