KPI là gì? Các loại KPI thường gặp và cách xây dựng KPI theo đúng quy trình

KPI là gì? Đây chắc hẳn là một chỉ số khá quen thuộc trong kinh doanh hoặc marketing. Tuy nhiên đối với những người mới đi làm chưa hiểu rõ về chỉ số này trong công việc. Bài viết này FPT Shop sẽ giải thích giúp bạn nắm rõ hơn nhé. 

KPI là gì? 

KPI (Key Performance Indicator) được hiểu là Chỉ số hiệu suất chính hoặc Chỉ số đo lường hiệu quả công việc. KPI là một công cụ quan trọng được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một cá nhân, một bộ phận hoặc toàn bộ một tổ chức. Nó thể hiện các mục tiêu cụ thể được định lượng bằng các con số, giúp theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc.

KPI có những vai trò quan trọng như:

• Đo lường hiệu suất: KPI giúp xác định mức độ hoàn thành mục tiêu và đánh giá hiệu quả hoạt động của cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức.
• Định hướng hành động: KPI cung cấp thông tin chi tiết để đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp, nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất.
• Thúc đẩy động lực: KPI giúp người lao động tập trung vào các mục tiêu quan trọng và tạo ra sự minh bạch, công bằng trong đánh giá hiệu quả công việc.
• Quản lý hiệu quả: KPI giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hiệu suất và đưa ra các biện pháp quản lý phù hợp.

Ví dụ về KPI:

• Trong bán hàng, KPI có thể là doanh số, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ chuyển đổi.
• Trong marketing, KPI có thể là số lượng khách truy cập trang web, số lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ mở email.
• Trong sản xuất, KPI có thể là sản lượng, chất lượng sản phẩm, thời gian sản xuất.

Việc xây dựng và áp dụng KPI hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo động lực cho nhân viên. 

KPI sẽ được thể hiện qua các giá trị định lượng, số liệu cụ thể. Các Key Performance Indicators này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Từ đó có những đánh giá về năng lực, tính toán lương thưởng cho nhân viên đó.

Ý nghĩa của KPI với doanh nghiệp và người lao động? 

Có thể thấy rằng chỉ số này có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Chỉ số này giúp bạn thực sự hiểu về KPI, dưới đây là ý nghĩa của chỉ số này đối với doanh nghiệp và người lao động.

Vai trò đối với doanh nghiệp 

Chỉ số KPI có vai trò quan trọng đối với một doanh nghiệp. Đây không chỉ là những chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả trong chiến lược kinh doanh hay marketing mà đây còn là thước đo đánh giá năng lực của nhân viên. Dưới đây là các vai trò chủ yếu của KPI đối với doanh nghiệp:

• Xây dựng đầu việc cụ thể cho nhân viên khi dựa vào chỉ số này.
• Đánh giá chuẩn xác năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên đó.
• Đánh giá chiến lược kinh doanh và định rõ lại chiến lược nếu cần thiết
• Tạo ra một không gian học hỏi cho các nhân viên.

Vai trò đối với người đi làm 

Chỉ số này không chỉ là chỉ số quan trọng với doanh nghiệp mà người đi làm nhất định phải nắm được để không bị bỡ ngỡ khi được giao việc với những KPI nhất định. Và chỉ số này và sẽ giúp nhân viên kiểm soát được KPI và hoàn thành công việc theo các chỉ số đã được đưa ra dễ dàng hơn. 

Những hậu quả của việc không nắm rõ được chức năng của KPI cũng như cách hoàn thành nó là việc chạy KPI, dồn deadline và khiến bạn không hoàn thành. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp/bộ phận áp dụng KPI để nhân viên hoàn thành tốt công việc.

Nhìn chung với người đi làm, KPI có những vai trò sau: 

• Nhân viên sẽ dễ dàng hiểu được mức độ công việc cần hoàn thành là bao nhiêu.
• Đo lường hiệu suất hoàn thành công việc so với mục tiêu đã đề ra 
• Đưa ra kế hoạch làm việc rõ ràng theo từng KPI, từng mục tiêu 
• Tạo cho nhân viên động lực làm việc để đạt được mục tiêu
• Khiến dễ nhận ra được khi nào tiến độ hay hiệu quả bị trật khỏi KPI và không như mục tiêu đề ra để tiến hành điều chỉnh và cải thiện nó.

