Các kiểu dữ liệu cơ bản trong phần mềm bảng tính bạn nên biết để làm việc hiệu quả hơn!

Việc nắm rõ kiến thức về các kiểu dữ liệu cơ bản trong phần mềm bảng tính là một kỹ năng vô cùng quan trọng, giúp người dùng có thể giải quyết các bài toán về việc ghi lại và tổ chức thông tin hiệu quả dưới dạng bảng. FPT Shop mời bạn xem qua bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về các kiểu dữ liệu cơ bản cần nắm bắt, cũng như là những chương trình bảng tính thông dụng hiện nay nhé!

Các kiểu dữ liệu cơ bản trong phần mềm bảng tính là gì?

Kiểu số

Dữ liệu kiểu số là một trong các kiểu dữ liệu cơ bản trong phần mềm bảng tính, giúp bạn có thể thực hiện các phép toán như cộng, trừ, nhân chia và lũy thừa. Dữ liệu kiểu số là các giá trị được biểu diễn dưới dạng số. Trong phần mềm bảng tính, dữ liệu kiểu số có thể được nhập trực tiếp từ bàn phím hoặc tính toán từ các ô khác trong bảng tính. Các kiểu số có thể bao gồm các giá trị nguyên dương (1, 2, 3,… ), nguyên âm (-1, -2, -3,… ) và các giá trị thập phân (1.5, 3.14, 100.25,… ).

Kiểu ngày giờ

Dữ liệu kiểu ngày giờ là giá trị đại diện cho thời gian cụ thể và nó cho phép bạn có thể tính toán, tạo hàm hoặc bất kỳ các phương thức thực hiện nào liên quan đến dữ liệu kiểu số. 

Loại dữ liệu này thường được biểu diễn dưới dạng số và định dạng theo nhiều kiểu khác nhau, như: năm-tháng-ngày sẽ tương ứng là YY-MM-DD.

Ví dụ: Ngày 16, tháng 03, năm 2024 thì sẽ được định dạng theo YY-MM-DD, tương ứng với 24-03-16.

Ngoài loại dữ liệu được kể trên, thì còn có các kiểu dữ liệu cơ bản trong phần mềm bảng tính khác mà bạn có thể sẽ sử dụng đến, như:

• General: Đây là là kiểu định dạng chung, khi bạn chọn kiểu định dạng này thì số, ký tự, ký hiệu sẽ được trả về mặc định.
• Number: Là kiểu định dạng số, tính năng này có thể cho phép bạn tùy ý điều chỉnh dạng số có dấu phân cách phần nghìn hoặc lấy số lẻ của số thập phân.
• Currency: Loại dữ liệu này thường được sử dụng để biểu diễn các giá trị tiền tệ, như đô la, euro, yen,... Currency được định dạng đặc biệt để hiển thị ký hiệu tiền tệ và số thập phân một cách chính xác.
• Accounting: Loại định dạng này tương tự với Currency, được thiết kế đặc biệt để hiển thị số tiền theo kiểu bảng kế toán. Tuy nhiên, nó sẽ không tồn tại cho định dạng số âm.
• Date: Là kiểu định dạng thời gian cụ thể về ngày, tháng và năm, được biểu diễn theo nhiều kiểu khác nhau, như: dd/mm/yy, dd/yy/mm, yyyy/mm/dd,… 
• Time: Định dạng giờ.
• Percentage: Là một định dạng số đặc biệt được sử dụng để hiển thị và xử lý phần trăm (%).
• Fraction: Là một định dạng số được sử dụng để biểu diễn các phân số.
• Scientific: Định dạng số được sử dụng để biểu diễn các số lớn, nhỏ một cách khoa học.
• Text: Định dạng chuyển đổi số thành ký tự.

Một số phần mềm bảng tính

Ngoài Google Sheet và Excel, FPT Shop sẽ giới thiệu thêm một số phần mềm bảng tính khác để giúp bạn có thêm nhiều lựa chọn cho công việc của mình.

