Khám phá Viva Engage: Phiên bản nâng cấp của Yammer giúp doanh nghiệp tăng cường gắn kết nhân viên trong thời đại số

Trong thời đại số, khi phần lớn nhân viên làm việc từ xa hoặc theo mô hình hybrid, việc giữ kết nối giữa các thành viên trong doanh nghiệp trở thành thách thức lớn. Những buổi họp nhóm, email hay các công cụ nhắn tin nhanh đôi khi không đủ để xây dựng văn hóa công ty bền vững. Đây chính là lúc Viva Engage bước vào cuộc chơi với sứ mệnh giúp các tổ chức tăng cường sự gắn kết và cảm giác thuộc về cho mọi nhân viên. Vậy Viva Engage là gì, hoạt động ra sao, và vì sao nó đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm đến vậy? Hãy cùng khám phá chi tiết qua bài viết này.

1. Viva Engage là gì?

Viva Engage là một phần của bộ giải pháp Microsoft Viva – nền tảng trải nghiệm nhân viên (Employee Experience Platform) được Microsoft tích hợp sâu vào Microsoft 365. Viva Engage được xem là phiên bản phát triển của Yammer, nhưng với giao diện hiện đại hơn, tích hợp mạnh mẽ hơn vào Teams, Outlook và các công cụ năng suất khác.

Tóm gọn lại, Viva Engage là một mạng xã hội nội bộ dành cho doanh nghiệp, nơi mọi người có thể chia sẻ, tương tác, cập nhật thông tin và tạo ra các cộng đồng ảo mang tính kết nối cao.

Điểm đặc biệt của Viva Engage là khả năng kết nối cảm xúc giữa nhân viên, điều mà các công cụ giao tiếp thuần túy như chat hoặc email thường không làm được.

2. Tính năng nổi bật của Viva Engage

Không chỉ đơn thuần là nơi chia sẻ thông tin, Viva Engage mang lại một trải nghiệm mạng xã hội hoàn chỉnh nhưng trong môi trường doanh nghiệp an toàn và được kiểm soát tốt. Dưới đây là các tính năng đáng chú ý.

2.1. Cộng đồng (Communities)

Người dùng có thể tạo các cộng đồng theo phòng ban, dự án hoặc sở thích cá nhân, giống như các nhóm trên mạng xã hội. Đây là nơi để chia sẻ kiến thức, trao đổi ý tưởng và tăng cường sự tương tác giữa các thành viên.

2.2. Bài đăng cá nhân và Storyline

Một tính năng mới so với Yammer là Storyline, cho phép nhân viên tạo các bài viết chia sẻ cảm nhận, thành tựu hoặc quan điểm cá nhân, gần giống như “bài đăng Facebook” nhưng trong không gian chuyên nghiệp.

2.3. Tích hợp với Microsoft Teams và Outlook

Viva Engage tích hợp trực tiếp trong Microsoft Teams, nghĩa là người dùng có thể xem, đăng và phản hồi các bài viết mà không cần rời khỏi không gian làm việc chính. Tương tự, Outlook cũng hiển thị các bản tin từ Viva Engage như một phần trong hệ thống thông báo nội bộ.

2.4. Phản hồi và cảm xúc (Reactions)

Không chỉ có nút Like, Viva Engage còn cung cấp nhiều biểu tượng cảm xúc để người dùng bày tỏ quan điểm, từ đồng tình, ngưỡng mộ đến động viên.

2.5. Hỗ trợ video, ảnh, file

Bài viết trong Viva Engage có thể đính kèm ảnh, video, tài liệu PDF hoặc file Office, giúp tăng cường tính trực quan và sinh động cho nội dung.

3. Viva Engage có gì khác với Yammer?

Một câu hỏi thường gặp là: Viva Engage có phải là Yammer đổi tên?

Câu trả lời là vừa đúng, vừa không hẳn. Viva Engage là bước phát triển kế tiếp của Yammer, nhưng không chỉ là thay đổi tên gọi. Nó được tái cấu trúc, thiết kế lại giao diện và đặc biệt là tích hợp sâu hơn vào Microsoft Teams và hệ sinh thái Microsoft 365. Nếu như Yammer chủ yếu hoạt động độc lập, thì Viva Engage đã trở thành một phần của luồng công việc hàng ngày trong Teams.