Các loại KPI phổ biến bạn nên biết

Để phân loại chỉ số này, chúng ta sẽ dựa vào từng vai trò trong một công ty. Sau đây là các loại KPI phổ biến hiện này bạn nên biết.

KPI trong kinh doanh

Chỉ số KPI này sẽ khiến doanh nghiệp đo lường hiệu quả kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn. Từ các chỉ số này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định được hiệu quả của dự án. Từ đó doanh nghiệp sẽ nắm được những điểm còn yếu kém, cần khắc phục trong quy trình kinh doanh.

KPI trong tiếp thị

Chỉ số này trong Marketing sẽ giúp cho đội ngũ tiếp thị đo lường hiệu quả của các chiến dịch marketing, các kênh tiếp thị,... Một chiến dịch có đem lại hiệu quả như mục tiêu đề ra hay không sẽ thể hiện ở các số liệu tương ứng với các chỉ số KPI. Đội ngũ Marketing có thể sẽ dễ dàng đánh giá mức độ hiệu quả, các lĩnh vực cần cải thiện và sẽ loại bỏ để tập trung vào một kênh tiếp thị.

KPI để quản lý dự án

Các nhà quản lý sẽ sử dụng KPI để dễ dàng theo dõi tiến độ và mức độ hiệu quả của từng dự án. Việc này sẽ giúp dễ dàng nắm bắt được hiệu quả của từng giai đoạn của dự án, hiệu suất của nhân viên và mức độ hiệu quả so với mục tiêu ban đầu.

KPI trong tài chính

Loại KPI tài chính này được sử dụng bởi các cấp quản lý, lãnh đạo của bộ phận tài chính của công ty. Chỉ số nhằm theo dõi, đo lường tình hình tài chính của doanh nghiệp đó. Các chỉ số này là doanh thu, lợi nhuận,...

KPI trong bán hàng

KPI bán hàng này sẽ giúp đo lường hiệu quả của bộ phận bán hàng, sức hút của sản phẩm nào cao nhất, đóng góp vào quy trình theo dõi và đánh giá doanh thu bán hàng tuần/tháng/quý/năm.

Chỉ số này không chỉ được áp dụng trong các công ty về lĩnh vực bán lẻ. Những sản phẩm nào đã được bán ra sẽ có thể được tính vào KPI bán hàng bao gồm cả sản phẩm dịch vụ.

Quy trình xây dựng chỉ số KPI của doanh nghiệp

Khi đã tìm hiểu về vai trò của chỉ số này và tiếp theo chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn một quy trình xây dựng chỉ số KPI đơn giản cho bạn. 

Xác định người xây dựng KPI

Người có trách nhiệm xây dựng KPIs sẽ phải xác định đầu tiên và sẽ là người hiểu rõ bức tranh toàn cảnh. Họ sẽ biết các công việc cần thực hiện và tiến hành mục tiêu đã được đề ra. Từ mục tiêu đề ra dưới dự chỉ đạo của quản lý cấp cao, người xây dựng KPI cho mỗi phòng ban sẽ là trưởng phòng/quản lý sẽ vạch ra KPI cho phòng ban và các vị trí trong phòng của mình chịu quản lý. 

Nhân viên sẽ không trực tiếp đề ra KPI nhưng họ có quyền được thảo luận và góp ý với người đề xuất vì chính nhân viên là người sẽ làm việc theo KPI đề ra. Qua đây, chúng ta có thể nói rằng người đặt ra KPI cũng cần tham khảo ý kiến của cấp dưới để xác định KPI phù hợp nhất cho mỗi nhân viên. Việc này sẽ mang đến sự minh bạch của kết quả và tính khả thi của mục tiêu cuối cùng. 

Xác định các chỉ số bằng công cụ Smart

Chỉ số KPI cần được xác định một cách đúng đắn để quá trình làm việc được thống nhất, tập trung, và đạt được mục tiêu cuối cùng. Các chỉ số KPI này cần được xác định một chuẩn xác nhất để chọn ra những chỉ số quan trọng, liên quan và có thể thực hiện được. 

Để đạt được những điều hãy sử dụng công cụ Smart, đây là một công cụ phổ biến để xác định mục tiêu. Smart được viết tắt của bốn chữ cái tương ứng với 5 đặc điểm mà KPI nên có: Specific (cụ thể), Measurable (có thể đo lường được), Attainable (có thể đạt được), Relevant (thực tế, có liên quan), Time-bound (thời gian cụ thể). 

