BPO là gì? Khám phá những lợi ích vượt trội của BPO trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu hóa và cuộc cách mạng công nghệ 4.0, các doanh nghiệp đang đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng. Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí vận hành, nhiều công ty đã chuyển hướng sang các giải pháp thuê ngoài thông minh. Dịch vụ BPO đang trở thành xu hướng được ưa chuộng, mang đến cơ hội cho doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động cốt lõi while leveraging chuyên môn từ các đối tác bên ngoài. 

Việc hiểu rõ BPO là gì và cách thức vận hành sẽ giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định chiến lược phù hợp, nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường kinh doanh năng động hiện nay.

BPO là gì?

BPO là gì? Thuật ngữ BPO (Business Process Outsourcing) là dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh, trong đó doanh nghiệp ủy thác một phần hoặc toàn bộ các hoạt động vận hành cho các đối tác bên ngoài có chuyên môn cao. Thay vì đầu tư xây dựng và duy trì các bộ phận nội bộ, doanh nghiệp hợp tác với những nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp để thực hiện các quy trình từ hỗ trợ khách hàng, quản lý tài chính đến marketing và phát triển công nghệ.

Tại Việt Nam, BPO xuất hiện từ năm 2005. Theo báo cáo của Kearney năm 2023, Việt Nam đứng thứ 7 trong 78 quốc gia về Chỉ số Vị trí dịch vụ toàn cầu, khẳng định vị thế vững mạnh trong lĩnh vực này.

Cách thức hoạt động của dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh

Quy trình triển khai BPO bắt đầu từ giai đoạn phân tích và đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp. Các công ty khởi nghiệp thường sử dụng BPO để tập trung nguồn lực vào phát triển sản phẩm cốt lõi, trong khi các doanh nghiệp lớn coi BPO như chiến lược tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất.

Việc lựa chọn nhà cung cấp BPO cần xem xét không chỉ giá cả và khả năng kỹ thuật, mà còn sự phù hợp về văn hóa doanh nghiệp. Yếu tố then chốt là khả năng tích hợp công nghệ thông tin giữa hai bên để đảm bảo kết nối liền mạch.

Lợi ích nổi bật khi sử dụng BPO

Tối ưu hóa chi phí vận hành

Các nhà cung cấp dịch vụ BPO thường có khả năng thực hiện các quy trình với chi phí thấp hơn đáng kể so với việc duy trì bộ phận nội bộ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách thông qua nhiều cách thức khác nhau. Khi lựa chọn thuê ngoài, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các khoản chi phí cố định như lương, bảo hiểm xã hội, chi phí đào tạo và phát triển nhân viên. Đồng thời, việc không phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng, thiết bị văn phòng và công nghệ cũng giúp giảm đáng kể gánh nặng tài chính, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa có nguồn lực hạn chế.

Linh hoạt trong triển khai dự án

Tính linh hoạt được coi là một trong những động lực chính khiến hơn 40% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp quyết định áp dụng giải pháp BPO. Các hợp đồng dịch vụ thuê ngoài thường được thiết kế với khả năng điều chỉnh linh hoạt về quy mô, phạm vi công việc và thời gian thực hiện, cho phép doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với những biến động của thị trường. 

Hơn thế nữa, mô hình BPO cho phép doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hoạt động một cách linh hoạt mà không phải lo lắng về các ràng buộc dài hạn. 

Tập trung vào hoạt động cốt lõi

Việc sử dụng BPO tạo điều kiện cho doanh nghiệp tập trung tối đa nguồn lực và sự chú ý vào những hoạt động mang tính chiến lược và cốt lõi nhất, trong khi các công việc hỗ trợ được giao phó cho những chuyên gia có trình độ cao. Thông qua cách tiếp cận này, doanh nghiệp có thể phát huy tối đa những thế mạnh vốn có, nâng cao năng suất làm việc tổng thể và thúc đẩy quá trình đổi mới sáng tạo. 

Khi không phải phân tán sự chú ý vào quá nhiều lĩnh vực khác nhau, đội ngũ lãnh đạo có thể dành thời gian và công sức để phát triển chiến lược kinh doanh, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác, cũng như tập trung vào việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.