Về chức năng, Viva Engage duy trì các đặc điểm của Yammer nhưng thêm nhiều cải tiến về trải nghiệm người dùng, bảo mật và khả năng cá nhân hóa. Đặc biệt, người dùng đang sử dụng Microsoft 365 và Yammer sẽ không cần chuyển đổi thủ công. Hệ thống sẽ tự động cập nhật tài khoản Yammer thành Viva Engage mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm hay quyền truy cập của người dùng. 

4. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng Viva Engage

Việc triển khai Viva Engage trong doanh nghiệp không chỉ là “bắt trend” với công nghệ mới, mà còn mang lại giá trị thực tế:

4.1. Tăng tính gắn kết trong tổ chức

Viva Engage tạo không gian để mọi nhân viên – dù ở bất kỳ vị trí nào – đều có thể chia sẻ suy nghĩ, nhìn thấy đồng nghiệp, và cảm thấy họ là một phần của tập thể. Điều này đặc biệt quan trọng với nhân viên làm việc từ xa.

4.2. Khuyến khích văn hóa chia sẻ và công nhận

Thông qua các bài viết Storyline hoặc tương tác cộng đồng, nhân viên có thể chia sẻ thành tích, nhận phản hồi tích cực và xây dựng động lực phát triển cá nhân.

4.3. Cải thiện luồng thông tin nội bộ

Thay vì email rời rạc hoặc các công cụ chat thiếu hệ thống, Viva Engage cung cấp một trung tâm nội dung nội bộ rõ ràng, nơi mọi người dễ dàng theo dõi, phản hồi và lưu trữ thông tin quan trọng.

4.4. Tích hợp vào hệ thống sẵn có

Nếu doanh nghiệp đã sử dụng Microsoft Teams, Outlook hoặc SharePoint, việc triển khai Viva Engage hầu như không cần cấu hình thêm, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo.

5. Viva Engage dành cho ai?

• Doanh nghiệp vừa và lớn đang sử dụng Microsoft 365 và muốn nâng cao trải nghiệm nhân viên.
• Các tổ chức phi lợi nhuận cần công cụ để kết nối tình nguyện viên hoặc thành viên cộng đồng.
• Tập đoàn đa quốc gia có nhiều nhân viên làm việc từ xa, cần xây dựng kết nối văn hóa tổ chức.

Viva Engage phù hợp với mọi lĩnh vực từ công nghệ, giáo dục, tài chính, đến y tế hoặc logistics, miễn là tổ chức đó đặt trọng tâm vào con người và sự kết nối.

6. Viva Engage có miễn phí không?

Viva Engage hiện được tích hợp sẵn trong một số gói Microsoft 365 Enterprise như E3, E5 mà không thu thêm phí. Tuy nhiên, một số tính năng nâng cao hoặc tích hợp sâu với các module khác của Microsoft Viva như Viva Connections, Viva Insights... có thể yêu cầu đăng ký riêng.

Vì vậy, bạn nên kiểm tra gói Microsoft 365 hiện tại của doanh nghiệp để biết Viva Engage đã có sẵn hay chưa, hoặc liên hệ bộ phận IT để được hỗ trợ triển khai.

Tạm kết

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến trải nghiệm nhân viên và văn hóa nội bộ, Viva Engage là một công cụ hữu ích, dễ tiếp cận và tích hợp mượt mà vào hệ sinh thái Microsoft. Không chỉ giúp gắn kết các thành viên, nền tảng này còn góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực, sáng tạo và minh bạch hơn.

Viva Engage hoạt động hiệu quả nhất khi được triển khai cùng hệ sinh thái Microsoft 365, đặc biệt là Word, Excel, Outlook và Teams. Sở hữu bản quyền Microsoft Office chính hãng không chỉ giúp bạn truy cập đầy đủ các tính năng cao cấp, mà còn đảm bảo tính bảo mật, ổn định và đồng bộ với các công cụ như Viva Engage. Tại FPT Shop đang bán các gói Microsoft Office từ cá nhân đến doanh nghiệp để bạn chọn lựa theo kinh phí và nhu cầu.

Phần mềm Microsoft Office

Xem thêm:

Hướng dẫn chi tiết cách tải Office 365 từ A đến Z đơn giản, dễ hiểu ai cũng có thể làm được

Cách chuyển WPS Office sang Microsoft Office mà không cần cài đặt thêm phần mềm