Phần mềm KPI là gì? Top 5 phần mềm quản lý KPI tốt nhất 2025 cho cá nhân, doanh nghiệp

KPI là gì?

Key Performance Indicator – KPI là chỉ số đánh giá hiệu quả quan trọng được sử dụng để đo lường mức độ hiệu quả công việc. Đây là chỉ số quan trọng được đưa cho hầu hết các phòng ban, cá nhân để theo dõi mức độ hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian nhất định, đối với cá nhân thì thường là theo tuần hoặc theo tháng, còn đối với phòng ban, tổ chức thì có thể theo tháng, quý hoặc năm.

KPI thường ở dạng định lượng một con số cụ thể. Ví dụ: doanh số bán hàng một tháng, tỷ lệ khách hàng quay lại, giá trị đơn hàng trung bình, lượt truy cập của website,…

Lợi ích của KPI

KPI giúp lãnh đạo, các nhà quản lý của tổ chức, doanh nghiệp kiểm soát được hiệu quả công việc của nhân viên. Chỉ số này thúc đẩy tất cả mọi người làm việc năng suất hơn nhằm đạt được các mục tiêu chung đã đề ra. Dựa vào KPI, doanh nghiệp có thể xác định được các cá nhân, phòng ban nào đang hoạt động hiệu quả để có thể đưa ra các chính sách về thưởng và phúc lợi, tạo động lực và mức độ hạnh phúc cho nhân viên có thể làm tốt hơn nữa trong tương lai.

Với cá nhân mỗi nhân viên, KPI mang lại cái nhìn tổng thể cho mỗi người về mục tiêu chung của công ty trong hiện tại và tương lai để mỗi người biết mình đang đóng góp những gì vào sự phát triển của doanh nghiệp mình. Hơn nữa, KPI giúp cho mỗi người xác định được mức độ quan trọng của các đầu việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên nhằm hoàn thành công việc được giao một cách hiệu quả.

Phần mềm KPI là gì?

Phần mềm KPI là một nền tảng tập trung để quản lý và đánh giá hiệu quả công việc dựa trên các chỉ số KPI cụ thể. Phần mềm này hệ thống hóa các KPI của cá nhân, phòng ban, tổ chức một cách rõ ràng, minh bạch, có thể theo dõi tiến độ, mức độ hoàn thành một cách trực quan và dễ dàng.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm KPI

Phần mềm KPI giúp nắm bắt và xác định được tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp như thế nào, tăng trưởng hay suy giảm và mức độ của nó ra sao. Nhờ vào đó, các nhà quản lý và cá nhân mỗi nhân viên có được cái nhìn tổng quan về bức tranh chung của doanh nghiệp mình để có thể có những tác động hoặc điều chỉnh phù hợp nhằm cải thiện hay đẩy mạnh hiệu quả công việc.

Với chức năng trực quan hóa dữ liệu có sẵn trên hầu hết tất cả phần mềm KPI, những phép tính, kết quả thực hiện, so sánh, tăng trưởng được thể hiện bằng các biểu đồ, dashboard giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và phát hiện ra những sự bất thường để đưa ra các quyết định gần như ngay lập tức.

Hầu hết các doanh nghiệp đang đo lường, đánh giá KPI thông qua những bản kế hoạch, file excel. Điều này dẫn đến khó kiểm soát và truy xuất cũng như theo dõi một cách hiệu quả bởi mỗi người sẽ có một file riêng và khi cần đánh giá mới tổng hợp và tính toán lại. Phần mềm KPI sẽ là công cụ giúp giải quyết vấn đề này.

Với hệ thống quản lý KPI, doanh nghiệp, tổ chức sẽ tiết kiệm một khoản lớn chi phí dành cho các nhân sự hay thậm chí là cả một phòng ban riêng biệt để nhập liệu và tính toán hàng trăm công thức phức tạp của KPI mới có thể ra được bản báo cáo cuối cùng. Hơn nữa, còn phải kiểm chứng lại bản báo cáo để tránh sai sót bởi những công việc được thực hiện hoàn toàn thủ công và nếu có sơ xuất cũng sẽ rất khó để nhận ra. Bên cạnh đó, các nhà quản lý khi cần sẽ gần như ngay lập tức xem được báo cáo mà không cần phải đợi đến vài ngày hay vài tuần.

Top 5 phần mềm KPI miễn phí tốt nhất 2025

 1. Base Goal

Base Goal là giải pháp thiết lập và quản trị mục tiêu toàn diện bao gồm cả quản trị theo KPI và quản trị theo OKR cho doanh nghiệp. Base Goal giúp giải quyết các bài toán liên quan đến hiệu quả làm việc của nhân viên bằng cách tập trung vào 3 yếu tố chính: phân bổ và liên kết mục tiêu, tập trung vào các chỉ số then chốt và báo cáo tiến độ real-time. Từ đó, nâng cao năng suất làm việc của các nhân viên và phòng ban nhằm đạt được mục tiêu chung của tập thể.

2. Fastwork KPI

Phần mềm Fastwork KPI là sản phẩm của FastWork – nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện. Phần mềm này giúp quản lý, đánh giá KPI, đảm bảo yếu tố chính xác, minh bạch, đồng thời nâng cao năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp. Sở hữu các chức năng nổi bật như: tự động giao việc, tự động thông báo cho người báo cáo, người thẩm định, người duyệt khi đến hạn xử lý; hỗ trợ xuất dữ liệu về Excel hay in trực tiếp hoặc xuất phiếu theo dõi KPI của nhân viên, cùng với giao diện thân thiện, đẹp mắt, Fastwork KPI là phần mềm giúp quản lý một cách hiệu quả KPI của nhân viên.

3. Tanca

Được nhà cung cấp giới thiệu là nền tảng quản lý nhân sự số 1 Việt Nam cho SME (Small and Medium Enterprise) – các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Tanca giúp quản lý KPI rất hiệu quả dành cho đa dạng đối tượng các khách hàng không chỉ công ty mà còn nhà hàng, quán café, spa, y tế, giáo dục,…Điểm nổi bật của Tanca là có áp dụng công nghệ, cụ thể là  trí tuệ nhân tạo để chấm công không tiếp xúc để hạn chế dịch bệnh Covid-19.

4. HrOnline

Phần mềm HrOnline là nền tảng quản lý nhân sự một cách toàn diện với nhiều tính năng vượt trội, số hóa tất cả các hoạt động của phòng nhân sự. HrOnline theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhân viên và phòng ban giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn nhân lực và lãnh đạo dễ dàng kiểm soát, quản lý và tối ưu chi tiết công việc cho từng cá nhân.

5. SimpleKPI

Với tiêu chí “Beautifully Simple KPI Software”, SimpleKPI là phần mềm hướng đến sự đơn giản và đẹp đẽ thu hút nhiều người dùng. Giao diện dễ dàng thao tác, có thể linh hoạt tùy chỉnh các báo cáo KPI phù hợp với ngành nghề cụ thể của doanh nghiệp. Hơn nữa, phần mềm có giao diện dashboard báo cáo cực kì đẹp mắt dễ dàng theo dõi và đánh giá.

Những lưu ý khi sử dụng phần mềm KPI

• Dù là phần mềm có hiệu quả đến đâu đi chăng nữa thì cốt lõi của quản lý KPI là hệ thống các chỉ số KPI được đặt một cách hiệu quả. KPI được đặt ra theo tiêu chí SMART bao gồm Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (có thể đạt được), Realistic (thực tế) và Time-bound (thời gian cụ thể). Chính vì vậy nếu việc thiết lập mục tiêu không tốt sẽ dẫn đến KPI không thực tế hoặc quá dễ để đạt được sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
• Một điểm quan trọng của việc áp dụng phần mềm KPI vào doanh nghiệp đó là vấn đề nhân viên phải có sự đổi mới và tiếp nhận công nghệ. Việc chuyển từ các file excel làm thủ công qua sử dụng một nền tảng để quản lý mọi đầu việc bước đầu sẽ vướng phải những thách thức liên quan đến những nhân sự, đặc biệt là những nhân sự lâu năm phải học hỏi những công nghệ mới để áp dụng vào công việc thay vì làm theo cách truyền thống.
• Mỗi công ty, tổ chức có những đặc thù riêng, vậy nên cần phải lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý KPI đem lại dịch vụ phù hợp với nguồn lực của công ty.

Như vậy là bài viết đã cung cấp thông tin cho các bạn về những lợi ích của phần mềm KPI, 5 phần mềm KPI hàng đầu dành cho doanh nghiệp và những lưu ý khi sử dụng phần mềm KPI. Nếu bạn có thêm bất kỳ thông tin gì, đừng ngần ngại chia sẻ ở dưới phần bình luận. Hy vọng bài viết giúp ích được cho bạn. Chúc các bạn thành công.

Xem thêm: Power BI là gì? Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng Power BI