Chữ ký số là gì? Khám phá ngay định nghĩa, lợi ích vượt trội và các loại hình ký số phổ biến hiện nay

Ngày càng nhiều cá nhân và doanh nghiệp chuyển sang giao dịch và xác minh thông tin qua môi trường số để nâng cao hiệu quả và giảm bớt thủ tục rườm rà. Trong quá trình này, "Chữ ký số là gì?" là câu hỏi được nhiều người quan tâm. Chữ ký số không chỉ đảm bảo tính pháp lý và an toàn mà còn mang lại sự tiện lợi cho các giao dịch trực tuyến. Hiểu rõ khái niệm, lợi ích và các loại chữ ký số sẽ giúp bạn dễ dàng chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là gì? Theo khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được định nghĩa như sau:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Hiểu đơn giản, chữ ký số là một dạng “chữ ký điện tử” có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay hoặc con dấu truyền thống. Công cụ này được dùng để xác minh danh tính và đảm bảo nội dung văn bản điện tử không bị thay đổi. Trong khi chữ ký tay gắn liền với giấy tờ thì chữ ký số xuất hiện trên các tài liệu số như hóa đơn điện tử, hợp đồng trực tuyến, giao dịch tài chính và văn bản hành chính điện tử.

Một chữ ký số cá nhân thông thường sẽ đi kèm với các thông tin như:

• Tên người sử dụng: chính là cá nhân hoặc tổ chức được cấp chứng thư số;
• Tên đơn vị cung cấp dịch vụ: là tổ chức chứng thực chữ ký số được cấp phép hoạt động, ví dụ như VNPT, Viettel-CA, FPT-CA,...

Chữ ký số không chỉ giúp tăng độ tin cậy trong các giao dịch trực tuyến mà còn góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số an toàn, hiệu quả trong nhiều lĩnh vực.

Những đặc tính nổi bật của chữ ký số

Trước khi triển khai sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử, người dùng không chỉ cần hiểu rõ chữ ký số là gì mà còn nên nắm vững những đặc điểm quan trọng dưới đây để khai thác tối đa hiệu quả và đảm bảo tính an toàn của công nghệ này:

• Xác minh danh tính đáng tin cậy: Chữ ký số cho phép nhận diện chính xác người ký thông qua chứng thư số được cấp bởi tổ chức chứng thực uy tín, giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong các giao dịch.
• Bảo mật thông tin cao: Nhờ áp dụng hệ thống mã hóa bất đối xứng gồm khóa công khai và khóa riêng tư, chữ ký số đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ an toàn khỏi nguy cơ bị can thiệp hay đánh cắp.
• Đảm bảo nội dung không bị thay đổi: Khi tài liệu đã được ký số, mọi chỉnh sửa sau đó sẽ bị phát hiện ngay, giúp bảo toàn tính nguyên vẹn của thông tin trong suốt quá trình xử lý và lưu trữ.
• Ngăn ngừa hành vi từ chối trách nhiệm: Sau khi đã ký số, người ký không thể phủ nhận hành vi ký kết hay gửi tài liệu, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng giữa các bên tham gia giao dịch điện tử.

Ai là người sử dụng chữ ký số?

Khi tìm hiểu chữ ký số là gì, nhiều người sẽ thắc mắc đối tượng nào cần sử dụng công cụ xác thực này. Chữ ký số được ứng dụng rộng rãi và phù hợp với nhiều đối tượng, từ cá nhân đến tổ chức, trong các lĩnh vực khác nhau.

• Cá nhân sử dụng chữ ký số: Phục vụ cho việc thực hiện các thủ tục như kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân, ký tài liệu điện tử hay xác nhận các giao dịch online một cách nhanh chóng và an toàn.
• Nhân sự trong doanh nghiệp hoặc tổ chức: Chữ ký số thường được sử dụng bởi các vị trí như giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, kế toán trưởng hay nhân viên nghiệp vụ để ký hợp đồng lao động, khai báo doanh nghiệp và xử lý văn bản chuyên môn nội bộ.
• Doanh nghiệp và tổ chức: Chữ ký số giúp kê khai thuế, làm thủ tục hải quan, đăng ký BHXH và ký giao dịch tài chính hiệu quả. Ký số từ xa còn hỗ trợ xử lý văn bản nội bộ an toàn, minh bạch mà không cần gặp mặt trực tiếp.

