Collaboration overload là gì và cách vượt qua tình trạng quá tải khi làm việc nhóm hiện đại

Collaboration overload là khi thời gian làm việc bị tiêu tốn bởi các hoạt động nhóm rời rạc, khiến cá nhân không còn đủ không gian để tập trung xử lý công việc chuyên môn. Vấn đề này đang dần trở thành “kẻ ngáng đường” âm thầm, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và sức khỏe tinh thần của người lao động.

Collaboration overload là gì?

Collaboration overload (quá tải do cộng tác) xuất hiện khi các thành viên trong nhóm dành quá nhiều thời gian và công sức tập trung vào các hoạt động hợp tác liên tục, thay vì hoàn thành công việc chuyên môn. Hiện tượng này gây ảnh hưởng sâu sắc đến hiệu suất và chất lượng sống của người lao động.

Dấu hiệu của collaboration overload

• Các cuộc họp diễn ra dày đặc, thiếu trọng tâm và kéo dài.
• Bão email, tin nhắn nhanh, và các thông báo chat liên tục làm gián đoạn dòng công việc.
• Có quá nhiều người cùng tham gia vào một dự án cùng lúc, dẫn đến xung đột trách nhiệm và thiếu hiệu quả.

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng oollaboration overload là gì?

Dưới đây là những nguyên nhân chính gây ra tình trạng Collaboration overload (quá tải do cộng tác) trong môi trường công sở hiện đại:

• Lạm dụng họp hành: Các cuộc họp diễn ra quá thường xuyên, không có mục tiêu rõ ràng hoặc kéo dài không cần thiết khiến nhân viên bị gián đoạn dòng công việc, mất thời gian và năng lượng.
• Giao tiếp quá mức qua nhiều nền tảng: Việc phải xử lý hàng loạt email, tin nhắn nội bộ (Slack, Teams, Zalo,...), cuộc gọi hoặc thông báo liên tục gây nhiễu loạn, khiến nhân viên khó tập trung và cảm thấy bị “bủa vây”.

• Thiếu quy trình làm việc rõ ràng: Khi không có workflow cụ thể, các nhiệm vụ thường bị giao chồng chéo, nhiều người cùng làm một việc hoặc không biết rõ trách nhiệm của mình. Điều này làm tăng khối lượng trao đổi và nhầm lẫn trong công việc.
• Văn hóa làm việc “luôn sẵn sàng”: Áp lực phải phản hồi ngay lập tức và luôn “online” tạo ra tâm lý căng thẳng kéo dài, đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa hoặc linh hoạt sau đại dịch.
• Thiếu phân quyền và ủy thác: Khi nhà quản lý không phân công rõ ràng hoặc có xu hướng micromanage (quản lý vi mô), các thành viên bị cuốn vào việc giám sát, phê duyệt lẫn nhau, dẫn đến quá tải không cần thiết.
• Không gian làm việc thiếu tập trung: Môi trường làm việc bị gián đoạn liên tục (cả vật lý và kỹ thuật số), không có khoảng thời gian hoặc không gian cho sự tập trung cá nhân là một yếu tố thúc đẩy collaboration overload.

Hậu quả của collaboration overload là gì?

Áp lực quá lớn và mất cân bằng tâm lý

Việc phải phản hồi liên tục email, tin nhắn hay lời mời họp khiến nhân viên luôn trong trạng thái cảnh giác, khó tập trung làm việc chuyên môn. Với người hướng nội, áp lực này còn tăng gấp đôi, dễ dẫn đến mất năng lượng và động lực.

Burnout (kiệt sức)

Cộng tác liên tục khiến nhiều người phải ôm đồm quá nhiều vai trò. Khi công việc không hoàn thành đúng hạn, họ có xu hướng đem việc về nhà. Duy trì tình trạng này lâu dài dễ dẫn đến kiệt sức cả về thể chất lẫn tinh thần, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc và sức khỏe.

Cạnh tranh không lành mạnh

Trong nỗ lực được công nhận, một số nhân viên có xu hướng thể hiện quá mức trong các cuộc họp hoặc chiếm vai trò trung tâm. Điều này dễ dẫn đến mâu thuẫn nội bộ hoặc sự ỷ lại từ các thành viên khác, làm mất cân bằng nhóm và tăng thêm áp lực cho người chủ động.

Micromanagement trong nội bộ nhóm

Khi cộng tác trở thành thói quen, các thành viên dễ bị cuốn vào việc giám sát hoặc góp ý quá mức vào phần việc của người khác. Dẫn đến sự phụ thuộc, mất đi khả năng làm việc độc lập và sáng tạo. Dấu hiệu micromanagement dần xuất hiện, khiến tổ chức vận hành kém hiệu quả và thiếu linh hoạt.

Cách giảm thiểu Collaboration overload trong môi trường công sở

Thiết kế workflow hợp lý

Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng là bước đầu tiên để tối ưu hiệu suất nhóm. Khi mọi người hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của mình, tình trạng chồng chéo hay bỏ sót công việc sẽ giảm đáng kể. Việc áp dụng checklist, công cụ quản lý như Trello, Notion, Asana,… cũng giúp theo dõi tiến độ và cập nhật thông tin dễ dàng, hạn chế họp không cần thiết.

Dành thời gian tập trung cá nhân

Tạo ra “khoảng không tập trung” là cách giúp bạn thoát khỏi luồng công việc bị phân tán. Đặt lịch làm việc cá nhân, chia sẻ trên lịch nhóm để đồng nghiệp không làm gián đoạn. Ngoài ra, hãy giới hạn thời gian trả lời email hoặc tin nhắn trong ngày, giúp giảm áp lực phản hồi tức thì và tăng thời gian tập trung xử lý công việc quan trọng.

Cắt giảm họp online không cần thiết

Họp nhiều không đồng nghĩa với hiệu quả. Thay vì tổ chức các cuộc họp dàn trải, hãy chỉ họp khi thật sự cần thiết, đặc biệt là khi cần trao đổi ý kiến chuyên sâu. Ưu tiên tóm tắt thông tin qua email hoặc nền tảng cộng tác nội bộ. Nếu phải họp, hãy đảm bảo mỗi người tham gia đều có vai trò rõ ràng, hạn chế tình trạng “ngồi cho có”.

Kết luận

Qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ collaboration overload là gì. Để thoát khỏi tình trạng này, doanh nghiệp cần tái cấu trúc cách làm việc nhóm, còn mỗi cá nhân phải chủ động tạo không gian làm việc thông minh hơn, ít họp, ít gián đoạn, nhiều tập trung. Khi làm chủ được thời gian và năng lượng, bạn sẽ lấy lại được sự cân bằng và hiệu quả thực sự trong công việc.

Nếu bạn đang cảm thấy mệt mỏi vì những cuộc họp liên miên, tin nhắn liên tục và áp lực công việc, hãy dành thời gian chăm sóc bản thân. Loa nghe nhạc thư giãn, máy massage cổ, vai, lưng hay các thiết bị hỗ trợ giấc ngủ tại FPT Shop sẽ giúp bạn lấy lại năng lượng và tinh thần tích cực sau những giờ làm việc căng thẳng. Truy cập ngay FPTShop.com.vn để chọn mua sản phẩm thư giãn chính hãng, ưu đãi hấp dẫn mỗi ngày!

Xem nhanh: Máy massage

Xem thêm:

• Tìm hiểu Burn out là gì? Ảnh hưởng của Burn out đến sức khoẻ và biện pháp phòng tránh Burn out
• Stress là gì? Những nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng stress? Phương pháp khắc phục stress hiệu quả