Hóa đơn là chứng từ quan trọng giúp ghi nhận thông tin giao dịch giữa các bên. Cùng với xu hướng chuyển đổi số, hóa đơn điện tử dần thay thế phương thức sử dụng hóa đơn giấy nhờ khả năng quản lý dữ liệu nhanh chóng và thuận tiện hơn. Cùng tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì tại phần nội dung dưới đây.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin giao dịch. Loại hóa đơn này được tạo lập, ký số, gửi nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.

Khác với hóa đơn giấy được in trên các mẫu chứng từ vật lý, hóa đơn điện tử tồn tại dưới dạng dữ liệu số. Nội dung trên hóa đơn vẫn bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết như tên hàng hóa, dịch vụ, thông tin người bán, người mua, giá trị giao dịch, thuế và các dữ liệu liên quan.

Đặc điểm của hóa đơn điện tử là gì?

Lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử

Hóa đơn điện tử được lập thông qua phần mềm hoặc hệ thống quản lý hóa đơn thay vì ghi chép thủ công trên giấy. Sau khi phát hành, dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống điện tử để phục vụ việc quản lý, kiểm tra và tra cứu khi cần thiết.

Phương thức lưu trữ này giúp doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy, đồng thời thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm thông tin giao dịch theo thời gian, mã hóa đơn hoặc các dữ liệu liên quan.

Có chữ ký số xác nhận

Chữ ký số là một thành phần quan trọng trong hóa đơn điện tử, giúp xác nhận danh tính của đơn vị phát hành và đảm bảo dữ liệu hóa đơn không bị thay đổi trong quá trình truyền nhận.

Thông qua chữ ký số, các bên liên quan có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, đồng thời tăng mức độ tin cậy trong các giao dịch điện tử.

Có thể gửi qua hệ thống online

Hóa đơn điện tử cho phép người bán gửi hóa đơn cho người mua thông qua email, phần mềm quản lý hoặc các hệ thống kết nối điện tử. Người mua không cần nhận bản giấy trực tiếp mà vẫn có thể kiểm tra thông tin giao dịch.

Điều này đặc biệt phù hợp với các hoạt động kinh doanh hiện nay khi nhiều giao dịch được thực hiện trực tuyến hoặc có khoảng cách địa lý giữa người bán và người mua.

Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế giúp xác thực thông tin hóa đơn và hỗ trợ quá trình quản lý dữ liệu.

Loại hóa đơn này thường được áp dụng với các tổ chức, cá nhân thuộc nhóm sử dụng hóa đơn có mã theo quy định.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập và gửi cho người mua mà không cần mã xác thực của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn này cần đáp ứng các điều kiện theo quy định về hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn được tạo lập trực tiếp từ thiết bị bán hàng có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hình thức này phù hợp với các lĩnh vực có hoạt động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng như bán lẻ, ăn uống, dịch vụ. Việc lập hóa đơn từ máy tính tiền giúp quá trình xuất hóa đơn diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ

Việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu sử dụng giấy in, chi phí vận chuyển và không gian lưu trữ chứng từ. Dữ liệu hóa đơn được quản lý trên hệ thống điện tử thay vì phải bảo quản số lượng lớn hồ sơ giấy.

Đối với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, phương thức này giúp đơn giản hóa việc quản lý hóa đơn phát sinh trong quá trình hoạt động.

Thuận tiện quản lý và tra cứu dữ liệu

Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số nên việc tìm kiếm thông tin trở nên nhanh chóng hơn. Doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn theo nhiều tiêu chí như thời gian phát hành, mã hóa đơn hoặc thông tin giao dịch.

Khả năng quản lý tập trung cũng giúp quá trình kiểm tra, đối chiếu chứng từ diễn ra thuận tiện hơn so với phương thức lưu trữ thủ công.

Hạn chế sai sót khi lập hóa đơn

Các phần mềm hóa đơn điện tử thường tích hợp các công cụ kiểm tra thông tin trước khi phát hành, từ đó hạn chế một số lỗi thường gặp trong quá trình lập hóa đơn.

Trong trường hợp cần điều chỉnh thông tin, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình điện tử thay vì phải xử lý hoàn toàn bằng chứng từ giấy.

Hóa đơn điện tử khác gì hóa đơn giấy?

Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, hai hình thức này có sự khác biệt về cách tạo lập, gửi, lưu trữ và tra cứu. Cụ thể:

Về hình thức: Hóa đơn điện tử tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử, trong khi hóa đơn giấy được thể hiện trên bản giấy.
Về cách lập: Hóa đơn điện tử thường được lập thông qua phần mềm hoặc hệ thống điện tử; hóa đơn giấy được viết hoặc in trên mẫu hóa đơn.
Về lưu trữ: Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu trên hệ thống, còn hóa đơn giấy cần được bảo quản trong hồ sơ, chứng từ.
Về gửi cho người mua: Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email, phần mềm hoặc hệ thống điện tử. Với hóa đơn giấy, người mua thường nhận trực tiếp bản giấy.
Về tra cứu: Hóa đơn điện tử có thể được tìm kiếm và tra cứu trên hệ thống, trong khi hóa đơn giấy thường cần kiểm tra trong hồ sơ lưu trữ.

Nhìn chung, hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có cùng mục đích ghi nhận giao dịch, nhưng khác nhau chủ yếu ở phương thức tạo lập, quản lý, gửi nhận và lưu trữ thông tin.

Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn phải thực hiện lập hóa đơn điện tử theo quy định.

Việc triển khai hóa đơn điện tử được thực hiện theo Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn liên quan. Quy định này nhằm thống nhất phương thức quản lý hóa đơn, tăng khả năng kiểm soát dữ liệu và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính.

Tạm kết

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì, đặc điểm và vai trò của loại chứng từ này trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu thuận tiện hơn mà còn góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong công tác tài chính và giao dịch.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop phục vụ học tập, làm việc hoặc xử lý các tác vụ văn phòng, hãy tham khảo các mẫu laptop chính hãng tại FPT Shop với nhiều lựa chọn về cấu hình, thiết kế và mức giá phù hợp.

Xem thêm: