Hướng dẫn từ A tới Á cách dùng máy in bill và cách khắc phục các lỗi thường gặp

Máy in bill không còn quá xa lạ với nhiều người dùng nhờ khả năng in ấn và tạo hóa đơn bán hàng rõ nét, chuyên nghiệp. Tuy cách dùng máy in bill khá đơn giản nhưng để am hiểu hết về cách kết nối, lắp giấy, vệ sinh máy và cách xử lý các lỗi thường gặp lại không phải ai cũng nắm rõ. Vì thế, hôm nay FPT Shop sẽ gửi đến bạn bài viết hướng dẫn chi tiết cách dùng máy in bill này. Hãy cùng khám phá ngay!

Máy in bill, hóa đơn là gì?

Trước khi đi vào khám phá cách dùng máy in bill chi tiết, FPT Shop muốn giới thiệu sơ qua về máy in bill, hóa đơn để bạn có cái nhìn tổng quan hơn về thiết bị này. Máy in bill là một công cụ quan trọng trong các hoạt động bán hàng, hỗ trợ quy trình thanh toán trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn. Chức năng chính của máy là in các thông tin chi tiết về sản phẩm và giá cả để khách hàng nắm rõ thông tin mua sắm ngay sau khi thanh toán thông qua tờ phiếu in bill (hay phiếu hóa đơn).

Cách dùng máy in bill chi tiết

Hướng dẫn lắp giấy máy in bill

Để hiểu rõ cách dùng máy in bill và lắp giấy in vào máy nhanh chóng, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn giấy in bill phù hợp với loại máy. Nếu bạn sử dụng máy in khổ K80, hãy chọn giấy in nhiệt 80mm. Với máy in khổ K57, giấy in hóa đơn 57mm sẽ là lựa chọn thích hợp.

Bước 2: Tắt nguồn máy in để đảm bảo an toàn trước khi mở nắp máy.

Bước 3: Đặt cuộn giấy in vào máy, lưu ý đặt giấy đúng chiều để khi in, hóa đơn sẽ hiển thị rõ nét và không bị ngược.

Bước 4: Sau khi lắp giấy xong, đóng nắp máy lại và bật nguồn lên.

Bước 5: Cuối cùng, nhấn nút Feed để kiểm tra cuộn giấy đã được lắp đúng và máy in hoạt động ổn định.

Hướng dẫn thao tác in hóa đơn

Dưới đây, FPT Shop xin hướng dẫn bạn cách dùng máy in bill khi thao tác in hóa đơn qua các bước đơn giản sau:

Thao tác in hóa đơn trên màn hình bán hàng:

• Truy cập vào giao diện bán hàng của bạn.
• Nhấn nút "Thanh toán".
• Chọn bàn hoặc khu vực cần thanh toán.
• Lựa chọn các món cần thanh toán theo yêu cầu.
• Đăng nhập bằng tài khoản nhân viên hoặc tài khoản thanh toán.
• Nhấn "Đồng ý" để hoàn tất và in hóa đơn.

Thao tác in hóa đơn trên giao diện quản lý:

• Truy cập vào giao diện quản lý bán hàng.
• Để in lại hóa đơn cũ hoặc kiểm tra số lượng hóa đơn, nhấn vào biểu tượng "In phiếu".
• Lựa chọn hóa đơn bán hàng cần in lại.
• Đăng nhập bằng tài khoản nhân viên hoặc tài khoản chuyên in hóa đơn.
• Vào mục "Danh sách phiếu thanh toán bán hàng".
• Nhấn "In" để hoàn tất thao tác.

Hướng dẫn vệ sinh máy in bill

Độ bền của máy in bill phụ thuộc rất nhiều vào vấn đề vệ sinh máy đúng cách và đúng định kỳ. Khi vệ sinh đúng cách, máy sẽ hoạt động ổn định và bền lâu hơn. Ngược lại, nếu bỏ qua bước vệ sinh, máy sẽ dễ gặp sự cố và nhanh xuống cấp trong quá trình sử dụng.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách vệ sinh máy in bill:

Bước 1: Trước khi bắt đầu, ngắt kết nối máy in với nguồn điện để đảm bảo an toàn khi vệ sinh.

Bước 2: Đợi máy nguội hoàn toàn, đặc biệt là phần đầu in để tránh hư hại trong quá trình vệ sinh.

Bước 3: Dùng bông gòn sạch thấm cồn, lau nhẹ đầu in theo một chiều nhất định để tránh xước. Thay bông liên tục cho đến khi không còn bụi bám trên bông. Đồng thời, hãy vệ sinh tổng thể máy để giúp máy luôn sạch sẽ và bền lâu.

Bước 4: Sau khi hoàn tất, kết nối lại nguồn điện và sử dụng máy bình thường. Để máy ở nơi khô thoáng, ít bụi và vệ sinh định kỳ mỗi 1-2 tháng để bảo vệ tuổi thọ thiết bị.

