Khám phá PMO là gì: Cấu trúc, phân loại, chức năng, mức lương và sự khác biệt với PM

Trong các tổ chức triển khai nhiều dự án cùng lúc, việc quản lý đồng bộ, kiểm soát tiến độ và đảm bảo chất lượng là một thách thức lớn. Đây là lúc một bộ phận chuyên biệt như PMO phát huy vai trò quan trọng. Vậy PMO là gì? Đây không chỉ là nơi cung cấp hỗ trợ cho các dự án mà còn là trung tâm thiết lập quy trình, phân bổ nguồn lực và kiểm soát toàn diện các hoạt động quản lý dự án. Để hiểu rõ hơn về PMO, chúng ta cùng tìm hiểu các loại hình, chức năng cụ thể, sự khác biệt với vị trí Project Manager và mức lương trong ngành.

PMO là gì?

PMO là viết tắt của cụm từ Project Management Office, tức Phòng Quản lý Dự án. Đây là bộ phận chuyên trách trong tổ chức có vai trò thiết lập và chuẩn hóa các quy trình quản lý dự án. PMO giúp tối ưu việc sử dụng nguồn lực, đồng thời hỗ trợ chia sẻ phương pháp, công cụ và kỹ thuật cần thiết cho quá trình thực hiện dự án. Chức năng của PMO không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ quản lý dự án, mà còn có thể trực tiếp tham gia giám sát, điều phối và đảm trách việc quản lý một hoặc nhiều dự án tùy theo mô hình tổ chức.

Có mấy loại PMO?

Qua thông tin trên, bạn đã hiểu rõ PMO là gì. Tùy theo mức độ ảnh hưởng và quyền kiểm soát đối với dự án, PMO (Phòng Quản lý Dự án) thường được phân thành ba loại chính:

PMO Hỗ trợ (Supportive)

Đây là dạng PMO có vai trò tư vấn, cung cấp tài liệu mẫu, quy trình, và chia sẻ bài học từ các dự án trước. PMO hỗ trợ không tham gia trực tiếp vào việc quản lý dự án và có mức độ kiểm soát thấp. Quyết định vẫn nằm hoàn toàn trong tay các Project Manager.

PMO Điều khiển (Controlling)

Loại PMO này có ảnh hưởng lớn hơn so với dạng hỗ trợ. Ngoài việc cung cấp tài liệu, PMO còn giám sát và hướng dẫn cách thức quản lý dự án, đảm bảo các quy trình được tuân thủ. Các Project Manager có thể phải báo cáo và làm việc trực tiếp với PMO. Mức độ kiểm soát ở mức trung bình.

PMO Điều hành (Directive)

PMO loại này trực tiếp phân bổ Project Manager cho từng dự án và chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả dự án. Tất cả các dự án, dù lớn hay nhỏ, đều do PMO quản lý trực tiếp. Đây là loại PMO có mức độ kiểm soát cao nhất trong tổ chức.

Các chức năng của PMO là gì?

PMO (Project Management Office) hay Phòng Quản lý Dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các dự án được thực hiện đúng tiến độ, đạt hiệu quả và tuân thủ quy trình. Cụ thể, PMO thực hiện các chức năng sau:

• Quản lý nguồn lực: PMO có nhiệm vụ phân bổ, theo dõi và tối ưu việc sử dụng nguồn lực trong các dự án do mình quản lý, đảm bảo không xảy ra tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực, thiết bị, tài chính.
• Xây dựng phương pháp luận và tiêu chuẩn: PMO xác định và áp dụng phương pháp quản lý dự án thống nhất trong tổ chức, đồng thời xây dựng bộ tiêu chuẩn, thực tiễn tốt (best practices) giúp nâng cao chất lượng quản lý dự án.
• Kiểm soát tuân thủ: Thông qua hoạt động kiểm toán dự án, PMO giám sát việc tuân thủ các chính sách, quy trình, biểu mẫu và tiêu chuẩn quản lý đã được thiết lập.
• Quản lý tài liệu và thông tin: PMO thiết lập và duy trì hệ thống tài liệu, biểu mẫu, quy trình và các nguồn chia sẻ phục vụ cho các dự án. Đây là nơi lưu trữ tập trung giúp đảm bảo tính nhất quán và dễ truy cập.
• Kết nối và truyền thông: PMO làm cầu nối giữa các dự án và các bên liên quan, đảm bảo thông tin được luân chuyển chính xác và kịp thời, từ đó hỗ trợ điều phối và đồng bộ hoạt động trong tổ chức.
• Đào tạo và tư vấn: PMO tổ chức đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho các Project Manager và thành viên dự án, đồng thời đóng vai trò tư vấn chiến lược khi cần thiết.

