Hệ số K là gì? Giải đáp các thắc mắc thường gặp và ý nghĩa của hệ số K đối với doanh nghiệp

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, chắc hẳn bạn đã từng nghe đến “hệ số K” – một chỉ số ngày càng được nhắc đến nhiều trong các cuộc trao đổi giữa kế toán và nhà quản lý. Không chỉ là một con số khô khan, hệ số K đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và đảm bảo tính minh bạch, chính xác cho hệ thống hóa đơn.

Vậy hệ số K là gì và được tính như thế nào và tại sao nó lại quan trọng? Trong bài viết này, FPT Shop sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về hệ số K là gì, cùng với những cập nhật mới nhất mà doanh nghiệp cần biết để chủ động ứng phó với các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử.

Tổng quan về hệ số K là gì? Các trường hợp cần lưu ý

Hệ số K là gì?

Hệ số K là một chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro khi phát hành hóa đơn điện tử. Về bản chất, đây là một ngưỡng được cơ quan thuế sử dụng để đánh giá xem hoạt động xuất hóa đơn của doanh nghiệp có đang diễn ra đúng quy định hay không.

Chỉ số này được xác định dựa trên sự so sánh giữa tổng giá trị hàng hóa bán ra và tổng giá trị của hàng tồn kho cộng với hàng đã nhập. Nhờ đó, cơ quan quản lý có thể nhận diện sớm các dấu hiệu bất thường, còn doanh nghiệp thì chủ động hơn trong việc điều chỉnh và vận hành hệ thống hóa đơn đúng hướng.

Theo Công văn số 2392/TCT-QLRR do Tổng cục Thuế ban hành, việc kiểm tra và giám sát hóa đơn điện tử đã được nâng cấp với tính năng mới trên hệ thống phần mềm. Mục tiêu là tăng cường kiểm soát, hạn chế tình trạng lập hóa đơn khống hoặc gian lận trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

Như vậy, các bạn đã hiểu hệ số K là gì, hãy tiếp tục tìm hiểu thêm công thức quan trọng để xác định hệ số K, cụ thể như sau:

• Hệ số K = Tổng giá trị hàng bán ra / (Giá trị tồn kho + Giá trị hàng hóa mua vào)

Trong đó:

• K đóng vai trò là chỉ số cảnh báo giúp cơ quan thuế theo dõi tình hình phát hành hóa đơn của doanh nghiệp.
• Tổng giá trị hàng bán ra là giá trị hàng hóa doanh nghiệp bán ra trong kỳ (chưa tính thuế GTGT).
• Giá trị tồn kho phản ánh lượng hàng hóa còn trong kho tính đến thời điểm hiện tại.
• Giá trị hàng hóa mua vào là tổng chi phí mua hàng trong kỳ (không bao gồm thuế GTGT).

Trường hợp người nộp thuế dùng HĐĐT vượt ngưỡng hệ số K

Khi doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) với hệ số K vượt quá mức cho phép do cơ quan thuế địa phương quy định, hệ thống sẽ tự động ghi nhận dấu hiệu bất thường và phát đi cảnh báo. Trường hợp này, doanh nghiệp sẽ bị đưa vào danh sách theo dõi rủi ro.

Cụ thể:

• Người bán sẽ nhận được văn bản từ cơ quan thuế yêu cầu giải trình lý do hệ số K vượt ngưỡng.
• Người mua hàng hóa từ doanh nghiệp đó cũng sẽ nhận được thông báo qua email từ hệ thống hoá đơn điện tử, cảnh báo về việc giao dịch với một đơn vị có dấu hiệu rủi ro.

Sau khi rà soát và xác minh, nếu phát hiện doanh nghiệp có hành vi xuất hóa đơn khống – thuộc nhóm vi phạm được quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP – thì có thể bị xem xét đình chỉ quyền sử dụng hóa đơn điện tử trong một thời gian nhất định.

Ý nghĩa của hệ số K đối với doanh nghiệp

Hệ số K không chỉ là một con số kỹ thuật – nó phản ánh mức độ "lành mạnh" trong hoạt động phát hành hóa đơn của doanh nghiệp. Khi hệ số này tăng cao, điều đó cho thấy doanh nghiệp đang xuất hóa đơn với giá trị lớn hơn nhiều so với lượng hàng thực có hoặc đã nhập về. Đây có thể là dấu hiệu của hành vi bất thường, thậm chí là nguy cơ xuất hóa đơn không có hàng hóa thực tế kèm theo.

Công cụ phát hiện sớm rủi ro

Cơ quan thuế sử dụng hệ số K như một bộ lọc để phát hiện sớm các trường hợp cần lưu ý. Những doanh nghiệp có hệ số K vượt mức sẽ nằm trong tầm ngắm và có thể bị kiểm tra, đối chiếu thông tin để xác minh tính minh bạch.

