Hướng dẫn cách làm Proposal bằng PowerPoint khiến sếp thích mê

Bẵng đi một thời gian, sau khi được nhận làm vị trí strategic Planner cho một công ty, cục diện của mình đã thay đổi hoàn toàn. Mình bắt đầu research nhiều hơn những cách làm PowerPoint đẹp trên youtube, tham khảo cách các sharing blogger nước ngoài làm slide chuyên nghiệp, rồi mon men lên pinterest để download những template về ngâm cứu dần dần. Tuy nhiên, việc này mất khá nhiều time. Trong khi deadline các sếp cho mình chỉ có 3 ngày/ plan bao gồm cả phần nghĩ ý tưởng và thể hiện nó ra trên slide.

Cho đến một ngày đẹp trời, khi phiên bản Office crack của mình bỗng dưng không dùng được nữa, và đòi phải Activate. Ôi, cái quái gì thế này? Mình quyết định đăng ký Microsoft 365 Personal bản quyền với giá 130k/tháng để kịp deadline trả file cho sếp. Dần dần, mình phát hiện ra xài bản quyền đáng đồng tiền bát gạo phết. Nơi mình có thể tận dụng những tính năng vi diệu của Powerpoint và cho ra lò những bản thuyết trình ấn tượng ngay dưới đây. 

Đây là một số thành quả mình đã làm được nhờ đầu tư mày mò các tool của Microsoft 365

Hôm vừa rồi, sếp cứ tấm tắc: “Ờ mây zing, gút chóp em!”, các chị sales nhà mình cứ xúm xít nhờ mình làm kế hoạch cho bằng được để chào khách. Thiết kế Slide Powerpoint cũng như xây một ngôi nhà, cái móng là những tiện ích hỗ trợ phải chắc và đầy đủ thì mới có thể thỏa sức sáng tạo được.

Vì vậy, hôm nay mình quyết định sẽ chia sẻ một số bí mật về PowerPoint, hy vọng sẽ thay đổi hoàn toàn cách bạn đang làm hiện tại, từ bố cục, hình ảnh, màu sắc, đến biểu tượng, cách trình bày nội dung, … Bạn chỉ cần dành ra 30 phút để đọc bài viết này, chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian cho bạn gấp 100 lần về sau. Và lưu ý là những điều mình chia sẻ dưới đây chỉ có trong bản Microsoft 365 bản quyền thôi nhé. Những bản crack hay bản online sẽ không có nhiều tính năng mới như mình sắp chia sẻ dưới đây!

1. Tận dụng kho Template và Quick starter có sẵn

Hai công cụ này nghe cái tên thôi cũng sẽ mường tượng được rằng nó sẽ giúp bạn giải quyết được “Thách thức về mặt thời gian” vì sự tiện lợi mang lại.

Công cụ tuyệt vời đầu tiên: “Template”. Từ File → New → Search All Templates. Trong ví dụ dưới đây mình tìm kiếm với từ khóa: Friend.

Một tính năng tương tự với PowerPoint Template là Quick Starter. Từ File → New → Quick Starter – Start an outline. Quick Starter giúp bạn nhanh chóng lên được khung slide chuyên nghiệp, với bố cục, hình ảnh liên quan đến chủ đề bạn tìm kiếm.

Bước 1: Chọn QuickStarter

Bước 2: Nhập chủ đề bạn sắp trình bày để tìm kiếm template phù hợp

Bước 3: PowerPoint sẽ gợi ý cho bạn một số mẫu khác nhau. Bạn chỉ cần chọn thiết kế ưng ý nhất, chọn Create.Vậy là bạn đã hoàn thành xong xây dựng bố cục cho bài trình bày của mình. Rất tuyệt vời và nhanh chóng phải không nào?

2. Lên bố cục thiết kế siêu nhanh với Design ideas

Có lẽ việc trình bày các hình ảnh, text, video sao để có một bố cục đẹp, chuyên nghiệp là việc chiếm nhiều thời gian nhất. Hầu hết mọi người đều gặp khó khăn này. Nhưng sẽ là chuyện nhỏ với tính năng Design Ideas của Microsoft 365 PowerPoint.

