Mách bạn cách mở quyền sửa file trên Drive cho phép người khác chỉnh sửa tài liệu

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây tích hợp nhiều tính năng hữu ích. Bạn có thể tạo các file tài liệu hoặc thư mục trên Drive và cho phép người khác cùng chỉnh sửa, đây là điều cần thiết trong quá trình làm việc nhóm và hợp tác với nhau. Nếu như bạn chưa biết cách mở quyền sửa file trên Drive thế nào thì hãy theo dõi hướng dẫn dưới đây nhé.

Cách mở quyền sửa file trên Drive

Mở quyền sửa file trên Drive cho một hoặc một số người cụ thể

Nếu như bạn chỉ muốn cấp quyền sửa file trên Drive cho một hoặc một số người cụ thể nào đó thì hãy làm như sau:

Bước 1: Truy cập vào Google Drive > Click chuột phải vào file hoặc thư mục muốn mở quyền sửa > Chọn Chia sẻ > Chọn Chia sẻ.

Bước 2: Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ file. 

Bước 3: Tiếp đến, click chuột vào mũi tên ở ô bên cạnh > Chọn Người chỉnh sửa > Nhấn Gửi.

Ngoài ra, ở bước này bạn cũng có thể chọn Người xem hoặc Người nhận xét.

• Nếu chọn Người xem thì người đó chỉ có quyền xem, không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong file của bạn.
• Nếu chọn Người nhận xét thì người đó có thể bổ sung nhận xét cho nội dung trong file, không thể chỉnh sửa. 

Cách mở quyền sửa file trên Drive cho bất kỳ ai có đường liên kết

Nếu như bạn muốn mở quyền sửa file cho bất kỳ ai nhận được đường liên kết dẫn đến tài liệu trên Drive của bạn thì hãy làm như sau:

Bước 1: Truy cập Drive > Click chuột phải vào file cần mở quyền sửa > Chọn Chia sẻ > Chọn Chia sẻ.

Bước 2: Ở mục Quyền truy cập chung, bạn click vào mũi tên bên cạnh chữ Hạn chế > Chọn Bất kỳ ai có đường liên kết.

Bước 3: Click vào mũi tên bên cạnh chữ Người xem > Chọn Người chỉnh sửa. Cuối cùng, nhấn vào chữ Xong để hoàn tất. 

Cách chuyển quyền sở hữu file trên Drive

Ngoài cách mở quyền sửa file trên Drive, FPT Shop cũng sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển quyền sở hữu file trên Drive cho người khác. Tuy nhiên trước tiên thì bạn cần nắm được một số lưu ý sau:

• Trước khi chuyển quyền sở hữu file trên Drive cho một người nào đó, bạn cần chia sẻ file cho người đó theo hướng dẫn ở phần trên. 
• Bạn chỉ có thể chuyển quyền sở hữu file trên Drive cho người thuộc cùng tổ chức với bạn.
• Chủ sở hữu mới của file sẽ nhận được thông báo và có thể xóa bạn ra khỏi quyền sở hữu file. Điều này đồng nghĩa rằng bạn có thể sẽ mất khả năng thay đổi các tùy chọn cài đặt chia sẻ.

Cách chuyển quyền sở hữu file trên Drive cho người khác như sau:

Bước 1: Truy cập vào Drive > Click chuột phải vào file hoặc thư mục muốn chuyển quyền sở hữu > Chọn Chia sẻ > Chọn Chia sẻ sau đó cấp quyền chỉnh sửa file cho người đó theo hướng dẫn phía trên.

Bước 2: Tiếp theo, tại địa chỉ email của người mà bạn muốn chuyển quyền sở hữu, bạn click vào mũi tên rồi chọn Chuyển quyền sở hữu.

Bước 3: Sang giao diện mới, bạn chọn Gửi lời mời rồi nhấn chữ Xong để hoàn tất.

Lưu ý khi mở quyền sửa file trên Drive cho người khác

Khi mở quyền sửa file trên Drive cho người khác bạn cần lưu ý một số điểm như sau:

• Trước khi chia sẻ, hãy tạo một bản sao cho tài liệu.
• Sao lưu, di chuyển dữ liệu sang tài liệu mới.
• Chỉ lưu những dữ liệu quan trọng vào tài liệu được chia sẻ để đảm bảo thời gian tải nhanh hơn.
• Không nên cấp quyền chỉnh sửa cho quá nhiều người bởi điều này sẽ dẫn đến khó kiểm soát. 
• Những tài liệu chỉ mang tính thông báo thì nên chia sẻ ở chế độ Người xem.

Giải đáp một số thắc mắc liên quan

Có thể chia sẻ file trên Drive với bao nhiêu người?

Bạn có thể chia sẻ file và thư mục trên Drive cho tối đa 100 người cùng lúc để cho phép họ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa. Nếu muốn chia sẻ cho nhiều người thì thay vì nhập từng địa chỉ email thì bạn nên chọn chế độ Bất kỳ ai có đường liên kết.

Có xóa quyền chỉnh sửa file trên Drive được không?

Câu trả lời là CÓ. Bạn chỉ cần click chuột phải vào file trên Drive sau đó chọn Chia sẻ > Click vào mũi tên bên cạnh tên địa chỉ email của người đó và chọn Xóa quyền truy cập là được.

Chia sẻ quyền sửa file mà không gửi cần gửi thông báo thế nào?

Khi bạn nhập địa chỉ email của người đó vào phần chia sẻ, bạn bỏ tick ở ô Thông báo cho những người này. Như vậy, họ sẽ không nhận được email thông báo chia sẻ quyền chỉnh sửa.

Có thể chia sẻ cho địa chỉ email không phải tài khoản Google không?

Nếu bạn chia sẻ file trên Drive với địa chỉ email không phải là tài khoản Google thì người đó chỉ có thể xem được nội dung trong file mà không thể nhận xét hay chỉnh sửa. 

Tạm kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách mở quyền sửa file trên Drive cực đơn giản. Hy vọng những chia sẻ này sẽ hữu ích với bạn.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách khóa file trên Google Drive cực đơn giản
• Gặp lỗi khi tạo bản sao Google Drive? Chỉ một phút là bạn sửa xong ngay với những cách này 

Nếu bạn đang cần điện thoại và laptop để làm việc, học tập, hãy đến ngay hệ thống FPT Shop để lựa chọn. Với danh mục sản phẩm đa dạng về thương hiệu, mẫu mã cùng giá thành cạnh tranh, bảo hành đầy đủ, chắc chắn bạn sẽ hài lòng.

Xem thêm laptop bán chạy tại đây:

• Laptop bán chạy