Tiêu ngữ là gì? Cách ghi và hướng dẫn trình bày đúng chuẩn

Tiêu ngữ xuất hiện ở phần đầu của nhiều văn bản hành chính, đơn từ, thông báo, biên bản và giấy tờ được sử dụng tại Việt Nam. Dòng chữ quen thuộc Độc lập - Tự do - Hạnh phúc thường được đặt ngay bên dưới quốc hiệu CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM.

Bài viết dưới đây, FPT Shop sẽ giúp bạn biết thêm về tiêu ngữ, cách phân biệt với quốc hiệu, khẩu hiệu, slogan và hướng dẫn trình bày đúng trong Microsoft Word.

Tiêu ngữ là gì?

Tiêu ngữ là một cụm từ ngắn thể hiện mục tiêu, nguyên tắc hoặc giá trị có tính định hướng. Trong thể thức văn bản hành chính của Việt Nam, tiêu ngữ được ghi là:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Dòng chữ này được trình bày bên dưới quốc hiệu và tạo thành một thành phần thống nhất thường được gọi là Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành nên văn bản. Quốc hiệu và tiêu ngữ thuộc nhóm thành phần chính trong thể thức văn bản hành chính.

Quốc hiệu và tiêu ngữ Việt Nam gồm nội dung gì?

Quốc hiệu của Việt Nam được trình bày như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tiêu ngữ được đặt bên dưới:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng này phải được ghi đúng chính tả và đúng trật tự. Người soạn thảo không được tự ý rút gọn, đổi dấu câu hoặc thêm nội dung khác.

Mẫu đầy đủ:

Đường kẻ bên dưới là nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng tiêu ngữ.

Phân biệt quốc hiệu và tiêu ngữ

Quốc hiệu và tiêu ngữ thường xuất hiện cùng nhau nhưng có nội dung, ý nghĩa và quy cách trình bày khác nhau.

Quốc hiệu là gì?

Quốc hiệu là tên chính thức của một quốc gia. Trong văn bản hành chính Việt Nam, quốc hiệu là CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM. Quốc hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng và đậm.

Tiêu ngữ có ý nghĩa gì?

Tiêu ngữ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc thể hiện những giá trị nền tảng được đặt bên dưới tên nước. Khác quốc hiệu được viết hoàn toàn bằng chữ in hoa, tiêu ngữ sử dụng chữ in thường, chỉ viết hoa chữ cái đầu của từng cụm từ.

Quy định về phông chữ và cỡ chữ tiêu ngữ

Văn bản hành chính được trình bày bằng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Riêng phần tiêu ngữ cần thiết lập:

Phông chữ: Times New Roman.
Kiểu chữ: Chữ thường.
Cỡ chữ: Từ 13 đến 14.
Định dạng: Chữ đứng, đậm.
Căn chỉnh: Căn giữa dưới quốc hiệu.
Khoảng cách giữa hai dòng: Dòng đơn.
Đường kẻ dưới: Nét liền.
Chiều dài đường kẻ: Bằng dòng tiêu ngữ.

Người soạn có thể chọn cỡ 13 hoặc 14 tùy bố cục chung. Điều quan trọng là giữ sự cân đối giữa hai dòng và thống nhất trong toàn bộ văn bản.

Tiêu ngữ nằm ở vị trí nào trong văn bản?

Quốc hiệu và tiêu ngữ được trình bày tại phần phía trên, bên phải của trang văn bản hành chính.

Phần bên trái thường dành cho:

Tên cơ quan chủ quản.
Tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản.
Số và ký hiệu văn bản.

Phần bên phải thường gồm:

Quốc hiệu.
Tiêu ngữ.
Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản.

Trong bố cục Word, người soạn thường chia phần đầu trang thành hai khu vực tương đối cân đối. Quốc hiệu và tiêu ngữ được căn giữa trong khu vực bên phải, thay vì căn giữa toàn bộ chiều rộng trang giấy.

Cách tạo quốc hiệu và tiêu ngữ trong Word bằng bảng

Dùng bảng ẩn viền là phương pháp dễ căn chỉnh và ổn định khi nội dung bên trái dài hơn dự kiến.

Bước 1: Chèn bảng hai cột

Mở Word, đặt con trỏ tại đầu văn bản rồi chọn:

Insert > Table. Tạo bảng gồm một hàng và hai cột. Cột bên trái dùng cho tên cơ quan. Cột bên phải dùng cho quốc hiệu và tiêu ngữ.