Rất đơn giản, bạn chỉ cần copy ảnh vào slide trắng. Click vào nút Design → Design Ideas. Ở bên tay phải màn hình sẽ hiện ra cho bạn một số gợi ý cách trình bày hình ảnh sao phù hợp và chuyên nghiệp nhất.

Sau khi add hình ảnh vào slide, nhìn ở góc bên phải, powerpoint sẽ tự động đề xuất cho mình những template bố cục chuẩn chỉnh cho bạn thỏa sức lựa chọn.

Thú vị hơn nữa, Microsoft 365 PowerPoint sẽ dựa theo từ khóa được gõ trên slide để gợi ý cho bạn hình ảnh và theme liên quan. Trong ví dụ dưới, từ khóa “Spring” – Mùa xuân.

Hoặc có thể nhanh chóng giúp bạn vẽ ra các milestone, biểu đồ chỉ với 2 thao tác. Quá nhanh quá nguy hiểm phải không nào? Ngày xưa việc vẽ các biểu đồ này ngốn của mình tầm 5 - 7 phút, nhưng với Design Ideas, con số rút ngắn chỉ còn 5 - 7 giây.

Bước 1: Nhập text các cột mốc bạn muốn thể hiện lên slide

Bước 2: Design Ideas sẽ tự động đề xuất các biểu đồ phù hợp bên góc tay trái, việc của bạn chỉ cần lựa chọn slide phù hợp.

3. Đa dạng lựa chọn với chuỗi icon & kho ảnh 3D khổng lồ

Một bản thuyết trình sẽ bị trừ điểm ngay nếu quá nhiều text. Thay vào đó hãy để cho những icon hay hình ảnh đảm nhận tròn vai. Nếu trước đây, mình sẽ lên Google và search combo từ khóa: [tên icon tìm kiếm + icon + transparent (chữ này mục đích để lấy về những icon background trơn)], thì với Microsoft 365, mình chỉ cần đơn giản chọn: Insert → Icons. Hàng loạt những Icons, 3D, Stock Image – Kho hình ảnh, Cutout People, Sticker  trong các lĩnh vực khác nhau từ du lịch, nghệ thuật, phương tiện đi lại, cảm xúc, nghề nghiệp… sẵn sàng cho bạn sử dụng. Và đặc biệt, những hình ảnh này đều có bản quyền nhé.

Những icon quen thuộc trên PowerPoint theo các chủ đề khác nhau cho người dùng lựa chọn.

Stock Images – Kho ảnh khổng lồ với đa dạng chủ đề và có bản quyền sử dụng.

Cutout People: Hình ảnh nhân vật đã xóa nền để bạn dễ dàng chèn lên hình ảnh.

Thậm chí, bạn còn có thể thêm cả các Stickers đầy cảm xúc vào trong slide nữa. Thật thú vị phải không nào?

Chưa hết. Bạn còn có thể chèn hình ảnh 3D vào slide, gồm cả những hình ảnh 3D chuyển động.

Bước 1: chọn Insert → 3D Models → From Online Sources

Bước 2: Search hình ảnh 3D bạn tìm kiếm

Tada, và đây là thành quả!

4. Sử dụng Shape Format để tạo hiệu ứng ảnh lồng Text

Đây là một trong những ứng dụng khá thú vị của PowerPoint nhưng ít người biết. Chỉ cần với vài thao tác đơn giản, bạn đã có một thiết kế cực nghệ nhé.

Bước 1: Add hình ảnh và đoạn text bạn cần lồng ghép lên slide, click chọn cả 2 → Shape format → Intersect

Tada, đây là thành quả. Bạn có thể thử sức với đoạn text dài hơn và hình ảnh nhiều màu sắc hơn nữa nhé

5. Tập làm quen với Slide Master

Những ai mới bắt đầu làm PowerPoint chắc hẳn đều phải bắt đầu với Slide Master. Công cụ này giúp ích cho các bạn trong việc vẽ ra những shape hình có sẵn hay những bố cục theo ý thích. Sau khi vẽ xong, những template này sẽ tự động được save lại trên phần “Layout", và bạn có thể dùng đi dùng lại rất nhiều lần. Dễ dàng hình dung hơn, nếu bạn không sử dụng Design Ideas, bạn có thể vào Slide Master và vẽ ra những template mang màu sắc cá nhân.