Tiếp cận công nghệ hiện đại

Việc đầu tư vào các công nghệ và giải pháp phần mềm tiên tiến có thể tạo ra gánh nặng tài chính đáng kể cho doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty có quy mô nhỏ và vừa với ngân sách hạn chế. Tuy nhiên, các nhà cung cấp BPO chuyên nghiệp thường được trang bị đầy đủ những công nghệ, thiết bị và hạ tầng kỹ thuật tiên tiến nhất trong lĩnh vực chuyên môn của mình. Nhờ việc ứng dụng các công nghệ mới nhất và các hệ thống tự động hóa, các đối tác BPO có khả năng cung cấp những sản phẩm dịch vụ chất lượng cao với tốc độ xử lý nhanh hơn và độ chính xác cao hơn.

Khi hợp tác với các đơn vị BPO có uy tín, doanh nghiệp không chỉ tiếp cận được nguồn lực chuyên môn cao mà còn có cơ hội sử dụng những công nghệ hiện đại mà họ không thể tự đầu tư. 

Mở rộng quy mô kinh doanh

Dịch vụ thuê ngoài BPO đóng vai trò như một giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động mà không cần phải đầu tư mạnh vào nguồn lực nội bộ hoặc cơ sở hạ tầng. Thông qua việc hợp tác với các đối tác BPO có năng lực chuyên môn cao và kinh nghiệm thực tế, doanh nghiệp có thể dễ dàng thâm nhập vào những thị trường mới hoặc phát triển thêm các dòng sản phẩm và dịch vụ khác. 

Phân loại các hình thức BPO phổ biến

Khi tìm hiểu sâu hơn về BPO là gì, doanh nghiệp cần nắm rõ các hình thức thuê ngoài khác nhau dựa trên vị trí địa lý của nhà cung cấp. Mỗi hình thức thuê ngoài mang đến những ưu điểm và thách thức riêng biệt, phù hợp với các mục tiêu và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.

Offshore Outsourcing

Offshore Outsourcing đại diện cho hình thức thuê ngoài mà doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ tại những quốc gia khác trên thế giới. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ Internet và các phương tiện truyền thông đã làm cho việc kết nối và hợp tác xuyên biên giới trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn bao giờ hết, cho phép doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn lực chất lượng cao từ bất kỳ nơi đâu trên thế giới mà không bị hạn chế bởi khoảng cách địa lý.

Tuy nhiên, mô hình Offshore Outsourcing cũng có thể đối mặt với một số thách thức như sự khác biệt về múi giờ, rào cản ngôn ngữ, văn hóa và cách thức làm việc, đòi hỏi doanh nghiệp phải có những chiến lược quản lý phù hợp để đảm bảo hiệu quả.

Onshore Outsourcing

Onshore Outsourcing, còn được gọi là thuê ngoài trong nước, là mô hình mà doanh nghiệp hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ thuộc cùng một quốc gia. Ưu điểm nổi bật nhất của hình thức này chính là sự tương đồng về ngôn ngữ, văn hóa doanh nghiệp và múi giờ làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao tiếp, phối hợp công việc và quản lý chất lượng dịch vụ.

Mô hình Onshore cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc giám sát và kiểm soát các hoạt động được thuê ngoài, đồng thời giảm thiểu các rủi ro liên quan đến sự khác biệt văn hóa và pháp lý. Tuy nhiên, chi phí của Onshore Outsourcing thường cao hơn so với các hình thức khác do mức lương và chi phí vận hành trong nước thường cao hơn.

Nearshore Outsourcing

Nearshore Outsourcing là mô hình thuê ngoài với các đối tác được đặt tại những quốc gia láng giềng hoặc trong cùng khu vực địa lý. Hình thức này được coi là sự kết hợp tối ưu giữa những ưu điểm của cả Offshore và Onshore Outsourcing, giúp doanh nghiệp có thể tận dụng được chi phí hợp lý trong khi vẫn giảm thiểu các rào cản về múi giờ, ngôn ngữ và văn hóa.

Nearshore Outsourcing đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp có mong muốn tiết kiệm chi phí nhưng vẫn muốn duy trì sự thuận tiện trong giao tiếp và quản lý dự án. Mô hình này cũng giúp tăng cường khả năng phối hợp và đảm bảo chất lượng dịch vụ thông qua việc giảm bớt những khác biệt về múi giờ và văn hóa.

Các lĩnh vực dịch vụ BPO thường gặp

Thuê ngoài marketing

Các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ marketing thuê ngoài, thường được biết đến với tên gọi Agency, có khả năng đáp ứng đa dạng các nhu cầu về truyền thông và quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào chiến lược phát triển và mục tiêu kinh doanh cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê ngoài các hoạt động như quảng cáo trực tuyến, marketing số, quản lý mạng xã hội, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, marketing qua người có ảnh hưởng và nhiều dịch vụ khác. 

