Bottleneck là gì? Tại sao cần xác định nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp?

Bottleneck là một thuật ngữ thường được nhắc đến trong nhiều lĩnh vực. Trong doanh nghiệp, bottleneck là một trong những vấn đề mà chủ doanh nghiệp cần phải xác định và giải quyết triệt để nhằm hoạt động một cách hiệu quả. Vậy bottleneck trong doanh nghiệp là gì và vì sao phải xác định bottleneck trong hoạt động của doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây!

Bottleneck là gì? 

Bottleneck - Nút thắt cổ chai hay nghẽn cổ chai, là khái niệm bắt nguồn từ tình huống dốc những viên bi ra khỏi một cái chai có cổ hẹp. Kết quả lý tưởng được đặt ra là những viên bi với đường kính nhỏ hơn chiều rộng cổ chai sẽ lọt ra ngoài một cách dễ dàng khi cổ chai hướng xuống dưới. Thế nhưng tình huống thực tế thì không diễn ra như vậy. Khi dốc ngược chai để những viên bi lọt ra ngoài thông qua cổ chai, sẽ có một thời điểm những viên bi xuất hiện ở cổ chai hẹp cùng lúc chứ không theo nguyên tắc lần lượt, đó là khi tình trạng tắc nghẽn - hay “nghẽn cổ chai” diễn ra.

Trong doanh nghiệp, bottleneck dùng để chỉ đến điểm tắc nghẽn xuất hiện trong quy trình nghiệp vụ, khi mà lượng công việc được yêu cầu đang cao vượt mức có thể xử lý được, gây ra sự gián đoạn và tắc nghẽn trong quá trình sản xuất. Tình trạng bottleneck thường xảy ra khi các hạng mục công việc không thể được xử lý đủ nhanh để tiến hành công đoạn tiếp theo ngay cả khi quá trình sản xuất hoạt động với công suất tối đa. Một quy trình có thể xuất hiện nhiều nút thắt cổ chai và điểm nghẽn cổ chai có thể là máy tính, con người, bộ phận hay toàn bộ giai đoạn. Thông thường, một bottleneck chỉ có thể được nhận biết sau khi điểm nghẽn này gây ra một sự tắc nghẽn và gián đoạn đáng kể trong quy trình làm việc.

Phân loại bottleneck trong doanh nghiệp

Hầu hết các quy trình hoạt động của các doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp mới hay lâu năm, đều có nguy cơ xuất hiện nút thắt cổ chai. Có hai loại bottleneck chính trong các quy trình nghiệp vụ:

• Nút thắt cổ chai ngắn hạn: Là vấn đề gây ra bởi nguyên nhân bất ngờ và có tính tạm thời. 
• Nút thắt cổ chai dài hạn: Là tình trạng tắc nghẽn xảy ra thường xuyên và lặp đi lặp lại trong khoảng thời gian dài mà chưa được doanh nghiệp giải quyết.

Vì sao cần xác định bottleneck trong quy trình của doanh nghiệp?

Bottleneck có thể là bất kỳ yếu tố nào bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp, có khả năng gây ra tác hại trên diện rộng và làm ảnh hưởng đến nhiều phần khác trong quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác định được một bottleneck nhanh chóng và chính xác cũng góp phần quan trọng trong sự phát triển của một doanh nghiệp.

Bottleneck trong quy trình kinh doanh có tác hại gì?

Để biết được vì sao cần xác định một bottleneck trong quy trình nghiệp vụ, hãy cùng tìm hiểu những tác hại mà bottleneck có thể gây ra cho doanh nghiệp. Nút thắt cổ chai xuất hiện trong quy trình nghiệp vụ có thể dẫn đến một số tác hại sau đây:

• Tiêu tốn nhiều chi phí hơn để sửa chữa, vận hành, sản xuất trong giai đoạn tắc nghẽn, làm lợi nhuận và doanh thu bị giảm sút.
• Đi lệch kế hoạch hoạt động và kéo giảm năng suất lao động của công ty.
• Trì trệ tiến độ hoạt động, khiến doanh nghiệp không kịp nắm bắt nhiều cơ hội.
• Gây ra tình trạng tồn kho, không tận dụng được lợi thế và không đáp ứng được tất cả nhu cầu của khách hàng.
• Khó ước tính được nguồn lực và tài nguyên cần thiết cho hoạt động nên không thể vạch ra kế hoạch cụ thể phù hợp.
• Khiến cả chủ và nhân viên rơi vào thế bị động. 
• Gây mâu thuẫn và đổ lỗi giữa các bộ phận phòng ban và nhân sự.
• Gây nhàm chán, thiếu động lực vì nhân viên phải chờ đợi và rơi vào tình trạng trì hoãn.

