Sales Admin là gì? Tất tần tật thông tin từ “a đến z” về nghề Sales Admin bạn nên biết

Sales Admin là gì? Nếu bạn đã không ít lần nghe đến khái niệm “Sales Admin” nhưng chưa biết nghề Sales Admin là gì, công việc Sales Admin là gì cũng như thu nhập và cơ hội thăng tiến của ngành nghề này ra sao. Vậy hãy theo dõi bài viết này, FPT Shop sẽ thông tin chi tiết đến bạn về nghề Sales Admin.

Khái niệm Sales Admin là gì?

Sales Admin (Sales Administrator - SA) là thư ký hay trợ lý kinh doanh trong một tổ chức, doanh nghiệp. Đội ngũ này có trách nhiệm trong việc phối hợp với các bộ phận, phòng ban để hỗ trợ và thúc đẩy các hoạt động bán hàng nhằm mục đích tăng doanh số.

Sales Admin đóng vai trò then chốt trong việc gia tăng doanh thu của doanh nghiệp. Họ nhận chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc kinh doanh (CCO) hay trưởng bộ phận.

Nhiệm vụ của Sales Admin 

Sales Admin giữ vai trò quan trọng trong việc phối hợp thực hiện các hoạt động trong phòng kinh doanh của doanh nghiệp. Một số công vụ chính của Sales Admin như sau:

Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Thông tin đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi tới công ty thông qua website, email, số điện thoại, thư đặt hàng hoặc từ telesale hay qua đại diện bán hàng của doanh nghiệp. Lúc này, Sales Admin có nhiệm vụ kiểm tra thông tin, tình trạng các đơn hàng nhằm đảm bảo khách hàng cung cấp đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết về sản phẩm/dịch vụ mà họ đặt bao gồm: Phân loại mặt hàng, số lượng, giá cả, chiết khấu,...

Trường hợp sai thông tin cần bổ sung một số thông tin cần thiết hay có bất kỳ nội dung nào chưa rõ ràng về đơn đặt hàng có thể liên quan tới sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp thì Sales Admin sẽ là người trực tiếp liên hệ và làm rõ.

Nhập thông tin đơn hàng vào hệ thống

• Sau khi đơn hàng đã được xác nhận, Sales Admin sẽ tiến hành nhập thông tin vào hệ thống để chuyển giao cho các bộ phận tiếp theo có liên quan như: Bộ phận sản xuất, bộ phận kho, bộ phận điều phối và giao hàng xử lý.
• Kiểm tra tình trạng thanh toán, tín dụng, hạn mức công nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp để phát hành đơn đặt hàng và cho phép gửi đi hoặc sản xuất.
• Kiểm tra tính chính xác của thông tin liên hệ nhận hàng của khách hàng, cập nhật, bổ sung những thay đổi thông tin nếu có. Khi đơn đặt hàng hoàn tất, họ sẽ yêu cầu bộ phận kế toán lên hóa đơn và gửi tới khách hàng.

Quản lý thông tin hồ sơ khách hàng, đối tác

Toàn bộ thông tin có liên quan tới khách hàng hiện đang thực hiện giao dịch với công ty sẽ do Sales Admin quản lý và tiến hành cập nhật khi có thay đổi. Đồng thời, Sales Admin cũng là người đảm nhận việc tạo hồ sơ cho các khách hàng mới, bao gồm: Tên người đại diện quản lý, thông tin chi tiết về cách thức liên hệ, đơn đặt hàng và hóa đơn.

Việc quản lý thông tin, hồ sơ của khách hàng, đối tác là một cách chi tiết giúp cho Sales Admin có thể cung cấp đầy đủ và chính xác dữ liệu cần thiết, hữu ích cho báo cáo bán hàng. Đây cũng là cơ sở để bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng kế hoạch kinh doanh thương hiệu, phối hợp thực hiện những chiến dịch tiếp thị với bộ phận marketing hiệu quả.

Hỗ trợ tư vấn bán hàng

Ngoài ra, Sales Admin cũng sẽ tham gia hỗ trợ bán hàng bằng cách thực hiện những yêu cầu từ khách hàng như: báo giá, cung cấp thông tin về thời gian giao hàng,...

