Memo là gì? Hướng dẫn cách viết Memo chuyên nghiệp và hiệu quả trong môi trường làm việc

Trong môi trường làm việc hiện đại, giao tiếp nội bộ đóng vai trò quan trọng để đảm bảo công việc được vận hành trôi chảy. Ngoài email hay tin nhắn nội bộ, memo là một hình thức văn bản thông báo ngắn gọn, rõ ràng và có tính chính thức, được sử dụng phổ biến trong các tổ chức, đặc biệt là doanh nghiệp quốc tế.

Việc nắm vững khái niệm memo là gì và biết cách viết một bản memo chuyên nghiệp sẽ giúp bạn thể hiện tác phong chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp tốt và sự hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp toàn cầu.

Memo là gì?

Memo (viết tắt của Memorandum) là một văn bản thông báo nội bộ, dùng để truyền đạt thông tin, chỉ thị hoặc lời nhắc đến một nhóm người trong cùng tổ chức. Trong tiếng Việt, memo thường được gọi là bản ghi nhớ hoặc thông báo nội bộ.

Khác với email mang tính cá nhân, memo có phạm vi áp dụng rộng hơn, hướng đến nhiều người cùng lúc và thể hiện tính chính thức trong giao tiếp hành chính. Thông thường, memo được dùng để:

• Thông báo thay đổi trong quy trình hoặc chính sách.
• Nhắc nhở các nhiệm vụ, công việc sắp đến hạn.
• Truyền đạt thông tin quan trọng cần được thực hiện ngay.
• Gửi thông báo về sự kiện, lịch họp hoặc vấn đề nội bộ cần xử lý.

Memo thường ngắn gọn, dễ đọc và có mục tiêu cụ thể. Chính vì thế, kỹ năng viết memo là một phần quan trọng đối với những ai làm việc trong môi trường văn phòng quốc tế.

Khi nào nên sử dụng Memo?

Memo được sử dụng trong nhiều tình huống nội bộ, đặc biệt khi người gửi muốn thông tin đến một nhóm người nhất định thay vì chỉ một cá nhân. Một số trường hợp cụ thể bao gồm:

• Thông báo nội bộ: Thay đổi trong chính sách công ty, giờ làm việc, hoặc quy trình vận hành.
• Nhắc việc: Gửi lời nhắc về các công việc hoặc sự kiện quan trọng.
• Hướng dẫn ngắn: Cung cấp hướng dẫn nhanh cho nhân viên mới hoặc các bộ phận liên quan.
• Báo cáo sự cố: Ghi lại vấn đề phát sinh để quản lý xem xét.

Ngày nay, memo không chỉ tồn tại dưới dạng bản in giấy mà còn được gửi qua email hoặc hệ thống giao tiếp nội bộ như Slack, Teams hay Basecamp. Dù hình thức thay đổi, mục tiêu của memo vẫn là truyền tải thông tin một cách ngắn gọn, chính xác và hiệu quả.

Cấu trúc cơ bản của một Memo

1. Header – Phần tiêu đề

Phần này giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt thông tin cơ bản của memo, gồm:

• To: Người hoặc bộ phận nhận memo
• From: Người gửi memo
• Date: Ngày gửi
• Subject: Chủ đề memo

Ví dụ:

To: All Marketing Department Staff 
From: Trung Nguyen – Marketing Manager 
Date: March 24, 2025 
Subject: Cleaning the Common Work Area

Tiêu đề phải rõ ràng, thể hiện được nội dung chính để người đọc dễ xác định mức độ ưu tiên của thông báo.

2. Giới thiệu

Đây là phần mở đầu ngắn gọn, thường chỉ 2–3 câu, nêu lý do gửi memo và nội dung chính mà người nhận cần biết.

Ví dụ:

This memo is to inform you that changes must be made to solve the problem of our messy workspace. The following sections include the list of tasks and deadlines to complete the cleaning.

Phần giới thiệu phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, tránh dài dòng hoặc sử dụng ngôn ngữ cảm tính.

3. Nội dung chính

Phần này giải thích chi tiết vấn đề hoặc thông tin cần truyền đạt. Bạn nên trình bày rõ ràng, mạch lạc, chia ý thành đoạn ngắn để người đọc dễ theo dõi.

Ví dụ:

As you know, our janitor is on maternity leave, and we haven’t found a replacement due to the workload of the recent campaign. The common area has become cluttered, affecting the office’s appearance and productivity. Therefore, we need everyone’s cooperation to clean and organize the workspace.