Numbers

Numbers là một ứng dụng bảng tính được phát triển bởi Apple dành cho các thiết bị chạy hệ điều hành macOS và iOS. Ứng dụng này cung cấp giao diện đơn giản và dễ sử dụng với các tính năng nổi bật như: công cụ phân tích và data report chất lượng cao. Ngoài ra, người dùng có thể tận dụng các ưu điểm khi sử dụng các kiểu dữ liệu cơ bản trong phần mềm bảng tính này, chẳng hạn:

• Tính năng tích hợp của hệ sinh thái Apple: Ứng dụng này cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ và làm việc trên các thiết bị Apple khác nhau như Macbook, điện thoại iPhone và iPad. Ngoài ra, nó còn tạo ra một môi trường làm việc liền mạch giữa các ứng dụng và dịch vụ, tăng cường tính hiệu quả và sự linh hoạt trong quản lý dữ liệu.
• Tính đa dạng và tính linh hoạt: Numbers cung cấp một kho template với hơn 600 hình dạng để biến dữ liệu thành hình ảnh thân thiện và trình bày đẹp mắt.
• Trực quan hóa từ số đến hình dạng dữ liệu: Phần mềm này cung cấp một chương trình bảng tính tối giản, giúp người dùng có nhiều không gian sáng tạo nên bảng dữ liệu.

Zoho

Zoho Sheet là một phần của Zoho Workplace, một bộ công cụ văn phòng trực tuyến bao gồm các ứng dụng như bảng tính, văn bản, trình chiếu và nhiều ứng dụng khác. Người dùng thường dùng chương trình này để thay thế cho bảng tính Excel trên nền tảng Icloud. Một số ưu điểm mà ứng dụng này mang lại cho người dùng khi làm việc với các công cụ dữ liệu trên bảng tính:

• Tính năng đa dạng: Zoho Sheet cung cấp một loạt các tính năng và công cụ cho việc tạo và quản lý bảng tính. Người dùng có thể thực hiện các phép toán số học, tạo và tùy chỉnh biểu đồ, sử dụng các hàm tích hợp sẵn, và nhiều tính năng khác.
• Tính năng loại bỏ trùng lặp, tự động sửa đổi các dữ liệu không chính xác và thêm các giá trị thiếu xác suất vào dữ liệu.
• Ứng dụng này cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các loại tệp có đuôi .xlsx, .xls, .csv và .ods. 
• Người dùng có thể truy cập phần mềm này ở bất cứ đâu và chia sẻ cho người khác.

Apache OpenOffice

Apache OpenOffice là một bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở, bao gồm: các công cụ như xử lý văn bản, ứng dụng bảng tính, ứng dụng trình bày và cơ sở dữ liệu. Với các tính năng hữu ích như trên thì Apache OpenOffice dễ dàng mang lại những ưu thế cho người dùng, như:

• Công cụ sửa đổi Calc hỗ trợ bạn đưa ra các giải pháp phù hợp dành cho mục đích kinh doanh.
• Người dùng có thể thông qua Wizards để hiểu chi tiết về việc lựa chọn và áp dụng các chức năng của bảng tính.
• Tính năng lưu trữ dữ liệu của Calc giúp người dùng dễ dàng thực hiện phân tích dữ liệu trên tất cả các nền tảng.

Librescript

Đây là một chương trình bảng tính tích hợp các tính năng xử lý các dữ liệu kiểu số tương tự như Apache. 

Spread32

Phần mềm Spread32 hoàn toàn có khả năng thay thế cho Excel. Bởi Spread32 tích hợp hầu hết tất cả các tính năng dành cho các kiểu dữ liệu cơ bản trong phần mềm bảng tính chẳng hạn: tính toán, lọc dữ liệu, chèn biểu đồ và các định dạng có điều kiện.

Cách định dạng dữ liệu kiểu số trong Excel

Tập hợp các kiểu dữ liệu số trong phần mềm bảng tính có thể thường được ứng dụng trong công tác nghiên cứu thị trường, quản lý các dự án, tổ chức sự kiện, quản trị hệ thống khách hàng với các tệp dữ liệu lớn,…

Để thực hiện định dạng loại dữ liệu kiểu số trong bất cứ phần mềm bảng tính nào kể cả Excel thì bạn cần phải mở hộp thoại Format Cells trước, tùy loại phần mềm mà hộp thoại format có thể khác nhau đôi chút. 