Các loại hình Sales Admin phổ biến hiện nay

Sau khi đã biết nhiệm vụ và công việc của Sales Admin là gì, sau đây chúng tôi sẽ thông tin đến bạn các loại hình Sales Admin của một số lĩnh vực phổ biến hiện nay bao gồm:

• Sales Admin công nghệ thông tin: Công việc của Sales Admin trong lĩnh vực này là xúc tiến việc bán các sản phẩm công nghệ thông tin, từ những bộ phận phần cứng máy tính đến phần mềm. Nhiệm vụ sẽ là giải thích quy trình mua hàng cho khách hàng tiềm năng, đồng thời giúp họ xử lý các đơn đặt hàng.
• Sales Admin tài chính: Công việc của vị trí này là hỗ trợ các nhân viên bán hàng tiếp thị sản phẩm/dịch vụ tài chính. Có thể tìm kiếm các khách hàng tiềm năng trực tuyến và trả lời những câu hỏi từ trang web của công ty.
• Sales Admin sản phẩm công nghiệp: Sales Admin sẽ giúp gia tăng doanh số bán sản phẩm công nghiệp bằng cách tìm nguồn cung ứng cho các khách hàng có thể mua với số lượng lớn, hoặc cũng có thể giúp xử lý đơn hàng, xác nhận thanh toán trước khi sản phẩm được xuất kho. 
• Sales Admin ngành bán lẻ: Làm việc trong lĩnh vực bán hàng giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc doanh nghiệp với doanh nghiệp. Có thể nói đây là vị trí Sales Admin phổ biến nhất hiện nay.

Mức lương và cơ hội thăng tiến của vị trí Sales Admin như thế nào?

Mức lương của Sales Admin

Sau khi tìm hiểu Sales Admin là gì, thì thu nhập và lộ trình thăng tiến của vị trí này cũng được nhiều người quan tâm. Thu nhập hàng tháng của Sales Admin sẽ bao gồm lương cố định và thưởng theo kết quả công việc. Ngoài ra, nó còn phụ thuộc cả vào quy mô, loại hình doanh nghiệp và kinh nghiệm chuyên môn.

Cụ thể, thu nhập trung bình của Sales Admin sẽ giao động từ 8 - 15 triệu đồng/tháng chưa bao gồm hoa hồng theo doanh số và phụ cấp. Thực tế thì tiền hoa hồng trong nghề này hậu hĩnh hơn rất nhiều so với mức lương cứng kéo theo tổng thu nhập có thể đạt mức từ 15 - 30 triệu đồng/tháng.

Cơ hội thăng tiến của vị trí Sales Admin

Sales Admin là vị trí quan trọng của doanh nghiệp, do đó lộ trình thăng tiến của vị trí này rất rộng mở. Cụ thể:

• Sau 1 - 3 năm tích lũy kinh nghiệm: Sales Admin có khả năng được cất nhắc lên vị trí Sales Supervisor hoặc thậm chí là Giám sát bán hàng. Lúc này, họ sẽ đảm nhiệm các công việc như đảm bảo độ bao phủ, cung ứng, doanh số, xây dựng kế hoạch kinh doanh và đào tạo đội ngũ nhân viên. Mức lương cứng khoảng từ 10 - 16 triệu đồng/tháng, chưa bao gồm thưởng và khoản hoa hồng, phụ cấp.
• Từ sau 3 - 5 năm: Nếu được cất nhắc, Sales Admin có thể tiếp tục tiến đến vị trí Sales Admin Manager. Lúc này, họ sẽ phụ trách chỉ đạo và giám sát các hoạt động của nhóm, của nhân viên thuộc bộ phận Sales Admin. Hỗ trợ quản lý khu vực hoặc tham gia tham vấn, hỗ trợ giám đốc kinh doanh trong việc phát triển sản phẩm/dịch vụ. Mức lương của vị trí Sales Admin Manager có thể lên đến 20 - 35 triệu đồng/tháng.
• Giám đốc kinh doanh: Đây là người chịu trách nhiệm cho thành công của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Vị trí này yêu cầu tuyển dụng rất khắt khe cả về nghiệp vụ lẫn kỹ năng quản lý. Thâm niên yêu cầu tối thiểu từ 7 - 10 năm hoặc hơn với mức lương có thể lên tới 40 triệu đồng/tháng.

Kỹ năng cần có của một Sales Admin giỏi

Để trở thành một Sales Admin xuất sắc, được cấp trên coi trọng và có triển vọng cơ hội rộng mở, đòi hỏi ứng viên cần có các kỹ năng cơ bản sau:

• Kiến thức đa dạng

Sales Admin đòi hỏi có vốn kiến thức tổng hợp về kinh doanh, kinh tế và marketing, truyền thông. Do đó, các quản trị bán hàng cần tổng hợp kiến thức sơ bộ về kinh tế và kinh doanh. Trong đó, những kiến thức về marketing giúp cho việc xử lý dịch vụ khách hàng được tốt hơn, đạt hiệu quả cao.

