Agenda là gì? Các yếu tố cần có trong một Agenda và cách xây dựng một Agenda hoàn hảo là gì?

Agenda là cụm từ tiếng Anh được sử dụng rộng rãi trong hoạt động tổ chức sự kiện hoặc hội thảo của công ty. Tuy nhiên có một số bạn vẫn chưa biết Agenda là gì? Bài viết sau đây của FPT Shop sẽ giải đáp cho bạn nhé.

Agenda là gì? 

Agenda hay còn được mọi người gọi là nhật ký công tác, chương trình nghị sự. Nó sẽ bao gồm những công việc cần phải làm cũng như các kế hoạch làm việc. Tài liệu này sẽ dùng để ghi lại các quá trình thảo luận của các thành phần tham dự ngắn gọn, dễ hiểu và đầy đủ.

Agenda là thuật ngữ thường được sử dụng phổ biến ở lĩnh vực kinh tế, cụ thể là những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết ngay ở các cuộc họp hoặc hội nghị. 

Ví dụ Agenda khi đi kèm với những từ khác trong ngữ cảnh khác nhau sẽ cho ra nghĩa khác nhau: Environmental agenda – Chương trình nghị sự môi trường, Event agenda – Chương trình sự kiện, Feminist agenda – Chương trình nghị sự nữ quyền, ngoài ra còn My agenda là nhật ký của tôi,... 

Phân biệt Agenda với các từ khác như thế nào?

Dựa vào khái niệm được giải thích ở phần trên chắc hẳn bạn đã hiểu được rõ hơn về thuật ngữ Agenda là gì. Tuy nhiên bên cạnh đó bạn còn phải phân biệt Agenda với một số các từ đồng nghĩa khác. Có thể thấy đây là điều khá khó khăn đối với nhiều người và dễ gây ra sự nhầm lẫn. Vậy chúng tôi sẽ cung cấp một số từ có nghĩa tương đồng với Agenda để bạn có thể phân biệt:

• Schedule: Từ này sẽ thường được hiểu với nghĩa là một lịch trình, khá tương đồng với Agenda. Tuy nhiên một bản Agenda lại được sử dụng rộng rãi hơn trong công việc và bạn còn có thể dùng nó để mô tả về một kế hoạch quan trọng ở tương lai. 
• Diary: Đây là một danh từ có nghĩa là sổ nhật ký ghi chép hằng ngày, bên trong nó sẽ có nội dung là ngày tháng năm cùng với khoảng trống để bạn ghi chép.

• Timetable: Cụm từ này dễ bị nhầm lẫn khá nhiều với thuật ngữ Agenda nhưng Timetable thường chỉ nói đến một khoảng thời gian cố định và ít thay đổi. Còn đối với Agenda thường có nhiều nội dung đa dạng hơn. 

Ngoài ra còn có một số từ đồng nghĩa khác như: Program – chương trình, outline – đề cương, memo – ghi nhớ, plan – kế hoạch, schema – lược đồ, calendar – lịch, itinerary – hành trình,...

Các yếu tố cần có trong một Agenda là gì?

Một bản Agenda hoàn chỉnh, đẹp mắt sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị. Bên cạnh đó giúp cho người đọc dễ dàng tiếp thu, theo dõi từ đó việc quản lý công việc trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Dưới đây là những yếu tố cần có trong một Agenda bạn nên lưu ý.

Tiêu đề của cuộc họp

Tiêu đề của một bản Agenda là gì và bạn cần thể hiện như nào? Tiêu đề bạn cần đặt phía trên cùng của văn bản. Tuy nhiên tiêu đề này bắt buộc phải dễ hiểu, ngắn gọn và hàm súc nhất có thể nhưng vẫn đảm bảo thể hiện được nội dung chính của cuộc họp. Cụ thể là họp với những ai, có những vấn đề gì. Lưu ý, bạn nên chọn font chữ tiêu đề rõ ràng, dễ nhìn, kích thước phải lớn hơn các phần khác của văn bản đó.

Các thành phần tham dự, thời gian và địa điểm cuộc họp

Đây là các mục tiêu tiếp theo của một Agenda, những phần này được nêu ra ngay dưới tiêu đề biên bản cuộc họp. Bạn cần ghi tất cả chi tiết, đầy đủ để khi nhìn lại sẽ dễ dàng theo dõi các quá trình, tiến độ công việc và không gặp khó khăn khi tìm kiếm.

