Bảng kê là gì? Hướng dẫn cách lập và mẫu bảng kê mua hàng áp dụng cho doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lý chi tiết các nghiệp vụ mua hàng là vô cùng quan trọng. Một trong những chứng từ không thể thiếu để ghi nhận các khoản mua hàng hóa, vật tư nhỏ lẻ, dịch vụ không có hóa đơn là bảng kê mua hàng. Vậy bảng kê là gì, cách lập bảng kê mua hàng như thế nào và mẫu bảng kê ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết, giúp doanh nghiệp áp dụng đúng quy định.

Bảng kê là gì? Mẫu bảng kê mua hàng và một số lưu ý quan trọng

Bảng kê là gì?

Theo quy định tại Mẫu số 06 - VT (Phụ lục 3 ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC), bảng kê mua hàng là chứng từ dùng để kê khai các khoản mua vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hóa hoặc dịch vụ nhỏ lẻ trên thị trường tự do, trong trường hợp người bán không phải lập hóa đơn theo quy định. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp lập phiếu nhập kho, thanh toán và hạch toán chi phí.

Tuy nhiên, các khoản ghi trong bảng kê này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Nếu doanh nghiệp mua với khối lượng lớn mà người bán không xuất hóa đơn, để tính vào chi phí hợp lý thì cần lập bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn theo mẫu số 04/GTGT theo quy định của Luật Thuế.

Mẫu bảng kê mua hàng

Mẫu bảng kê mua hàng được quy định cụ thể tại Mẫu số 06 - VT (Phụ lục 3, Thông tư 200/2014/TT-BTC). Doanh nghiệp có thể tải mẫu về và sử dụng hoặc thiết kế mẫu riêng phù hợp nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo luật kế toán.

Một số lưu ý khi sử dụng bảng kê mua hàng

Đối tượng áp dụng: Theo Điều 1 Thông tư 200/2014/TT-BTC, bảng kê mua hàng áp dụng cho mọi doanh nghiệp thuộc tất cả các lĩnh vực và thành phần kinh tế. Đặc biệt, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể vận dụng quy định này phù hợp với đặc thù hoạt động và yêu cầu quản lý của mình.

Tự thiết kế mẫu bảng kê: Doanh nghiệp được phép tự chủ xây dựng và thiết kế mẫu bảng kê mua hàng cho phù hợp với thực tế, miễn sao đáp ứng nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm tra và đối chiếu theo quy định pháp luật.

Áp dụng với nghiệp vụ đặc thù: Với các nghiệp vụ đặc thù, doanh nghiệp cần áp dụng quy định riêng về chứng từ kế toán theo các văn bản pháp luật điều chỉnh tương ứng.

Hướng dẫn cách lập bảng kê mua hàng áp dụng cho doanh nghiệp

Việc lập bảng kê mua hàng cần tuân thủ theo mẫu số 06 - VT (Phụ lục 3, Thông tư 200/2014/TT-BTC), trong đó bao gồm các nội dung quan trọng sau:

• Góc trái trên cùng: Ghi rõ tên đơn vị hoặc đóng dấu cơ quan, kèm tên bộ phận sử dụng bảng kê. Bảng kê phải đóng thành quyển, đánh số liên tục trong năm.
• Thông tin người mua: Ghi rõ họ tên, địa chỉ hoặc nơi làm việc của người trực tiếp mua hàng.
• Nội dung bảng kê:
  • Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên vật tư, quy cách phẩm chất, địa chỉ mua hàng và đơn vị tính.
  • Cột 1: Số lượng của từng loại vật tư, hàng hóa đã mua.
  • Cột 2: Đơn giá mua của từng loại.
  • Cột 3: Số tiền tương ứng (tính bằng Cột 1 x Cột 2).
• Tổng cộng: Dòng cuối cùng ghi tổng số tiền của toàn bộ các vật tư, hàng hóa mua vào trong bảng kê.
• Gạch chéo các ô còn trống: Các cột không dùng đến (B, C, 1, 2, 3) nếu còn thừa ô thì cần gạch chéo từ trên xuống để tránh gian lận.

Bảng kê mua hàng được lập thành bao nhiêu liên và lưu trữ như thế nào?

Theo hướng dẫn tại Mẫu số 06 - VT (Phụ lục 3), bảng kê mua hàng được lập thành 2 liên, sử dụng giấy than để viết một lần.

• Liên 1: Lưu giữ tại đơn vị sử dụng bảng kê, là căn cứ lưu trữ và quản lý nội bộ.
• Liên 2: Chuyển cho kế toán trưởng để soát xét, ký duyệt và thực hiện các thủ tục thanh toán, hạch toán vào sổ sách kế toán.

Sau khi được kế toán trưởng duyệt, người mua hàng phải chuyển bảng kê cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt và làm thủ tục nhập kho hoặc giao cho người quản lý sử dụng.

Việc lập thành 2 liên giúp kiểm soát chặt chẽ, tránh thất thoát và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình mua hàng và quản lý tài chính.

Tổng kết

Có thể thấy, hiểu rõ bảng kê là gì và cách lập bảng kê mua hàng đúng quy định pháp luật đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Đây là chứng từ pháp lý giúp ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ mà không có hóa đơn, đồng thời làm căn cứ để nhập kho, thanh toán và hạch toán chi phí hợp lý.

Việc tuân thủ quy định về lập và lưu trữ bảng kê mua hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, kế toán. Đặc biệt, doanh nghiệp nên chủ động xây dựng mẫu bảng kê phù hợp với đặc thù hoạt động và quy trình quản lý nội bộ để đảm bảo nguyên tắc minh bạch, rõ ràng và dễ dàng kiểm tra, kiểm soát.

Bạn cần một chiếc máy in chất lượng, tốc độ cao và tiết kiệm chi phí để phục vụ công việc in ấn văn phòng? Hãy khám phá ngay các dòng máy in chính hãng tại FPT Shop với đa dạng mẫu mã, công nghệ hiện đại và dịch vụ hậu mãi uy tín. Đặt mua ngay để nhận ưu đãi hấp dẫn cùng giao hàng tận nơi nhanh chóng: Máy in

Xem thêm: 

• Mã HS là gì? Tầm quan trọng của mã HS và cách tra cứu mã hàng hóa xuất nhập khẩu
• Giá cả là gì? Vai trò của giá cả trong những hoạt động trao đổi hàng hóa trên thị trường