Dưới đây là 5 đặc điểm mà công cụ Smart, hãy đi vào từng đặc điểm nhé:

• Specific là chỉ số KPI cụ thể

Các chỉ số KPI cần được xác định cụ thể và rõ ràng. Việc này sẽ giúp người xác định KPI dễ dàng cho việc tổng hợp, theo dõi và đánh giá. Ví dụ như thay vì trong một tháng nhân viên phải bán được đơn hàng nhiều nhất có thể. Thay vì đặt ra một con số cụ thể là 600 đơn hàng hay dùng phần trăm như 80% hay 90%. 

• Measurable là KPI sẽ tiến hành đo lường được

KPI là các chỉ số có thể được thống kê và quy đổi ra các số cụ thể. Điều này sẽ giúp cho việc theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc tiện lợi hơn. Bên cạnh đó sẽ giúp cho việc tổng hợp và trình bày trên các công cụ, phần mềm quản lý công việc được thực hiện dễ dàng nhất. 

• Attainable: KPI sẽ thực hiện được

Giống như mục tiêu, nếu KPI không sát thực tế và dù thế nào người thực hiện cũng không thể đạt được thì KPI đó không có giá trị gì. Từ mục tiêu và tình hình hiện tại về nhân lực, trang thiết bị, thậm chí các yếu tố bên ngoài, hãy đưa ra chỉ số phù hợp với thực tế. 

• Relevant: KPI phải liên quan đến mục tiêu đã đưa ra từ trước

KPI được đặt ra sẽ giúp mục tiêu được thực hiện thực tế vì đã được đặt ra trước đó. Chính vì vậy nhân viên hãy chỉ tập chung làm những việc giúp bạn đạt được mục tiêu. Những chỉ số không quan trọng hay không liên quan bạn hãy loại bỏ và đừng quan tâm đến nó. 

• Time-bound: Mốc thời gian cụ thể để hoàn thành KPI

KPI phải có một mốc thời gian cụ thể hay còn gọi deadline. Mốc thời gian này có thể được tính theo ngày, tháng, quý hoặc theo năm. Tuỳ vào mỗi loại chỉ số KPI, thời gian thực hiện sẽ khác nhau. 

Áp dụng KPI và đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Sau khi bạn đã xác định được các chỉ số KPI chủ yếu, tiếp theo bạn nên phân chia nhiệm vụ và triển khai nó. Khi quá trình này diễn ra, người xác định KPI cần tiến hành theo dõi, nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của phòng ban hay người chịu trách nhiệm. Từ đó dễ dàng đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ. 

Đánh giá KPI và tính toán tiền lương thưởng

KPI thường sẽ liên quan đến lương thưởng và được tính toán theo một công thức nhất định. Người quản lý sẽ cần đánh giá mức độ hoàn thành KPI để từ đó xác định mức lương thưởng phù hợp cho nhân viên. 

Điều chỉnh KPI để phù hợp với tình hình thực tế hoàn thành công việc 

Trong quá trình thực hiện công việc có thể sẽ có những thay đổi về KPI. Bởi vì sẽ có những công việc cần được điều chỉnh sao cho phù hợp với khả năng thực tế và mục tiêu của công ty. Tuy nhiên chỉ nên thay đổi khi có sự theo dõi, đánh giá khách quan trong một thời gian nhất định. 

Kết luận

Trên đây là tổng quan thông tin cơ bản về KPI mà bạn cần nắm rõ. Có thể thấy đây là chỉ số quan trọng đối với người làm ở cấp quản lý, chỉ số này còn là chỉ số mà bất cứ nhân viên nào cũng đều nên biết vì nó quyết định công việc hàng ngày và ảnh hưởng đến lương thưởng của họ.

Xem thêm:

• Hướng dẫn chi tiết cài đặt gDMSS Plus và iDMSS Plus trên máy tính để bàn và laptop
• Cách cắt ảnh và video trên iPhone không cần mở công cụ chỉnh sửa, khám phá ngay nhé

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này, nếu như bạn đang tìm kiếm điện thoại hãy ghé ngay tại cửa hàng của FPT. Tại đây chuyên cung cấp điện thoại với đa dạng mẫu mã phù hợp với kinh tế của bạn. 

• Điện thoại Samsung