Tùy vào loại hình PMO được triển khai trong doanh nghiệp mà mức độ kiểm soát và can thiệp vào dự án sẽ khác nhau:

• PMO Hỗ trợ: Vai trò lưu trữ và tư vấn, ít can thiệp vào quản lý dự án.
• PMO Kiểm soát: Hỗ trợ và giám sát việc tuân thủ quy trình, mức độ can thiệp trung bình.
• PMO Chỉ đạo: Quản lý dự án trực tiếp, có quyền phân công Project Manager và kiểm soát toàn bộ tiến độ, ngân sách, chất lượng.

Phân biệt giữa PM và PMO

Tóm lại, PM là người trực tiếp điều hành dự án cụ thể, trong khi PMO đóng vai trò hỗ trợ, kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ hệ thống quản lý dự án trong doanh nghiệp.

Mức lương của PMO là bao nhiêu?

Mức lương của các vị trí trong Phòng Quản lý Dự án (PMO) có sự khác biệt tùy theo vai trò, kinh nghiệm và quy mô tổ chức. Trong đó, vị trí Project Manager (PM) - một thành viên quan trọng trong PMO, có mức lương trung bình khoảng 35.000.000 VNĐ/tháng, với khoảng lương phổ biến dao động từ 10.000.000 đến 117.000.000 VNĐ/tháng.

Mức lương cụ thể có thể thay đổi dựa trên nhiều yếu tố như:

• Kinh nghiệm làm việc: Người có thâm niên lâu năm thường nhận mức lương cao hơn.
• Cấp bậc quản lý: PM cấp cao (Senior PM) hoặc PM dẫn dắt các dự án chiến lược có thể nhận mức đãi ngộ tốt hơn đáng kể.
• Loại hình và quy mô dự án: Các dự án lớn, có ngân sách cao hoặc phức tạp thường yêu cầu năng lực quản lý cao hơn và kèm theo mức lương tương xứng.
• Ngành nghề và địa điểm làm việc: Mức lương PMO tại các doanh nghiệp công nghệ, tài chính hoặc đa quốc gia có thể cao hơn mặt bằng chung.

Ngoài Project Manager, các vị trí khác trong PMO như PMO Analyst, PMO Coordinator hay PMO Director cũng có khung lương riêng, dao động từ trung bình đến rất cao tùy vào vai trò và tầm ảnh hưởng trong tổ chức.

Kết luận

Tổng kết lại, nếu bạn từng thắc mắc PMO là gì thì có thể thấy rõ đây là bộ phận đóng vai trò chiến lược trong việc chuẩn hóa, kiểm soát và tối ưu hóa quá trình quản lý dự án trong tổ chức. Việc hiểu đúng về các loại hình PMO, chức năng của từng loại cũng như sự phân biệt giữa PM và PMO sẽ giúp các cá nhân, doanh nghiệp đưa ra những quyết định tổ chức và vận hành phù hợp hơn trong quản lý dự án hiện đại.

Bạn đang tìm kiếm các thiết bị công nghệ hỗ trợ tối ưu công việc và quản lý hiệu quả hơn? Khám phá ngay các sản phẩm chính hãng tại FPT Shop với nhiều ưu đãi hấp dẫn! Mua sắm dễ dàng, nhận hàng nhanh, bảo hành toàn diện tại FPT Shop.
Xem nhanh: Laptop giá rẻ

Xem thêm:

• Project Manager là ai? Tìm hiểu công việc và kỹ năng để trở thành một Project Manager xuất sắc
• CEO là gì? Mách bạn những tố chất một CEO thành công cần phải có