Máy POS là gì? Tất tần tật những thông tin hữu ích về máy quẹt thẻ thanh toán POS

Thanh toán truyền thống dần được thay thế bởi các giải pháp hiện đại, trong đó máy POS nổi bật nhờ khả năng quẹt thẻ, chấp nhận nhiều phương thức và kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý. Theo dõi bài viết hôm nay của FPT Shop để hiểu rõ hơn về thiết bị vô cùng hữu ích này.

Máy POS là gì?

Máy POS (Point of Sale) là thiết bị điện tử được sử dụng tại điểm bán hàng để thực hiện các giao dịch thanh toán giữa khách hàng và doanh nghiệp. Về cơ bản, máy POS cho phép quẹt thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, thanh toán bằng ví điện tử hoặc các phương thức không tiếp xúc như NFC và QR code. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể nhận thanh toán nhanh chóng, chính xác và an toàn, thay thế cho việc thu tiền mặt truyền thống.

Ngoài chức năng xử lý giao dịch, máy POS còn kết nối với phần mềm quản lý bán hàng, ghi nhận doanh thu, theo dõi tồn kho và cung cấp dữ liệu cơ bản về khách hàng. Thiết kế của máy POS linh hoạt, từ các phiên bản di động cho doanh nghiệp nhỏ đến các hệ thống lớn tích hợp máy in hóa đơn, két tiền và máy quét mã vạch cho siêu thị, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Các loại máy POS trên thị trường hiện nay

Mobile POS - Máy POS di động phổ biến nhất

Mobile POS hay còn gọi là mPOS, là thiết bị được sử dụng rộng rãi tại các cửa hàng nhỏ, quầy ăn nhanh, cà phê, và các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ưu điểm nổi bật của loại máy này là tính di động và linh hoạt, cho phép nhân viên xử lý thanh toán ngay tại quầy. Nhờ thiết kế gọn nhẹ, màn hình cảm ứng và kết nối Internet qua SIM hoặc Wi-Fi, mPOS trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp cần di chuyển nhiều.

Không chỉ giúp thanh toán nhanh chóng bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, hoặc ví điện tử, Mobile POS còn tích hợp các tính năng cơ bản của quản lý bán hàng như in hóa đơn, ghi nhận doanh thu và quản lý tồn kho. Nhờ khả năng kết nối với phần mềm quản lý, chủ cửa hàng có thể theo dõi hiệu suất bán hàng mọi lúc mọi nơi, tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà không phụ thuộc vào thiết bị cố định.

Máy POS quầy cố định

Electronic Cash Register POS là phiên bản máy POS truyền thống nhưng được hiện đại hóa, phù hợp với các siêu thị, chuỗi cửa hàng và nhà hàng lớn. Loại máy này thường được đặt cố định tại quầy thanh toán, tích hợp máy in hóa đơn, két tiền và máy quét mã vạch, giúp xử lý khối lượng giao dịch lớn một cách hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn loại máy này vì tính ổn định và khả năng quản lý đồng bộ nhiều nghiệp vụ.

Ngoài việc xử lý thanh toán, loại máy POS này còn hỗ trợ quản lý kho hàng, báo cáo doanh số, và phân tích sản phẩm bán chạy. Thiết kế cố định giúp giảm sai sót so với các phương thức thủ công, đồng thời tích hợp trực tiếp với hệ thống thanh toán ngân hàng và phần mềm quản lý cửa hàng, mang lại trải nghiệm mua sắm chuyên nghiệp cho khách hàng.

Smart POS

Smart POS hay Integrated POS, là hệ thống POS hiện đại kết hợp cả phần cứng và phần mềm quản lý toàn diện. Loại máy này không chỉ xử lý thanh toán mà còn tích hợp quản lý đơn hàng, quản lý nhân viên, chương trình khách hàng thân thiết và báo cáo kinh doanh. Đây là lựa chọn lý tưởng cho nhà hàng, quán cà phê, hoặc chuỗi bán lẻ muốn tối ưu hóa mọi khía cạnh vận hành bằng một hệ thống duy nhất.