Trong mẫu Agenda là gì bạn cần ghi rõ ngày, tháng năm diễn ra cuộc họp và rõ địa điểm cụ thể, số phòng, tòa nhà nào, tầng lầu bao nhiêu,...

Nội dung của chương trình

Nội dung chương trình Agenda chia thành các mục cụ thể và được sắp xếp theo trình tự thời gian nhất định và sẽ ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng. Tiếp đó, bạn hãy thêm vào mục tên của người tham gia phụ trách để tránh trường hợp họ rời khỏi cuộc họp giữa chừng. Bên cạnh đó hãy nâng cao trách nhiệm, khả năng tập trung ở mỗi người.

Ngoài ra hãy lưu ý việc ước lượng thời gian cho mỗi chủ đề thảo luận, dựa vào các khoảng thời gian bao gồm các việc giới thiệu chủ đề cuộc họp, giải đáp các câu hỏi, giải quyết và thuyết phục các quan điểm khác nhau và đề xuất một số giải pháp. Cuối cùng là đưa ra phương án hành động sau khi hoàn tất thảo luận và ra quyết định. Ước lượng sẽ giúp phân bổ thời gian hợp lý và giúp cuộc họp sẽ năng suất, hiệu quả hơn.

Phương pháp xây dựng một Agenda để cuộc họp thành công là gì?

Nếu bạn tham gia chủ trì một buổi họp mà không có chuẩn bị trước thì mọi thứ sẽ đi lệch hướng và làm lãng phí thời gian của cả đội nhóm. Và những vấn đề này xảy ra do nguồn từ thiết kế một Agenda kém.

Nếu bạn chỉ tổ chức một cuộc họp ngắn, kéo dài một thời gian ít ỏi hoặc kể cả một cuộc họp kéo dài hết cả ngày, bạn có thể sử dụng các bước dưới đây để hỗ trợ chương trình làm việc của mình.

Xác định mục đích cuộc họp

Khi đã bắt đầu thực hiện mục tiêu, bạn hãy đảm bảo rằng cuộc họp có mục đích rõ ràng và mọi nhiệm vụ bạn muốn đề cập đều liên quan đến mục tiêu của bạn. Việc đặt mục tiêu có thể đạt được có tác dụng giữ cho cuộc họp của bạn hiệu quả nhất có thể. 

Giả dụ mục tiêu cuộc họp là phê duyệt ngân sách chi vào quảng cáo hàng tháng của công ty sẽ dễ dàng đạt được hơn là mục tiêu cải thiện chi tiêu tổng thể. Chi tiết và “có thể” hơn là những điều quá to tát so với năng lực của bạn và điều kiện công ty.

Hỏi ý kiến của người tham dự về vấn đề họ muốn thảo luận

Nếu muốn duy trì sự tham gia của những người được mời tham dự trong suốt cuộc họp thì việc hỏi ý kiến của họ trước là điều cần thiết. Việc này giúp bạn có thể chắc chắn rằng cuộc họp có thể đáp ứng nhu cầu của họ. Bạn có thể yêu cầu họ đề xuất những chủ đề mà họ muốn đề cập hoặc những câu hỏi mà họ muốn được giải đáp.

Sau khi bạn đã có các ý tưởng từ những người tham gia, bạn có thể xem xét và quyết định xem cuối cùng bạn sẽ đưa vào những mục nào nhé.

Liệt kê những câu hỏi bạn muốn giải đáp

Khi bạn đã xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc họp và có một số ý tưởng về các chủ đề bạn muốn đề cập. Bạn hãy tiến hành liệt kê các câu hỏi bạn đã có câu trả lời trong buổi họp. Một số chương trình họp chỉ cần liệt kê một chủ đề bằng một cụm từ, giả dụ như thiết bị cho thuê. 

Tuy nhiên, nếu bạn có thể làm rõ mục đích của từng danh mục trong mẫu Agenda là gì bằng cách sắp xếp các điểm thảo luận ở dạng câu hỏi. Ví dụ, bạn có thể viết “Trong những điều kiện nào thì nên cân nhắc việc thuê thiết bị thay vì mua nó?”