Hướng dẫn kết nối máy in bill

Các dòng máy in bill tuy có thiết kế riêng biệt giữa các thương hiệu nhưng về cơ bản các bước kết nối với máy chủ thường có sự tương đồng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước kết nối:

Bước 1: Mở menu Start, chọn Settings, sau đó nhấn vào Printers and Faxes.

Bước 2: Trong mục Printer Tasks, chọn Add a printer. Khi hộp thoại Add Printer Wizard xuất hiện, nhấp Next.

Bước 3: Lựa chọn kiểu kết nối máy in:

• Local printer attached to this computer: Kết nối trực tiếp giữa máy tính và máy in.
• A network printer, or a printer attached to another computer: Kết nối qua mạng LAN.

Chọn Local printer attached to this computer, tích vào Automatically detect and install my Plug and Play printer, sau đó nhấn Next.

Bước 4: Chọn Next để tiếp tục, rồi chọn cổng kết nối là LPT1.

Bước 5: Nhấn Next, tiếp theo chọn tên hãng sản xuất ở mục Manufacturer và chọn loại máy in trong danh sách Printers.

Bước 6: Nhấn Next, rồi nhấn Finish để hoàn tất cài đặt. Nếu bạn sử dụng đĩa CD đi kèm máy in, thực hiện như sau:

• Đưa đĩa CD vào ổ đĩa.
• Chọn Have Disk, sau đó nhấn Install from Disk.
• Chọn ổ đĩa chứa phần mềm cài đặt máy in, nhấn OK rồi chọn Next. Khi hộp thoại Do you want to use this printer as default printer xuất hiện, chọn Yes, sau đó nhấn Next. Tiếp tục, khi hộp thoại Do you want to print a test page hiện ra, chọn Yes, nhấn Next.

Bước 7: Cuối cùng, khi màn hình hoàn tất hiện lên, nhấn Finish để hoàn tất quá trình cài đặt.

Cách khắc phục các lỗi thường gặp của máy in bill

Máy in bill là công cụ quan trọng xử lý thanh toán nhanh chóng và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đôi khi thiết bị này gặp một số lỗi gây khó khăn trong quá trình in ấn. Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách khắc phục để giúp bạn duy trì hiệu suất của máy in bill hiệu quả hơn.

Máy in bill bị mờ

• Chọn giấy in bill chất lượng cao từ nhà cung cấp uy tín để đảm bảo hình ảnh rõ nét, tránh tình trạng bụi giấy làm giảm tuổi thọ máy.
• Bảo quản giấy in ở nơi khô ráo, tránh để gần nguồn nhiệt cao, không để bụi bám nhiều và nên lưu trữ giấy trong hộp kín để tránh côn trùng phá hoại.
• Nếu đầu in đã bị hỏng hoặc mòn do sử dụng lâu dài, cách tốt nhất là thay đầu in mới hoặc đầu tư một máy in mới.

Máy in bill bị kẹt giấy

• Tránh mở mạnh nắp máy vì có thể làm gãy dao cắt hoặc hư hỏng các linh kiện khác. Trước tiên, tắt máy và tháo lẫy nắp máy in ở phía dưới dao cắt.
• Xoay bánh răng theo chiều kim đồng hồ để đưa dao cắt về vị trí ban đầu. Sau đó, kiểm tra xem máy hoạt động lại bình thường chưa và lắp giấy in lại để in thử.

Máy in bill bị chậm

Khi mua máy in, người dùng nên chú ý đến thông số tốc độ in để chọn được loại máy phù hợp với nhu cầu sử dụng, đặc biệt là trong các cửa hàng có lưu lượng khách cao.

Lời kết

Cách dùng máy in bill không chỉ đơn giản là bấm nút và in hóa đơn. Đó là sự kết hợp của việc lựa chọn giấy in chất lượng, lắp đặt đúng cách và bảo dưỡng định kỳ để máy luôn hoạt động trơn tru. Hiểu và khắc phục những lỗi thường gặp trên máy in bill giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí sửa chữa, nâng cao hiệu quả công việc. Bằng cách lựa chọn đúng loại giấy in, bảo dưỡng máy định kỳ và chú ý đến những dấu hiệu hỏng hóc của máy, bạn sẽ tránh được những sự cố không đáng có.

Khám phá thêm những chiếc máy in văn phòng chất lượng cùng bạn nâng cao hiệu suất công việc tại FPT Shop! Được thiết kế hiện đại cùng tốc độ in ấn vượt trội và độ bền cao, máy in văn phòng sẽ là giải pháp lý tưởng để đáp ứng mọi nhu cầu in ấn hàng ngày. Đừng chần chừ, hãy trang bị ngay một chiếc máy in cho văn phòng của bạn và trải nghiệm sự tiện lợi, nhanh chóng trong mỗi lần sử dụng.

Máy in

Xem thêm:

• Kinh nghiệm chọn mua máy in bill giá rẻ, chất lượng cao
• Tại sao máy in nhiệt bị mờ, không rõ mực? Đừng bỏ qua 3 cách xử lý đơn giản sau