Vì sao cần xác định bottleneck trong quy trình?

Một quy trình kinh doanh thành công thường được đánh giá dựa trên 3 tiêu chí chính bao gồm chất lượng, chi phí và thời gian. Trong trường hợp mục tiêu quan trọng nhất của quy trình được xác định là chất lượng thì bottleneck có thể chưa phải là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, nếu chi phí cần được tối ưu hóa thì bottleneck cần được xác định và giải quyết nhanh chóng, vì đây có thể là nguyên nhân chủ yếu khiến chi phí bị vượt mức dự tính. Đặc biệt, bottleneck không được phép tồn tại trong những quy trình chú trọng thời gian.

Bên cạnh hạn chế những ảnh hưởng không tốt thì việc xác định được điểm nghẽn nhanh chóng sẽ giúp doanh nghiệp xử lý được vấn đề tắc nghẽn hiệu quả và tối ưu hóa được quy trình kinh doanh một cách tốt nhất.

Cách xác định bottleneck trong quy trình của doanh nghiệp

Như vậy, có thể thấy được việc xác định được bottleneck trong quy trình hoạt động càng sớm càng tốt sẽ giúp giải quyết được nhiều vấn đề gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Bottleneck trong quy trình của doanh nghiệp có thể được xác định bằng một vài cách dưới đây:

Thông qua dấu hiệu trong quá trình hoạt động

Tình trạng bottleneck, đặc biệt là loại bottleneck dài hạn hay điểm nghẽn nghiêm trọng có thể được nhận biết thông qua một số đặc điểm khá đặc trưng và rõ ràng. Với tư cách là một nhà quản lý doanh nghiệp, bạn có thể nhận ra một điểm nghẽn cổ chai thông qua một số trường hợp sau:

• Thường xuyên nhận phàn nàn từ đối tác, khách hàng vì hợp đồng hay các quy trình diễn ra chậm trễ, mất nhiều thời gian.
• Chỉ có thể hoàn thiện được 2-3/10 yêu cầu nhận được từ khách hàng trong ngày dù nhân lực đã được bổ sung.
• Nhận được phản hồi từ khách hàng về quá trình tiếp nhận yêu cầu và nhận tư vấn chậm trễ hay không thể hoàn thành.
• Công việc chờ xét duyệt tăng cao và không thể xử lý kịp thời.
• Sự khác biệt trong lượng công việc của hai bộ phận phòng ban trong công ty.
• Bảng lương cần được chỉnh sửa mỗi tháng vì mắc một số sai sót.
• Nhận được phàn nàn từ nhân viên về lỗi phát sinh ở hệ thống phần mềm gây trì trệ và gián đoạn công việc.
• Mất thời gian khá dài để người quản lý nắm được hết báo cáo tổng kết quý của tất cả phòng ban.

Thông qua thống kê, đo lường

Nếu nhận thấy một số dấu hiệu của một điểm nghẽn cổ chai trong quy trình hoạt động của công ty, bạn có thể sử dụng cách thức đo lường, kiểm tra để xác định chắc chắn hơn.

Dùng flowchart

Một số doanh nghiệp có thể lên kế hoạch quy trình kinh doanh dưới dạng flowchart. Lập biểu đồ cho quy trình hoạt động sẽ cho phép doanh nghiệp quan sát được bao quát hơn để phân tích được hiệu suất và quy trình tổng thể một cách hiệu quả. Tiếp theo, tiến hành quan sát từng bước trên biểu đồ quy trình, nguồn tài nguyên, thời gian tiến hành đã được định ra và những nhiệm vụ cần thực hiện. Với cách làm này, quản lý doanh nghiệp sẽ có thể xác định được yếu tố gây ảnh hưởng đến hiệu suất chung của quy trình, từ đó xác định được điểm nghẽn cổ chai. Biểu đồ được đưa ra càng chi tiết thì việc xác định bottleneck sẽ càng dễ dàng và nhanh chóng.