Trong slide master, bạn tha hồ sử dụng các tool của Insert, như insert picture, icon, … để tạo ra shape hay template bạn mong muốn.

Sau khi vẽ xong những template này trong slide master, bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó ở mục layout bên ngoài, và click chọn sử dụng nhiều lần.

Đây là shape mình đã vẽ ra trong Slide Master và dùng đi dùng lại nhiều lần, chỉ cần thay đổi vị trí bố cục.

6. Hiệu ứng chuyển tiếp Morph cho chuyển động điện ảnh

Đây là là một hiệu ứng mới trên PowerPoint, người dùng có thể dễ dàng tạo hiệu ứng chuyển tiếp slide với mục Transitions hay mục Animations. Mang đến hiệu ứng hoạt hình di chuyển một cách trơn tru từ slide này sang slide khác. Để tạo ra hiệu ứng này, bạn cần sử dụng Microsoft 365 hoặc Office 2019.

 Cách thực hiện như sau:

• Đầu tiên nhân bản (duplicate) slide, rồi di chuyển đối tượng trên slide thứ hai tới vị trí khác để tạo ra chuyển động theo chiều hướng bạn mong muốn.
• Áp dụng tiếp tục cho slide thứ 3, 4, 5, ...
• Trên tab Transitions, chọn Morph.
• Chọn Duration để tùy chỉnh mức độ nhanh chậm của chuyển động.
• Nhấn vào Preview để thưởng thức hiệu ứng chuyển tiếp Morph Transition trên slide của mình.

7. Mô phỏng ý tưởng với INK

Đối với những ai làm công việc sáng tạo và thường xuyên phải phác thảo ra những idea của mình, lời khuyên chân thành bạn nên sử dụng bản PowerPoint/ hoặc note trên màn hình cảm ứng và bút kỹ thuật số.  Cho phép bạn thỏa sức sáng tạo trình bày ý tưởng một cách nhanh chóng, mà không cần phải tốn thời gian ngồi vẽ khung shape như các bước phía hướng dẫn phía trên. Chỉ cần click vào mục Draw, sẽ mở ra cho bạn một thế giới thỏa sức nảy sinh những Ideas độc đáo.
Inking trên PowerPoint

Tóm lại

Microsoft PowerPoint đang và sẽ luôn là công cụ số 1 giúp người dùng xây dựng các bài trình bày chuyên nghiệp. Bạn không cần tốn nhiều thời gian và công sức để hoàn thiện ý tưởng của mình. Dù bạn là giáo viên, học sinh/sinh viên, nhân viên kinh doanh, quản lý..  hay những người chưa biết gì, chỉ cần kiên nhẫn bỏ ra chút thời gian nghiên cứu những tính năng tuyệt vời mà Microsoft PowerPoint 365 mang lại. Chắc chắn bạn sẽ cho ra lò những bản trình chiếu chất lượng sớm thôi. Không những thế còn tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian so với cách làm slide truyền thống. Thử nhé!

Đừng quên trang bị ngay Microsoft 365 giúp bạn phát huy tối đa khả năng làm việc, học tập trên mọi thiết bị từ Laptop, máy tính bảng đến điện thoại, đặc biệt chỉ còn 690K khi mua kèm Thiết bị. Không chỉ là bộ ứng dụng văn phòng cao cấp quen thuộc, bạn còn được hỗ trợ với những phần mềm và tiện ích nhiều hơn thế.

• Backup và đồng bộ dữ liệu lên tới 5 thiết bị trên mỗi tài khoản với 1 TB lưu trữ đám mây OneDrive.
• Trọn bộ ứng dụng văn phòng cao cấp đáp ứng đầy đủ nhu cầu bạn cần, góp phần nâng cao hiệu suất công việc, học tập cho bạn.
• Nhận các đề xuất viết và thiết kế, cùng với các mẫu, ảnh nguyên liệu, biểu tượng và phông chữ trong Word, Excel, PowerPoint.
• Chia sẻ thông tin, dữ liệu một cách an toàn giữa các thiết bị, bảo vệ dữ liệu của bạn an toàn.
• Sở hữu quyền truy cập vào các tính năng mới ngay khi chúng được phát hành.