Một bản memo hiệu quả luôn tập trung vào “vấn đề – nguyên nhân – hướng xử lý”, giúp người nhận hiểu ngay điều cần làm.

4. Việc cần làm (Action items)

Đây là phần quan trọng nhất trong memo, liệt kê những nhiệm vụ hoặc hành động cụ thể mà người nhận phải thực hiện. Mỗi công việc nên được trình bày bằng các gạch đầu dòng, kèm thời hạn rõ ràng.

Ví dụ:

Tasks to be completed before Saturday:

• Rearrange the files in the copy and fax area
• Clean the coffee machine and refrigerator
• Vacuum the floor and empty the trash
• Return cleaning utensils after use

Khi viết phần này, nên sử dụng câu ngắn, mệnh lệnh nhẹ nhàng và rõ ràng, tránh viết quá dài hoặc rườm rà.

5. Kết luận và lưu ý thêm

Phần kết luận thường là nơi người gửi nhấn mạnh lại mục tiêu của memo, đưa ra lời cảm ơn hoặc cung cấp thông tin liên hệ.

Ví dụ:

Sarah from the Planning Department will supervise the cleaning. If you have any questions, please reach out to me directly. Thank you for your cooperation.

Việc kết thúc bằng lời cảm ơn hoặc sự khích lệ giúp bản memo trở nên thân thiện và chuyên nghiệp hơn.

Cách viết Memo chuyên nghiệp

Để bản ghi nhớ trở nên hiệu quả, bạn cần tuân theo một số nguyên tắc cơ bản:

• Ngắn gọn và rõ ràng: Memo không nên dài quá 1 trang, chỉ tập trung vào một chủ đề duy nhất.
• Ngôn ngữ trang trọng: Sử dụng từ ngữ lịch sự, tránh viết tắt hoặc câu rườm rà.
• Cấu trúc logic: Trình bày theo trình tự rõ ràng từ lý do, nội dung đến việc cần làm.
• Định dạng dễ đọc: Dùng phông chữ đơn giản, chia đoạn hợp lý, có tiêu đề phụ nếu cần.
• Kiểm tra kỹ trước khi gửi: Luôn đọc lại để tránh lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc sai tên người nhận.

Một số từ vựng và cụm từ thường gặp trong Memo

Những từ vựng này thường xuyên xuất hiện trong môi trường làm việc quốc tế, đặc biệt là khi viết các văn bản hành chính như memo, email hoặc báo cáo.

Vai trò của Memo trong doanh nghiệp hiện đại

Dù email và tin nhắn nội bộ ngày càng phổ biến, memo vẫn giữ vai trò quan trọng nhờ tính chính thức và khả năng tổng hợp thông tin ngắn gọn. Một bản memo tốt giúp:

• Tiết kiệm thời gian: Người nhận có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng chỉ trong vài phút.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Thể hiện quy trình làm việc rõ ràng và nghiêm túc.
• Lưu trữ dễ dàng: Memo có thể dùng làm tài liệu tham chiếu nội bộ trong tương lai.

Chính vì thế, nhiều công ty lớn vẫn duy trì thói quen sử dụng memo để truyền đạt thông tin quan trọng thay vì chỉ dùng email.

Kết bài

Qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ memo là gì, cấu trúc tiêu chuẩn, mục đích sử dụng cũng như cách viết một bản memo hoàn chỉnh trong môi trường doanh nghiệp. Dù chỉ là một văn bản ngắn, memo lại mang đến hiệu quả truyền thông mạnh mẽ, giúp thông tin được truyền đạt chính xác, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc.

Muốn rèn luyện kỹ năng viết memo và làm việc hiệu quả hơn trong môi trường quốc tế? Hãy trang bị cho mình một laptop AI tại FPT Shop – người bạn đồng hành thông minh giúp xử lý văn bản, dịch thuật và tối ưu hiệu suất công việc. Ghé ngay FPT Shop để trải nghiệm laptop AI thế hệ mới, hỗ trợ bạn viết và quản lý tài liệu chuyên nghiệp hơn mỗi ngày: 

• Laptop AI

Xem thêm: 

• CV là gì? Tổng hợp cách viết CV thu hút và ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng
• Cách làm CV xin việc chuyên nghiệp nhất cho những bạn chưa từng có kinh nghiệm