Cấu trúc cơ bản của một chữ ký số

Chữ ký số dựa trên thuật toán mã hóa RSA, sử dụng cặp khóa không đối xứng gồm khóa công khai và khóa bí mật. Để đảm bảo tính xác thực và bảo mật, hệ thống chữ ký số bao gồm các thành phần quan trọng sau:

• Khóa bí mật (Private Key): Là công cụ duy nhất mà người dùng sử dụng để tạo chữ ký số trên tài liệu điện tử. Khóa này cần được bảo mật tuyệt đối và không được chia sẻ với bất kỳ ai.
• Khóa công khai (Public Key): Được tạo từ khóa bí mật tương ứng, khóa công khai dùng để xác minh tính hợp lệ của chữ ký số và có thể chia sẻ rộng rãi để đối tác hoặc hệ thống xác thực danh tính người ký.
• Người ký: Là cá nhân sở hữu khóa bí mật, chịu trách nhiệm ký kết tài liệu, hợp đồng hoặc hóa đơn điện tử thay mặt cho bản thân hoặc tổ chức mình đại diện.
• Người nhận: Là bên nhận tài liệu đã ký số, sử dụng chứng thư số để xác minh chữ ký và xác định danh tính người ký trước khi tiếp tục giao dịch.
• Quy trình ký số: Quá trình này sử dụng phần mềm ký số để áp dụng khóa bí mật lên tài liệu, tạo chữ ký số duy nhất, đảm bảo tài liệu không thay đổi và có giá trị pháp lý.

Nguyên lý hoạt động của chữ ký số

Chữ ký số sử dụng cặp khóa không đối xứng (khóa bí mật và công khai) theo tiêu chuẩn PKI. Khi ký tài liệu điện tử, khóa bí mật mã hóa tài liệu và gắn chữ ký vào đó. Người sở hữu khóa công khai có thể xác minh tính hợp lệ và kiểm tra xem tài liệu có bị thay đổi sau khi ký không.

Ví dụ: Chữ ký số hoạt động giống như việc bạn niêm phong tài liệu với một con dấu duy nhất. Người nhận có thể dùng con dấu công khai của bạn để kiểm tra tính xác thực và đảm bảo nội dung không bị thay đổi.

Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay, chữ ký số được chia thành nhiều loại với những đặc điểm riêng biệt nhằm đáp ứng các nhu cầu sử dụng khác nhau của cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Dưới đây là bốn loại hình chữ ký số tiêu biểu nhất:

Chữ ký số USB Token

Đây là loại hình chữ ký số truyền thống và được sử dụng phổ biến nhất. USB Token là thiết bị phần cứng nhỏ gọn, đóng vai trò lưu trữ khóa bí mật và chứng thư số. Người dùng chỉ cần cắm USB vào máy tính và thực hiện thao tác ký số trực tiếp trên các tài liệu điện tử.

• Ưu điểm: Ưu điểm của USB Token bao gồm tính bảo mật cao, dễ sử dụng với thao tác nhanh chóng, giá thành hợp lý và khả năng xử lý dữ liệu hiệu quả.
• Hạn chế: Hạn chế của USB Token là phụ thuộc vào máy tính, không thể ký khi không có thiết bị cắm USB. Ngoài ra, việc phân quyền cho nhiều người dùng gặp khó khăn, và nếu thiết bị bị hỏng hoặc mất, công việc có thể bị gián đoạn.

Chữ ký số trên SIM (SmartCard)

Đây là loại chữ ký số được tích hợp trên thẻ SIM của điện thoại di động, thường do các nhà mạng phát hành. Người dùng có thể ký điện tử ngay trên thiết bị di động thông qua kết nối mạng.

• Ưu điểm: Ưu điểm của SmartCard là tính thuận tiện khi di chuyển, cho phép ký mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, nó tích hợp sẵn trên thiết bị di động, không cần đến phần cứng rời.
• Hạn chế: Hạn chế của SmartCard là phụ thuộc vào nhà mạng và vùng phủ sóng nên có thể gặp khó khăn khi sử dụng ở những khu vực không có tín hiệu. Bên cạnh đó, việc tích hợp còn hạn chế khiến SmartCard khó áp dụng rộng rãi trên các nền tảng ngoài điện thoại.

