Hướng dẫn sử dụng AI trong Microsoft Excel để tiết kiệm thời gian làm việc

Đây chính là lý do vì sao GPT Excel, một công cụ tích hợp trí tuệ nhân tạo được thiết kế dành riêng cho Excel và Google Sheets đang trở thành lựa chọn đáng chú ý trong cộng đồng người dùng văn phòng.

GPT Excel là gì và tại sao ngày càng được ưa chuộng?

GPT Excel không phải là một nền tảng toàn năng hay đậm chất trình diễn công nghệ. Trái lại, nó ghi điểm bằng sự tối giản, hiệu quả và tập trung rõ rệt vào một nhóm tính năng cốt lõi, đó là tạo và giải thích công thức Excel, lọc và xác thực dữ liệu, hỗ trợ ngôn ngữ SQL, tự động hóa tác vụ cũng như trò chuyện trực tiếp với AI ngay trong bảng tính.

Công cụ này hiện đã có hơn 500.000 người dùng và cung cấp cả phiên bản miễn phí lẫn trả phí 7 USD (khoảng 182 nghìn đồng)/tháng, đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu từ cơ bản đến nâng cao.

Không cần cài đặt phức tạp hay học thêm ngôn ngữ lập trình, người dùng có thể bắt đầu với vài bước đơn giản như đăng ký tài khoản, lựa chọn môi trường làm việc (Excel hoặc Google Sheets) và dán dữ liệu cần xử lý vào công cụ. Đặc biệt, chức năng “Explained” cho phép AI giải thích ý nghĩa của các công thức hoặc tự động tạo hàm theo yêu cầu, điều này cực kỳ hữu ích với những người chưa thành thạo Excel hoặc không muốn tốn thời gian tra cứu từng hàm riêng lẻ.

GPT Excel được thiết kế hướng đến nhóm người dùng không chuyên, từ nhân viên văn phòng, kế toán, nhân sự cho đến sinh viên cần xử lý bảng tính cơ bản. Đây là những người không muốn dành quá nhiều thời gian học Excel chuyên sâu nhưng vẫn cần kết quả chính xác, dễ hiểu và nhanh chóng. Với các tác vụ lặp đi lặp lại như lọc dữ liệu, tóm tắt thông tin hay định dạng bảng biểu, GPT Excel đóng vai trò như một trợ lý AI đáng tin cậy, giúp người dùng tập trung hơn vào phân tích thay vì xử lý thủ công.

Cách sử dụng cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần làm theo những bước sau:

• Truy cập vào trang chủ ExcelGPT
• Tạo một tài khoản bằng email hoặc tài khoản Google.
• Tại trang chính của tài khoản, chọn vào mục Formulas (Công thức).
• Chọn phần mềm Excel, sau đó dán dữ liệu vào tab Explained và chờ kết quả hiển thị.
• Phần Best Practices ở cuối giao diện sẽ hướng dẫn những điều nên và không nên khi sử dụng, giúp khai thác tối đa hiệu quả của AI trong quy trình làm việc hàng ngày.

Những điểm mạnh và hạn chế cần cân nhắc

Điểm cộng lớn nhất của GPT Excel nằm ở giao diện thân thiện, khả năng xử lý công thức tốt và không yêu cầu kỹ năng lập trình. Người dùng miễn phí vẫn có thể sử dụng hầu hết các tính năng quan trọng mà không gặp rào cản. Tuy vậy, phiên bản miễn phí có thể bị giới hạn về tốc độ phản hồi trong giờ cao điểm và nếu bạn cần công cụ mạnh mẽ hơn cho phân tích dữ liệu quy mô lớn, các nền tảng chuyên nghiệp sẽ phù hợp hơn.

GPT Excel chỉ là một trong nhiều công cụ AI đang góp phần tái định nghĩa trải nghiệm làm việc với bảng tính. Knowt, Ajelix BI, Julius AI hay Rows cũng là những cái tên nổi bật khác. Knowt thiên về giáo dục, hỗ trợ chuyển bảng tính thành flashcard (thẻ chứa thông tin như từ vựng, toán học,...) phục vụ học tập. Ajelix BI cung cấp hệ sinh thái năng suất toàn diện, còn Julius AI mạnh về phân tích dữ liệu chuyên sâu. Trong khi đó, Rows hướng đến người dùng marketing và quản trị dự án nhờ khả năng tạo insight và báo cáo nhanh chóng.

Nguồn: CNET