Tham khảo mẫu phiếu giao hàng cực chuẩn, đầy đủ dành cho Doanh nghiệp, Shop

Mẫu phiếu giao hàng là gì? Mẫu phiếu giao hàng có phải là văn bản bắt buộc cần phải có trong doanh nghiệp? Sử dụng biểu mẫu này như thế nào thì đúng cách? Đây những vấn đề mà nhiều người thường hay thắc mắc, khi mới bắt đầu làm quen với các tư liệu hồ sơ trong những giao dịch thương mại. Cùng FPT Shop tham khảo bài viết dưới đây, để hiểu chi tiết hơn về loại biểu mẫu này và áp dụng hiệu quả vào trong công việc nhé!

Tìm hiểu mẫu phiếu giao hàng

Mẫu phiếu giao hàng là gì?

Mẫu phiếu giao hàng là một loại biểu mẫu được sử dụng để ghi nhận lại thông tin về quá trình giao dịch, giúp đảm bảo thực hiện đúng theo thông tin và các điều khoản hợp đồng đã thỏa thuận giữa các bên. Ngoài ra, nó còn có thể được áp dụng để ghi lại những hàng hóa dịch vụ đã hoàn thành, nhằm với mục đích xác thực thông tin của công ty và đối tác.

Trong giao dịch, mẫu phiếu giao hàng sẽ do bên cung cấp chuẩn bị và xuất ra từ phần mềm Excel trên máy tính. Đồng thời, sau khi nhận hàng hóa và phiếu giao hàng đi kèm thì bên nhận sẽ có trách nhiệm kiểm tra kỹ càng về thông tin đơn hàng và thực hiện đối chiếu.

Ý nghĩa của phiếu giao hàng trong giao dịch thương mại

• Giúp tạo ra sự minh bạch và đáng tin cậy trong quá trình giao dịch. Đồng thời, việc chuẩn bị phiếu giao hàng cũng sẽ giúp doanh nghiệp thể hiện được tác phong chuyên nghiệp và chu đáo đối với các đối tác của họ.
• Giúp xác định rõ các sản phẩm được giao, số lượng và thông tin cụ thể về đơn hàng tại thời điểm giao nhận.
• Phiếu giao hàng thường chứa các điều khoản và điều kiện quan trọng của hợp đồng vận chuyển, đảm bảo các bên thực hiện đúng theo các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng.
• Là công cụ hỗ trợ quản lý và kiểm soát hàng hóa trong quá trình vận chuyển và nhận hàng.
• Là bằng chứng để giải quyết các tranh chấp pháp lý hoặc thương mại.

Khi thực hiện giao dịch thì bên cung cấp thường sẽ chuẩn bị phiếu giao hàng gồm 2 liên (tùy vào chính sách từng doanh nghiệp). Một liên sẽ được bên cung cấp giữ lại và một liên còn lại sẽ được giao cho khách hàng. Và đây cũng chính là căn cứ để cả 2 bên đối chiếu khi vấn đề tranh chấp xảy ra sau đó.

Dựa vào phiếu giao hàng, bên nhận sẽ thực hiện kiểm tra và đối chiếu trước khi xác nhận và thực hiện thanh toán. Nếu trong tình trạng không đảm bảo các yêu cầu như trong thỏa thuận thì bên nhận có thể hoàn trả đơn hàng và từ chối thanh toán.

Ngoài ra, trong một số trường hợp bạn cần phải chuẩn bị thêm các chứng từ hóa đơn VAT, bảo hành,… để cung cấp cho khách hàng.

Mẫu phiếu giao hàng có phải là văn bản bắt buộc không?

Hiện tại, không có quy định cụ thể nào yêu cầu các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng mẫu phiếu giao hàng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có thể tự áp dụng mẫu phiếu giao hàng theo nhu cầu và chính sách nội bộ, để có thể đảm bảo quyền lợi cho cả bản thân doanh nghiệp và khách hàng của mình.

Cách sử dụng mẫu phiếu giao hàng

Doanh nghiệp có thể sử dụng các biểu mẫu phiếu giao hàng trong các quy trình thương mại, mua bán với một số mục đích cụ thể như sau:

• Để lên danh sách hàng hóa được yêu cầu theo thỏa thuận giữa các bên.
• Dùng văn bản này để thực hiện kiểm tra đối chiếu với hàng hóa đã được chuẩn bị.
• Đơn đã được chỉ định xuất kho và tiến hành giao cho bên vận chuyển.
• Xác nhận vận chuyển hàng đến bên khách hàng.
• Khách hàng sẽ dựa theo phiếu giao hàng do bên cung cấp gửi đến để thực hiện đối chiếu và rà soát lại đơn hàng.
• Khi các thông tin đã được đảm bảo chính xác, thì khách hàng sẽ ký xác nhận và chấp nhận đề nghị thanh toán.

Đối với các đơn hàng đã được thanh toán trước khi giao hàng, bên mua hàng sẽ có trách nhiệm thông báo đến bên cung cấp để nhanh chóng xử lý đơn hàng, tránh chậm trễ tiến độ, hoặc gây ra hiểu lầm không đáng có.

Các thông tin cơ bản mà phiếu giao hàng cần phải có

Tùy theo mỗi doanh nghiệp mà phiếu giao hàng sẽ được thiết kế riêng biệt về cả nội dung lẫn hình thức. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo các thông tin cơ bản cần phải có trong phiếu giao hàng, như sau:

• Thông tin bên gửi: Tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của bên gửi hàng.
• Thông tin về bên nhận: Tên người nhận, địa chỉ và thông tin liên lạc, tên doanh nghiệp của bên nhận.
• Thông tin về đơn hàng: Số lượng, trọng lượng, đơn giá, loại hình, mã số, ngày tiến hành giao dịch và bất kỳ thông tin đặc biệt nào liên quan đến đơn hàng đó.
• Các thông tin vận chuyển và mã số vận đơn (nếu có).
• Xác nhận bằng chữ ký: Chữ ký của người gửi hàng và người nhận hàng để xác nhận việc giao nhận hàng hóa đã hoàn thành.
• Các điều khoản và điều kiện: Phiếu giao hàng thường chứa các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc giao nhận hàng hóa, bao gồm các điều khoản về bảo hiểm, trách nhiệm pháp lý, và các điều kiện thanh toán.

File Excel mẫu phiếu giao hàng bạn có thể tham khảo

Mẫu 1

Mẫu 2

Tạm kết

Tóm lại, mẫu phiếu giao hàng là một loại tư liệu rất quan trọng để đảm bảo cho quá trình quản lý vận chuyển và giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi. Hy vọng bài viết trên đã cho bạn hiểu thêm về mẫu phiếu giao hàng gồm những gì để ghi lại thông tin về việc giao và nhận hàng hóa trong doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh của mình. 

Xem thêm:

• Hướng dẫn tra cứu giấy phép kinh doanh online nhanh và chuẩn xác nhất không phải ai cũng biết
• Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 đầy đủ, chính xác và được cập nhật mới nhất

Nếu bạn đang cần một chiếc laptop chất lượng và giá thành tốt để hỗ trợ cho quá trình học tập và làm việc hiệu quả, thì có thể đến trực tiếp các cửa hàng của FPT Shop để trải nghiệm và chọn cho mình sản phẩm phù hợp nhé!

Tham khảo ngay các dòng Laptop tại đây:

• Laptop