Bước 2: Điều chỉnh độ rộng hai cột

Kéo đường phân chia để hai cột có kích thước phù hợp. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể chia tương đối đều rồi điều chỉnh theo mẫu văn bản.

Bước 3: Nhập quốc hiệu

Tại cột bên phải, nhập:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Bôi đen dòng chữ rồi chọn:

Times New Roman.
Cỡ 12 hoặc 13.
Bold.
Center.
Chữ in hoa.

Bước 4: Nhập tiêu ngữ

Nhấn Enter để xuống dòng rồi nhập:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thiết lập:

Times New Roman.
Cỡ 13 hoặc 14.
Bold.
Center.
Chữ đứng.

Hai dòng nên dùng khoảng cách dòng đơn để bố cục gọn.

Bước 5: Tạo đường kẻ dưới tiêu ngữ

Có thể dùng Border hoặc Shape để tạo đường kẻ.

Cách dễ kiểm soát là đặt con trỏ tại dòng tiêu ngữ, mở nhóm Paragraph, chọn Borders rồi dùng Bottom Border. Sau đó điều chỉnh lề trái và phải của đoạn để đường kẻ có chiều dài tương đương nội dung.

Một lựa chọn khác là vào:

Insert > Shapes > Line. Giữ phím Shift rồi kéo để tạo đường ngang thẳng. Đặt đường kẻ bên dưới dòng chữ và điều chỉnh độ dài.

Bước 6: Ẩn đường viền bảng

Chọn toàn bộ bảng, vào: Table Design > Borders > No Border. Sau khi ẩn viền, nội dung vẫn được giữ trong hai cột nên ít bị xê dịch khi chỉnh sửa.

Tiêu ngữ có bắt buộc trong mọi văn bản không?

Tiêu ngữ là thành phần chính trong thể thức văn bản hành chính thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước trong công tác văn thư. Đối với email, báo cáo nội bộ, bài luận, hợp đồng thương mại hoặc tài liệu cá nhân, việc sử dụng cần căn cứ mục đích và mẫu được yêu cầu.

Một số đơn từ của cá nhân vẫn sử dụng quốc hiệu và tiêu ngữ theo biểu mẫu quen thuộc. Tuy nhiên, người làm đơn nên ưu tiên mẫu của cơ quan tiếp nhận nếu đơn vị đó đã cung cấp sẵn.

Phân biệt tiêu ngữ, khẩu hiệu và slogan

Tiêu ngữ

Tiêu ngữ trong văn bản hành chính Việt Nam là “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” và có quy định cụ thể về cách trình bày.

Khẩu hiệu

Khẩu hiệu là câu ngắn truyền đạt mục tiêu, lời kêu gọi hoặc định hướng trong một hoạt động, phong trào hay chiến dịch.

Slogan

Slogan thường gắn với thương hiệu, sản phẩm hoặc tổ chức. Nội dung được xây dựng nhằm tăng khả năng ghi nhớ và truyền đạt định vị. Do đó, không nên dùng slogan doanh nghiệp để thay thế tiêu ngữ trong một văn bản hành chính.

Những lỗi thường gặp khi trình bày tiêu ngữ cần tránh

Viết toàn bộ bằng chữ in hoa.
Dùng sai dấu gạch nối.
Đặt dấu chấm cuối dòng.
Dùng sai cỡ chữ.
Căn giữa toàn trang.
Kẻ đường quá dài.
Dùng phông chữ khác.
Dùng nhiều dấu cách để căn chỉnh.

Tạm kết

Tiêu ngữ trong văn bản hành chính Việt Nam chính là dòng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc, đặt căn giữa ngay dưới quốc hiệu. Dòng chữ sử dụng Times New Roman, cỡ 13–14, kiểu đứng, đậm và có đường kẻ ngang nét liền bên dưới. Khi soạn thảo, người dùng cần ghi đúng chữ hoa, dấu gạch nối, khoảng cách và vị trí.

Nếu thường xuyên soạn đơn, báo cáo, biên bản và xử lý tài liệu Microsoft Office, bạn có thể tham khảo danh mục laptop văn phòng tại FPT Shop. Laptop tại FPT Shop có nhiều lựa chọn về kích thước màn hình, bàn phím, bộ xử lý, RAM và ổ đĩa, phù hợp cho nhu cầu học tập hoặc làm việc hằng ngày.

Xem thêm:

Tiêu ngữ là gì? Cách ghi quốc hiệu, tiêu ngữ và hướng dẫn trình bày đúng chuẩn trong Word