Hỗ trợ kỹ thuật

Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật thuê ngoài cung cấp các giải pháp chuyên môn cho những vấn đề liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ công nghệ mà doanh nghiệp đang cung cấp. Các trung tâm hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp có khả năng xử lý đa dạng các vấn đề từ khắc phục lỗi phần mềm, tư vấn giải pháp công nghệ cho đến bảo trì và nâng cấp hệ thống. Thông qua việc thuê ngoài, doanh nghiệp có thể tiếp cận nguồn lực chuyên môn cao mà không cần phải đầu tư xây dựng đội ngũ kỹ thuật nội bộ, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng trong khi vẫn kiểm soát được chi phí vận hành.

Thuê ngoài nhân sự

Thuê ngoài nhân sự là giải pháp mà doanh nghiệp áp dụng để tìm kiếm và sử dụng nguồn lực từ bên ngoài nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể, thay thế cho việc sử dụng đội ngũ nhân viên chính thức. Những nguồn nhân lực này có thể là các chuyên gia tự do hoặc nhân viên từ các công ty khác, làm việc theo hình thức cộng tác viên hoặc bán thời gian.

Các lĩnh vực công việc thường được thuê ngoài bao gồm thiết kế đồ họa, marketing nội dung, nhập liệu, dịch thuật, nghiên cứu thị trường và tối ưu hóa công cụ tìm kiếm.

Thuê ngoài kế toán và tài chính

Dịch vụ thuê ngoài kế toán và tài chính giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động liên quan đến tài chính như xử lý hóa đơn chứng từ, lập báo cáo tài chính, quản lý thuế, thực hiện kiểm toán và các công việc kế toán khác. Dịch vụ này đảm bảo doanh nghiệp duy trì được sự minh bạch, chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý trong các vấn đề tài chính.

Thông qua việc thuê ngoài các chức năng kế toán và tài chính, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn có thể tiếp cận những giải pháp chuyên môn cao trong việc tối ưu hóa dòng tiền, kiểm soát chi phí và đưa ra các quyết định tài chính hiệu quả.

Quản lý chuỗi cung ứng

Quản lý chuỗi cung ứng là một trong những dịch vụ BPO quan trọng giúp doanh nghiệp điều phối, giám sát và tối ưu hóa toàn bộ các khâu trong chuỗi giá trị từ sản xuất, vận chuyển đến phân phối sản phẩm cuối cung. Việc thuê ngoài dịch vụ này giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro trong quá trình vận hành, đảm bảo hiệu quả logistics và tiết kiệm chi phí liên quan đến kho bãi và quản lý hàng tồn kho.

Các nhà cung cấp BPO chuyên về quản lý chuỗi cung ứng có khả năng đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, phản ứng nhanh chóng với các biến động của thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh tổng thể cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn lựa chọn dịch vụ BPO phù hợp

Để chọn được nhà cung cấp BPO tối ưu, doanh nghiệp cần đảm bảo đối tác đáp ứng các tiêu chí:

• Có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
• Mang đến góc nhìn sáng tạo và đa chiều
• Sở hữu năng lực và trang thiết bị hiện đại
• Tuân thủ quy định pháp lý và đảm bảo bảo mật thông tin
• Cung cấp báo cáo minh bạch và hỗ trợ kịp thời

Tạm kết

Qua việc tìm hiểu chi tiết về BPO là gì và những lợi ích mà dịch vụ này mang lại, có thể thấy rằng thuê ngoài quy trình kinh doanh đã trở thành một xu hướng tất yếu trong môi trường kinh doanh hiện đại. Với khả năng tối ưu hóa chi phí, tăng cường tính linh hoạt, tiếp cận công nghệ tiên tiến và mở rộng quy mô hoạt động, BPO đang góp phần giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được các mục tiêu phát triển bền vững.

Để theo dõi các xu hướng kinh doanh mới nhất và tìm hiểu thêm về các giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo các dòng laptop và điện thoại thông minh hiện đại tại FPT Shop. Với các sản phẩm công nghệ tiên tiến và dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp, FPT Shop sẽ giúp bạn tìm được những thiết bị phù hợp để nâng cao hiệu quả công việc.

Laptop văn phòng

Xem thêm:

• Supply Chain là gì? Những thông tin liên quan đến Supply Chain
• PA là gì? Mức lương bao nhiêu? Người trẻ có nên làm PA hay không?