Smart POS thường có màn hình cảm ứng lớn, kết nối với máy in hóa đơn, két tiền, và các thiết bị ngoại vi khác. Tính năng phân tích dữ liệu tích hợp giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi doanh số, quản lý tồn kho, và đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng. Nhờ vậy, Smart POS không chỉ giúp thanh toán tiện lợi mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thời đại số.

Mức giá các loại máy POS phổ biến hiện nay

Hiện nay, thị trường cung cấp nhiều loại máy POS với mức giá khác nhau, tùy thuộc vào loại máy và điểm bán. Nhìn chung, giá dao động từ khoảng 1,4 triệu đến 7,6 triệu đồng, dưới đây là chi tiết mức giá từng loại máy.

Vì sao nên sử dụng máy POS thanh toán

Giao dịch nhanh chóng và chính xác

Máy POS giúp doanh nghiệp xử lý giao dịch thanh toán nhanh hơn nhiều so với phương thức tiền mặt truyền thống. Khi khách hàng sử dụng thẻ, ví điện tử hoặc thanh toán không tiếp xúc, máy POS tự động tính toán tổng tiền, thuế và khuyến mãi, loại bỏ các sai sót trong tính toán thủ công. Nhờ vậy, thời gian chờ thanh toán được rút ngắn, tăng trải nghiệm khách hàng và giảm áp lực cho nhân viên bán hàng.

Không chỉ nhanh, máy POS còn đảm bảo độ chính xác cao trong từng giao dịch. Thông tin thanh toán được ghi nhận trực tiếp vào hệ thống, tránh nhầm lẫn hoặc thất lạc dữ liệu so với việc ghi sổ tay hoặc tính tiền thủ công. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu chính xác, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

Quản lý doanh thu và báo cáo chi tiết

Máy POS không chỉ là công cụ thanh toán mà còn là công cụ quản lý dữ liệu bán hàng. Mỗi giao dịch được hệ thống tự động ghi nhận và tổng hợp, cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi doanh thu theo ngày, tuần, tháng. Nhờ báo cáo tự động, việc phân tích doanh số, xác định sản phẩm bán chạy hay dự đoán nhu cầu khách hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

So với phương thức truyền thống, việc tổng hợp báo cáo bằng máy POS giúp giảm tối đa sai sót và tiết kiệm thời gian. Chủ cửa hàng không cần kiểm đếm thủ công hay đối chiếu từng giao dịch nhỏ, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả

Một ưu điểm nổi bật khác của máy POS là khả năng kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý kho. Khi một sản phẩm được bán, hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn kho, cảnh báo khi hàng hóa sắp hết hoặc dự đoán nhu cầu nhập thêm. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng hợp lý, giảm rủi ro thiếu hoặc thừa hàng.

Khác với phương pháp ghi chép thủ công, việc quản lý tồn kho qua máy POS giảm thiểu sai sót, đồng thời cung cấp dữ liệu thời gian thực để chủ cửa hàng lên kế hoạch nhập hàng, khuyến mãi hoặc giảm giá hợp lý. Nhờ đó, chuỗi cung ứng được tối ưu, chi phí lưu kho giảm, hiệu quả kinh doanh tăng cao.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Sử dụng máy POS giúp khách hàng thanh toán nhanh chóng, thuận tiện và đa dạng phương thức. Khách hàng có thể chọn thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, ví điện tử hoặc thanh toán không tiếp xúc mà không phải chờ đợi lâu. Việc này làm tăng sự hài lòng, tạo thiện cảm và khuyến khích họ quay lại mua sắm.

Ngoài ra, POS còn hỗ trợ lưu thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử mua hàng và tích hợp các chương trình khách hàng thân thiết. Những tính năng này giúp doanh nghiệp cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, từ đó tăng mức độ trung thành và cơ hội bán chéo sản phẩm.

Sử dụng máy POS có bị tính phí không?

Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, khi khách hàng thanh toán qua POS bằng thẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hay các phương thức thanh toán không tiếp xúc, phí giao dịch sẽ do cửa hàng hoặc doanh nghiệp chi trả, chứ không phải khách hàng.

Tuy nhiên, mức phí mà doanh nghiệp phải trả cho ngân hàng hay nhà cung cấp dịch vụ POS tùy thuộc vào loại thẻ và đơn vị phát hành:

• Thẻ quốc tế (Visa, Mastercard…): Mức phí thường dao động từ 2% – 2,5% trên tổng giá trị giao dịch.
• Thẻ nội địa: Thường có mức phí dưới 1%.

Ngoài ra, đôi khi có một số trường hợp hiếm gặp vẫn có khách hàng bị tính phí, thường do hệ thống POS hoặc ngân hàng gặp sự cố, máy chưa kết nối trực tiếp với ngân hàng mà qua trung gian hoặc cửa hàng vi phạm quy định. Nhưng nhìn chung, theo quy định chuẩn, khách hàng không phải trả phí khi thanh toán qua máy POS.

Một số lưu ý khi sử dụng máy POS để thanh toán

Đối với khách hàng

• Với thẻ ATM có nhiều loại tài khoản, giao dịch qua POS sẽ trừ từ tài khoản thanh toán. Các tài khoản khác trong thẻ (tiết kiệm, thẻ phụ…) không bị ảnh hưởng.
• Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn trước khi chấp nhận giao dịch.
• Theo dõi khi nhân viên quẹt/cắm thẻ, không chia sẻ PIN và không để nhân viên tự thao tác thanh toán.
• Đăng ký SMS Banking hoặc Internet Banking để nhận thông báo giao dịch tức thì, giúp phát hiện sai sót hoặc giao dịch bất thường.
• Giữ lại hóa đơn thanh toán như bằng chứng trong trường hợp cần giải quyết tranh chấp.

Đối với nhân viên thanh toán

• Với thẻ từ, cần quẹt thẻ từ đầu đến cuối vạch từ, đảm bảo máy đọc chính xác dữ liệu. Nhân viên nhập số tiền và yêu cầu khách nhập PIN trước khi in hóa đơn.
• Với thẻ chip, cắm thẻ vào khe đọc chip, đảm bảo con chip tiếp xúc tốt với máy. Sau khi nhập số tiền, in hóa đơn và xin chữ ký của khách để xác nhận giao dịch, tránh tranh chấp.
• Nhân viên cần hướng dẫn khách rõ các bước thanh toán, giúp giao dịch diễn ra thuận lợi và chính xác.
• Kiểm tra máy POS trước khi sử dụng: kết nối mạng ổn định, đủ giấy in hóa đơn, các thiết bị phụ trợ hoạt động tốt.
• Tuyệt đối không tiết lộ thông tin thẻ hoặc dữ liệu cá nhân của khách hàng cho bất kỳ ai.

Lời kết

Bài viết vừa rồi đã cung cấp đầy đủ thông tin về máy POS cùng những lưu ý quan trọng khi sử dụng. Nhìn chung, máy POS là giải pháp thanh toán hiện đại, giúp doanh nghiệp xử lý giao dịch nhanh chóng, chính xác và tối ưu quản lý bán hàng. Việc ứng dụng thiết bị này chắc chắn sẽ nâng cao trải nghiệm khách hàng và hiệu quả vận hành cửa hàng.

Để vận hành hệ thống POS hiệu quả, một chiếc máy tính bảng là lựa chọn lý tưởng, giúp cài đặt ứng dụng Mobile POS, quản lý đơn hàng, theo dõi doanh thu và kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý cửa hàng. Tham khảo ngay các mẫu máy tính bảng tại FPT Shop để chuẩn bị tối ưu cho hoạt động kinh doanh của bạn.

Xem thêm:

• Khám phá phần mềm POS365: Quản lý bán hàng, kiểm soát kinh doanh tiện ích nhất
• Khám phá máy mPOS là gì? Các doanh nghiệp và cá nhân nào có thể sử dụng máy mPOS?