Asana - Ứng Dụng Quản Lý Công Việc Mạnh Mẽ Nhất Hiện Nay Cho Các Nhà Lãnh Đạo

Asana là gì?

Asana là phần mềm quản lý công việc trực tuyến được phát triển bởi Dustin Moskovitz – giám đốc kỹ thuật kiêm nhà đồng sáng lập của Facebook, hỗ trợ các nhà quản lý, leader dễ dàng theo dõi tiến độ dự án, sắp xếp thời gian và nguồn nhân lực hợp lý để đạt được hiệu quả tốt nhất. Đặc biệt, phần mềm còn bao gồm các công cụ báo cáo, tệp đính kèm, hình ảnh hoặc hơn thế nữa.

Cách sử dụng phần mềm Asana?

Đăng ký tài khoản

Khi bạn muốn đăng ký tài khoản, màn hình máy tính sẽ hiện lên một link mới để xác nhận tài khoản. Việc của bạn là nhấp vào link đó để hoàn thiện profile cá nhân, sau đó tha hổ trải nghiệm ứng dụng.

Xây dựng dự án trong Asana

Để có thể xây dựng dự án trong phần mềm Asana thì bạn cần thực hiện lần lượt những bước sau:

Bước 1: Nhấp chuột vào phần Project + ở phía cuối pane bên trái.

Bước 2: Dự án mới sẽ hiển thị lên với không gian làm việc ở chính giữa. Bạn hãy cài đặt cho mình những tùy chọn thích hợp cho dự án và những nhiệm vụ cần làm.

Thực hiện thao tác với Task

Khi bạn tạo ra dự án mới và muốn chia nhỏ các đầu việc để dự án được diễn ra trơn tru, hiệu quả thì bạn phải thực hiện thao tác với task. Cách làm như sau:

Tạo một task mới:

Bước 1: Chọn một dòng trong pane chính giữa và ấn Enter.

Bước 2: Đặt 1 tên cho task.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng bên phải dòng task để điều chỉnh deadline, người thực hiện, mô tả, yêu cầu,…

Tạo dòng task đặc trưng:

Bước 1: Đánh dấu và tổng hợp vào số task đã hoàn thành.

Bước 2: Nhấn chuột vào góc phải của pane chính giữa, chọn “Archive Completed Tasks” để tổng hợp những Task đã hoàn thành của dự án.

Cách sử dụng Calendar trong Asana

Calendar là tính năng hỗ trợ bạn theo dõi, giám sát tiến độ công việc, quản lý được lịch trình, kế hoạch và nhắc nhở dễ dàng, thuận tiện hơn. Để tạo lịch mới, bạn chỉ cần click vào dấu (+) ở cạnh “My calendars”, sau đó chọn “New calendar”. Đặt tên cho lịch bạn vừa tô, thêm vào đó cung cấp cho nó một mô tả và múi giờ mong muốn. 

Ưu nhược điểm của ứng dụng Asana?

Ưu điểm: Asana có rất nhiều ưu điểm vượt trội, được lòng của người dùng. Nổi bật nhất có thể kể đến là giao diện cực đơn giản, dễ sử dụng; dễ theo dõi tiến độ hoàn thành một dự án nào đó; kết hợp được với nhiều phần mềm và ứng dụng khác như Google Drive, DropBox, Slack, hay Github…; và đặc biệt nhất là độ an toàn bảo mật cao.

Nhược điểm: Nói đến Asana thì có lẽ đa số người dùng sẽ cùng đồng tình rằng, Asana có chi phí sử dụng khá đắt đỏ, khoảng 9,99$ 1 tháng (tương đương gần 240.000 VNĐ). Bên cạnh đó, phần mềm cũng không hỗ trợ Tiếng Việt, gây khó khăn cho những người dùng chưa giỏi ngoại ngữ. Đồng thời, chưa khai thác nhiều tính năng liên quan đến khách hàng vì chủ yếu chỉ được sử dụng rộng rãi cho các công việc nội bộ.

Phần mềm nào có thể thay thế Asana?

Thực tế bên cạnh Asana thì trên thế giới hiện nay đã phát triển nhiều phần mềm quản lý công việc như Trello, Jira, Wework, Basecamp, Wrike,...Mỗi phần mềm lại có những tính năng đặc biệt và ưu, nhược điểm khác nhau, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng.Ngay tại Việt Nam, phần mềm quản lý công việc và dự án toàn diện Wework cũng tự hào lọt top các giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả.

Bài viết trên đây đã đem đến cho bạn đọc hình dung cụ thể về Asana là gì và những đánh giá chi tiết tính năng mà phần mềm có thể hỗ trợ doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tìm ra được giải pháp quản lý tốt nhất. Chúc bạn thành công.