Ngưỡng hệ số K

Tùy vào lĩnh vực hoạt động, từng ngành nghề sẽ có mức hệ số K được đánh giá là "bình thường" khác nhau. Nếu doanh nghiệp vượt quá ngưỡng này, có thể phải đối mặt với các biện pháp giám sát như:

• Bị đưa vào danh sách cần theo dõi
• Nhận yêu cầu giải trình từ cơ quan thuế
• Trường hợp nghiêm trọng có thể bị tạm dừng sử dụng hóa đơn hoặc bị xử lý thuế theo quy định.

Cách cơ quan thuế kiểm soát hóa đơn điện tử thông qua hệ số K

Để đảm bảo tính minh bạch và ngăn ngừa các hành vi gian lận liên quan đến hóa đơn, cơ quan thuế đã triển khai một quy trình kiểm soát chặt chẽ dựa vào hệ số K. Quy trình này được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Hệ thống phần mềm tự động phân tích dữ liệu, so sánh tổng giá trị hàng hóa doanh nghiệp đã xuất trên hóa đơn với mức giới hạn được tính toán dựa trên hệ số K (gồm tổng giá trị tồn kho và hàng mua vào). Nếu phát hiện vượt quá ngưỡng an toàn, hệ thống sẽ phát tín hiệu cảnh báo.

Bước 2: Cơ quan thuế sẽ rà soát lại các cảnh báo này để kiểm tra xem doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro hay không.

Bước 3: Những doanh nghiệp có hệ số K vượt mức cho phép sẽ được đưa vào danh sách theo dõi, gọi là “Danh sách doanh nghiệp cần giám sát vì xuất hóa đơn vượt ngưỡng an toàn”.

Bước 4: Các đơn vị thuộc cơ quan thuế tiến hành kiểm tra thực tế đối với các doanh nghiệp nằm trong danh sách này.

Bước 5: Kết quả kiểm tra sẽ được tổng hợp và báo cáo lên Tổng cục Thuế để có hướng xử lý tiếp theo, từ cảnh báo, yêu cầu giải trình đến áp dụng các biện pháp quản lý nghiêm ngặt hơn nếu cần thiết.

Vì sao doanh nghiệp bị yêu cầu giải trình hệ số K và cách xử lý

Có nhiều lý do khiến hệ số K của doanh nghiệp vượt ngưỡng và bị cơ quan thuế “điểm danh”. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể giải trình một cách hợp lý:

• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, trong đó chi phí chủ yếu là tiền lương, không phản ánh rõ qua hàng tồn kho hoặc hàng hóa đầu vào.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định lớn, đặc biệt với các ngành sử dụng máy móc thiết bị nhiều như logistics, cho thuê tài sản, vận tải.
• Có giao dịch mua hàng từ cá nhân, không có hóa đơn GTGT nên phải lập bảng kê theo mẫu 01/TNDN.
• Tỷ trọng hàng hóa nhập khẩu cao, khiến hàng tồn kho thay đổi bất thường so với kỳ báo cáo.
• Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có biên lợi nhuận cao, dẫn đến chênh lệch lớn giữa đầu vào và đầu ra.
• Phát sinh xuất hóa đơn nhưng chưa kịp có hóa đơn đầu vào, chẳng hạn như giao hàng trước, nhận hóa đơn sau.

Kế toán cần lưu ý những gì để tránh việc hệ số K vượt ngưỡng cho phép?

Để tránh việc hệ số K vượt ngưỡng cho phép, các kế toán tại doanh nghiệp cần lưu ý những trường hợp sau:

• Tránh để tình trạng âm kho, luôn đảm bảo số lượng hàng xuất ra phải nằm trong phạm vi tồn kho thực tế.
• Hạn chế lập bảng kê mua hàng từ cá nhân, nên ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có thể xuất hóa đơn hợp lệ.
• Đăng ký ngành nghề kinh doanh sát với hoạt động thực tế, để tránh bị hệ thống tính toán hệ số K sai do ngành nghề không phù hợp.

Lời kết

Qua bài viết trên, FPT Shop đã chia sẻ đến bạn hệ số k là gì. Trên thực tế, hệ số K chỉ đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ trong việc nhận diện sớm các dấu hiệu bất thường liên quan đến hóa đơn – chứ không phải yếu tố quyết định tất cả.

Điều quan trọng hơn cả là kế toán và doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra định kỳ tính hợp lệ, hợp pháp và chính xác của từng hóa đơn được phát hành. Việc này sẽ giúp hạn chế rủi ro về thuế, góp phần xây dựng hệ thống tài chính minh bạch, ổn định và bền vững cho doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop bền bỉ, hiệu năng ổn định để xử lý công việc kế toán, đừng ngần ngại ghé FPT Shop. Tại đây, bạn có thể dễ dàng lựa chọn những mẫu máy phù hợp với phần mềm chuyên ngành cùng nhiều ưu đãi hấp dẫn đang chờ bạn.

Tham khảo laptop ASUS giá tốt ngay tại đây:

• Laptop ASUS

Xem thêm

• Hệ số là gì? Tìm hiểu từ A-Z theo cách đơn giản, dễ nhớ, có ví dụ thực tế mà ai cũng hiểu được
• Hệ số nợ là gì? Tìm hiểu về chỉ số giải mã sức khỏe tài chính của doanh nghiệp và cá nhân