Chữ ký số HSM (Hardware Security Module)

HSM là thiết bị phần cứng chuyên dụng giúp lưu trữ và bảo vệ khóa số trong các hệ thống giao dịch lớn. Loại chữ ký này thường được các tổ chức tài chính, ngân hàng, doanh nghiệp lớn sử dụng.

• Ưu điểm: Ưu điểm của chữ ký số HSM là khả năng xử lý ký số với tần suất cao và quy mô lớn, đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp. Hệ thống này đảm bảo tính bảo mật mạnh mẽ, xác thực nhanh chóng và có giá trị pháp lý rõ ràng. Ngoài ra, HSM còn linh hoạt trong việc triển khai, phù hợp cho cả mô hình ký tập trung lẫn phân tán.
• Hạn chế: Hạn chế của chữ ký số HSM nằm ở việc triển khai và vận hành khá phức tạp. Hệ thống yêu cầu cấu hình phù hợp và cần đội ngũ nhân sự có chuyên môn để quản lý. Bên cạnh đó, việc theo dõi thời hạn sử dụng và quy trình cấp phát cũng đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính liên tục và an toàn trong sử dụng.

Chữ ký số từ xa (Remote Signature)

Chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ điện toán đám mây, cho phép người dùng thực hiện ký số qua bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet mà không cần thiết bị phần cứng chuyên dụng.

• Ưu điểm: Ưu điểm nổi bật của chữ ký số từ xa là tính linh hoạt vượt trội, cho phép người dùng thực hiện ký số ở bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị có kết nối Internet. Giải pháp này không chỉ đảm bảo an toàn và bảo mật cao mà còn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý mà không cần đến thiết bị phần cứng đi kèm.
• Hạn chế: Hạn chế của chữ ký số từ xa chủ yếu nằm ở việc phụ thuộc vào kết nối Internet ổn định để thực hiện ký số một cách trơn tru. Ngoài ra, một số nền tảng hoặc dịch vụ có thể yêu cầu người dùng đăng ký tài khoản và trải qua các bước xác minh bảo mật nhiều lớp, gây mất thời gian khi sử dụng lần đầu.

Việc lựa chọn loại chữ ký số phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng, quy mô hoạt động cũng như mức độ bảo mật mong muốn của người dùng.

Lợi ích của việc áp dụng chữ ký số

Việc áp dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tăng cường tính bảo mật và xác thực trong giao dịch điện tử, giảm thiểu rủi ro gian lận và giả mạo. Ngoài ra, chữ ký số giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với các phương thức ký kết truyền thống, đồng thời đảm bảo tính pháp lý cho các tài liệu và giao dịch trực tuyến.

Tạm kết

Hy vọng qua nội dung bài viết, bạn đã hiểu rõ hơn về chữ ký số là gì, các đặc tính nổi bật cũng như những loại chữ ký số phổ biến hiện nay. Việc áp dụng chữ ký số không chỉ giúp tăng cường bảo mật và xác thực trong các giao dịch điện tử mà còn hỗ trợ quá trình chuyển đổi số hiệu quả và an toàn. Với những lợi ích vượt trội, chữ ký số đang dần trở thành công cụ thiết yếu trong việc ký kết và quản lý tài liệu điện tử.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop doanh nhân mạnh mẽ, bảo mật cao và thiết kế tinh gọn để nâng tầm hiệu suất công việc, đừng bỏ lỡ các lựa chọn hàng đầu tại FPT Shop. Truy cập ngay website để khám phá loạt laptop doanh nhân cao cấp, chính hãng, giá tốt, kèm ưu đãi hấp dẫn và hỗ trợ trả góp linh hoạt. Xem ngay tại đây:

Laptop doanh nhân giá tốt

Xem thêm:

• Chuẩn hóa dữ liệu giúp tối ưu cơ sở dữ liệu như thế nào? Tìm hiểu các dạng chuẩn hóa dữ liệu phổ biến nhất
• Khám phá Data Annotation với những đặc điểm và tính ứng dụng phổ biến nhất hiện nay
• Thông tin là gì? Khám phá chi tiết tính chất và vai trò của thông tin