Dùng phần mềm chuyên dụng

Một cách khác để xác định bottleneck từ số liệu cũng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn chính là sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng. Với những doanh nghiệp ưu tiên số hóa quy trình kinh doanh bằng phần mềm quản lý thì việc phân tích dữ liệu có thể được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn hình thức thông thường. 

Một trong những phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình được ưa chuộng hiện nay có thể kể đến như Base Workflow sử dụng mô hình bảng Kanban. Phần mềm hỗ trợ đo lường những dữ liệu cụ thể để phục vụ hiệu quả cho quá trình quản lý hoạt động doanh nghiệp như:

• Lý do nhiệm vụ không được hoàn thành.
• Người chịu trách nhiệm chính của mỗi nhiệm vụ và số lượng nhiệm vụ.
• Tỷ lệ chuyển đổi thành công qua mỗi giai đoạn.
• Thời gian hoàn thành nhiệm vụ (SLA) cho mỗi giai đoạn và số nhiệm vụ bị quá hạn.

Phần mềm quản lý giúp cho quản lý doanh nghiệp và cả nhân viên có thể nhận thức rõ hơn về công việc mỗi cá nhân phụ trách trong quá trình hoạt động của công ty. Đặc biệt, phần mềm còn hỗ trợ giao diện hiện cảnh báo màu đỏ đối với những công việc đã quá hạn và chưa chuyển sang được công đoạn tiếp theo. Với cách này, doanh nghiệp sẽ có thể kịp thời phát hiện và xử lý được điểm nghẽn cổ chai trong quy trình nghiệp vụ.

Thông qua khảo sát

Thông thường, người trực tiếp tham gia vào một quy trình nghiệp vụ chính là người có cái nhìn rõ nhất về một bottleneck nếu nó có tồn tại. Vì vậy, nhận định của họ cũng là một nguồn tham khảo tốt giúp xác định được điểm bottleneck. 

Làm thế nào để loại bỏ bottleneck trong doanh nghiệp?

Có thể thấy được bottleneck được gây ra bởi sự tắc nghẽn khi mức độ công việc vượt mức khả năng xử lý. Vì vậy, để có thể xử lý bottleneck trong doanh nghiệp, có 2 lựa chọn được đưa ra:

• Giảm đầu vào ở những giai đoạn xuất hiện nút thắt cổ chai.
• Tăng khả năng xử lý ở những bước xuất hiện nút thắt cổ chai.

Cụ thể, đối với một quy trình hoạt động vận tải hàng hóa thì rõ ràng giải pháp có thể áp dụng là gia tăng hiệu quả xử lý bằng việc liên hệ nhà kho.

Bên cạnh đó, một số tình huống khác cần gia tăng hiệu quả xử lý sẽ phụ thuộc vào bản chất quy trình. Một số gợi ý mà bạn có thể tham khảo như sau: 

• Tăng khả năng xử lý hoặc chất lượng đào tạo ở những giai đoạn có bottleneck.
• Đảm bảo chất lượng đầu vào ở bước có điểm tắc nghẽn.
• Để máy móc, các loại công nghệ hoặc nhân sự có năng lực tốt hơn xử lý công việc ở bước có bottleneck. 
• Giảm thiểu đầu vào của điểm nghẽn cổ chai.

Tạm kết

Tóm lại, bottleneck có thể là yếu tố gây ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động chung của cả doanh nghiệp. Vì thế mà việc xác định và xử lý nhanh chóng nút thắt cổ chai là một phần quan trọng trong quá trình phát triển của một tổ chức kinh doanh. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về bottleneck cũng như cách để giải quyết điểm tắc nghẽn trong quá trình hoạt động, từ đó hỗ trợ cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Tham gia những khóa học online về phương thức xử lý nhiều vấn đề trong quy trình kinh doanh cũng là một cách hay để cải thiện hoạt động của doanh nghiệp. Truy cập ngay FPT Shop để lựa chọn sản phẩm máy tính xách tay chất lượng phục vụ cho việc học thêm kiếm thức mới bạn nhé! Xem ngay tại đây:

Laptop giá tốt

Xem thêm:

• R&D là gì? 8 bước quan trọng trong quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới
• Pipeline là gì? Tìm hiểu các giai đoạn cần thiết cho quy trình pipeline của doanh nghiệp B2B