Những lời nhắc sẽ giúp bạn có thể đảm bảo đang kêu gọi thảo luận và thu thập các thông tin bạn cần cho mỗi chủ đề của chương trình nghị sự.

Xác định rõ mục đích của mỗi nhiệm vụ

Bất kể nhiệm vụ nào thì bạn cũng cần hoàn thành trong cuộc họp và phải có mục đích. Tuy nhiên ba mục đích chính là chia sẻ thông tin, tìm kiếm nguồn gốc vấn đề hoặc đưa ra quyết định. Nếu bạn đang xem xét chương trình Agenda của mình, hãy ghi lại mục đích của từng nhiệm vụ đưa ra. Bước này mang đến cho những người tham gia cuộc họp biết khi nào bạn muốn họ đóng góp ý kiến và thời điểm để đưa ra quyết định.

Xác định rõ người dẫn dắt cho mỗi chủ đề thảo luận

Bạn có thể cho một người nào đó không phải là trưởng nhóm dẫn dắt cuộc thảo luận về các chủ đề trong buổi họp. Nếu như bạn có kế hoạch để người khác dàn xếp cuộc họp của nhóm mình hãy xác định chúng theo các chủ đề tương ứng của họ đang thực hiện.

Bước này mang đến cho cuộc họp được diễn ra suôn sẻ và đảm bảo rằng mọi người có trách nhiệm với nhiệm vụ của mình.

Tính toán thời gian thảo luận của từng vấn đề

Việc ước tính lượng thời gian bạn định dành cho mỗi nhiệm vụ là bước khá quan trọng. Phần này của Agenda là gì sẽ đảm bảo bạn có đủ thời gian để trình bày tất cả chủ đề đã lên kế hoạch cho cuộc họp của mình. Bên cạnh đó sẽ giúp người tham gia tham khảo, điều chỉnh nhận xét và đưa ra câu hỏi phù hợp với khung thời gian.

Bạn có thể tiến hành tối ưu hóa khung thời gian của mình bằng cách dành nhiều thời gian hơn cho các mục mà bạn dự đoán sẽ mất nhiều thời gian để thảo luận. Hoặc bạn có thể lên lịch cho các danh mục đặc biệt quan trọng trong cuộc thảo luận để từ đó đảm bảo các vấn đề chủ chốt sẽ được giải quyết hết. 

Nếu cuộc họp của bạn có nhiều người tham dự, bạn thậm chí có thể giới hạn thời gian cho một số chủ đề nhất định. Và để hợp lý hóa cuộc trò chuyện, khuyến khích đưa ra quyết định nhanh chóng nếu cần và duy trì cuộc họp theo đúng lịch trình đã được sắp xếp.

Tổng kết cuộc họp

Bạn nên dành ra một khoảng thời gian để kết thúc mỗi cuộc họp bằng các đánh giá. Việc này có thể giúp người tham gia hiểu rõ hơn về những quyết định mà họ đã đưa ra. Và những thông tin họ đã thảo luận nhằm để họ có thể thực hiện bất kỳ bước cần thiết nào sau cuộc họp. 

Trong quá trình đánh giá, bạn và những người tham gia cuộc họp nên xem xét những gì diễn ra tốt trong cuộc họp và những gì cần phải cải thiện. Việc dành ra vài phút để xem xét những câu hỏi này sẽ đảm bảo cuộc họp tiếp theo của bạn thậm chí còn hiệu quả hơn nữa.

Kết luận

Bài viết trên FPT Shop đã cung cấp thông tin về thuật ngữ Agenda là gì và đưa ra cách để bạn có thể làm một bản Agenda hoàn chỉnh, mang tính chuyên nghiệp trong công việc. Mong rằng bạn đã nhiều thông tin bổ ích xoay quanh thuật ngữ này.

Xem thêm:

• Pipeline là gì? Tìm hiểu các giai đoạn cần thiết cho quy trình pipeline của doanh nghiệp B2B
• WAF là gì? Bật mí những ứng dụng đặc biệt của tường lửa đối với Doanh nghiệp

Và nếu bạn đang muốn tìm mua sản phẩm laptop để làm bản Agenda tốt, bạn có thể tham khảo qua gian hàng của FPT Shop nhé.

• Laptop giá tốt