Cách mở hộp thoại Format Cells trong bảng tính Excel được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Bạn chọn vùng dữ liệu cần định dạng trên bảng tính, rồi nhấn tổ hợp phím CTRL+1.

Bước 2: Bạn bấm chuột phải và chọn mục Format Cells. Sau khi, hộp thoại Format Cells xuất hiện thì bạn tiếp tục chọn thẻ Number và thực hiện định dạng theo nhu cầu.

Định dạng Numbers

Để áp dụng hiệu quả định dạng Numbers vào trong bảng tính thì bạn cần chú ý cụ thể tới các đề mục, như: Sample, Decimal places, Use 1000 Separator (,) và Negative number.

Định dạng số theo ngày tháng và thời gian

Các khu vực trên thế giới sẽ có múi giờ khác nhau và kiểu định dạng ngày tháng sẽ phụ thuộc vào yêu cầu từng quốc gia. Nên để đảm bảo được nhu cầu cho nhiều người dùng trên thế giới, phần mềm Excel đã áp dụng tính năng hỗ trợ hầu hết tất cả định dạng thời gian vào trong bảng tính.

Định dạng số kiểu phân số

Trong bảng tính, việc sử dụng định dạng số kiểu phân số sẽ giúp bạn giúp có thể đơn giản hóa các tính toán phức tạp và cung cấp cái nhìn chi tiết hơn về sự phân chia và phân tích dữ liệu. Ví dụ, thay vì bạn sẽ để một số thập phân có hơn 10 chữ số thì bạn có thể thực hiện định dạng kiểu phân số để biến nó trở nên ngắn gọn hơn.

Định dạng số Scientific

Định dạng số Scientific được dùng để biểu diễn các số một cách khoa học. 

Định dạng này thường có các đặc điểm được thể hiện dưới dạng mũ: Số được biểu diễn dưới dạng một con số gốc nhân với một lũy thừa của 10, với số mũ thể hiện bằng ký hiệu "E" hoặc "e". 

Ví dụ: 1.5E+03 là định dạng của 1500, trong đó 1.5 là con số gốc và +03 là mũ của 10.

Ngoài ra, bạn không chỉ có thể áp dụng kiểu dữ liệu số này để thực hiện hiệu quả các phép toán tử và các hàm tính: SUMIF, COUNTIF, INDEX MATCH,… Mà còn có thể sử dụng kiểu dữ liệu này để hỗ trợ khi dùng các công cụ, như: Conditional formatting, Data Validation và Pivot Table.

Tạm kết

Mong là qua bài viết trên, đã giúp bạn hình dung sơ bộ về các kiểu dữ liệu cơ bản trong phần mềm bảng tính để phục vụ công việc của mình. Kiến thức về các kiểu dữ liệu cơ bản trong phần mềm bảng tính là nền tảng vững chắc hỗ trợ các nhà phân tích dữ liệu, lập trình viên, kế toán - tài chính xử lý và quản trị thông tin trong các bảng tính một cách hiệu quả, giúp phát triển quy trình công việc thông minh trong cả doanh nghiệp và cá nhân.

Xem thêm:

• Hàm FV trong Excel là gì? Một số ví dụ minh họa cách sử dụng hàm FV dễ hiểu nhất
• Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel cực nhanh chóng

Là một người làm việc chuyên nghiệp với các nguồn dữ liệu lớn trên các phần mềm bảng tính thì ắt hẳn bạn cần phải trang bị một công cụ hỗ trợ chất lượng như: Laptop, PC và máy tính. Điều này sẽ giúp quá trình làm việc của bản thân được diễn ra một cách mượt mà và suôn sẻ hơn.

Tham khảo ngay các dòng PC chất lượng từ FPT Shop tại đây!

• PC giá tốt