• Luôn trau dồi kiến thức, kỹ năng

Nhân viên Sales Admin phải thường xuyên trau dồi kiến thức cũng như các kỹ năng nghề nghiệp để tăng hiệu quả làm việc. Có thể tham gia các khóa học đào tạo hoặc học hỏi thêm nghiệp vụ từ đồng nghiệp, cấp trên và các trải nghiệm thực tế.

• Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một kỹ năng then chốt giúp cho các Sales Admin phát triển toàn diện và gặt hái được nhiều thành công trong công việc. Giao tiếp được xem là một nghệ thuật, giúp các Sales Admin phục vụ cũng như mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng của mình. Các Sales Admin cần không ngừng nâng cao kỹ năng giao tiếp với khách hàng cũng như tương tác với đồng nghiệp, với cấp trên trong doanh nghiệp.

• Trình độ ngoại ngữ

Kinh doanh là lĩnh vực rộng lớn, luôn đổi mới và có nhiều cơ hội tiếp xúc khách hàng, đối tác là người nước ngoài hay mở rộng thị trường sang các nền tảng, quốc gia khác. Việc sở hữu khả năng ngoại ngữ là rất cần thiết để giúp Sales Admin làm tốt công việc, đồng thời tạo thêm nhiều cơ hội phát triển và thăng tiến cho bản thân.

• Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc, tương tác cùng các thành viên trong nhóm, trong doanh nghiệp là điều không thể thiếu ở một nhân viên Sales Admin chuyên nghiệp. Cần biết cách giao tiếp, truyền đạt thông tin đến các thành viên trong nhóm, trong các phòng ban cũng như lắng nghe họ. Kỹ năng này giúp cho các Sales Admin phối hợp ăn ý với những nhân sự khác để từ đó làm tăng hiệu suất công việc.

• Kỹ năng đối mặt với mọi áp lực

Một trong các vấn đề mà nhân viên Sales Admin thường gặp phải đó là áp lực trong công việc. Vì thế các Sales Admin cần phải giữ được thái độ bình tĩnh để có thể xử lý thông suốt trước mọi vấn đề và áp lực trong công việc.

Ngay cả khi công việc đang rơi vào bế tắc hay phải đối mặt với những phản hồi “không mấy thiện cảm” từ khách hàng, đối tác, thì Sales Admin vẫn phải giữ được bản lĩnh và giải quyết các vấn đề theo cách có lợi nhất cho doanh nghiệp.

• Kỹ năng thuyết trình

Nhân viên Sales Admin luôn phải làm việc và tương tác với khách hàng, đối tác thường xuyên. Chính vì thế họ cần trau dồi thêm kỹ năng thuyết trình để dễ dàng truyền tải thông điệp tới khách hàng, khiến họ bị thu hút và tác động tới quyết định đặt hàng của họ. Thuyết trình giỏi cũng khiến người khác lắng nghe, dễ tiếp nhận vì họ hiểu được những gì người nói đang muốn truyền tải.

• Kỹ năng tin học văn phòng

Một trong những kỹ năng cơ bản khác mà các nhân viên Sales Admin cần có đó là tin học văn phòng. Việc thành thạo tin học văn phòng sẽ giúp thao tác công việc của các Sales Admin trở nên nhanh gọn, dễ dàng hơn. Những Sales Admin thường xuyên phải làm việc trên máy tính, đòi hỏi các thao tác chính xác và nhanh nhẹn. Về cơ bản thì cần phải nắm bắt được kỹ năng sử dụng thành thạo Microsoft Office.

Kết luận

Bài viết trên đây đã giúp cho bạn đọc hiểu rõ hơn về vị trí Sales Admin là gì cũng như công việc cần làm của một Sales Admin. Công việc này đòi hỏi ứng viên đa nhiệm nhưng song song với đó là công việc có lộ trình thăng tiến rõ ràng với mức lương khá hấp dẫn. Mong rằng những thông tin mà chúng tôi vừa chia sẻ sẽ hữu ích với các bạn, cảm ơn bạn đã theo dõi!

Xem thêm:

• Telesale là công việc gì? Mô tả công việc và kỹ năng cần có của nhân viên Telesale
• Business development là gì? Các kỹ năng cần có để trở thành Phát triển kinh doanh chuyên nghiệp

Sở hữu một chiếc laptop mỏng nhẹ, cấu hình cao cùng dung lượng pin khủng sẽ trở thành một công cụ đắc lực hỗ trợ bạn trong công việc, học tập. Tham khảo các mặt hàng công nghệ tại FPT Shop để được tư vấn và chọn mua sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng, ưng ý với mức giá tốt nhất nhé!

Laptop chính hãng