Preboarding là gì? Khám phá quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài ngay từ khoảnh khắc đầu tiên

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa nhận ra rằng việc để "trống" khoảng thời gian này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như nhân viên mới rút lui trước ngày nhận việc hoặc bắt đầu công việc với tâm lý thiếu tự tin. Đây chính là lúc khái niệm "preboarding" trở nên cực kỳ quan trọng, đóng vai trò như cầu nối quan trọng giữa giai đoạn tuyển dụng và onboarding chính thức.

Preboarding là gì và tại sao nó quan trọng đến vậy?

Định nghĩa chi tiết về preboarding

"Preboarding là gì?" - đây là câu hỏi mà nhiều chuyên gia nhân sự đang tìm kiếm câu trả lời. Theo định nghĩa chuyên môn, preboarding là quá trình có hệ thống diễn ra từ thời điểm ứng viên chấp nhận lời mời làm việc và ký hợp đồng lao động cho đến ngày chính thức bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp. Đây không phải là một sự kiện đơn lẻ mà là một chuỗi hoạt động được thiết kế có mục đích nhằm chuẩn bị tâm lý, kiến thức và kỹ năng cần thiết cho nhân viên mới.

Preboarding tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm tích cực đầu tiên, giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và có sự chuẩn bị tốt nhất cho ngày làm việc đầu tiên. Quá trình này thường bao gồm các hoạt động như gửi email chào mừng, cung cấp thông tin về công ty, hoàn thành các thủ tục hành chính cần thiết, và tạo cơ hội để nhân viên mới làm quen với đồng nghiệp tương lai.

Sự khác biệt cốt lõi giữa preboarding và onboarding

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa preboarding và onboarding, tuy nhiên chúng có những đặc điểm và mục tiêu riêng biệt. Preboarding diễn ra hoàn toàn trước ngày làm việc chính thức, chủ yếu được thực hiện từ xa thông qua email, cuộc gọi hoặc các nền tảng trực tuyến. Mục tiêu chính của giai đoạn này là giảm bớt lo lắng, tạo sự hào hứng và chuẩn bị tâm lý cho nhân viên mới.

Ngược lại, onboarding bắt đầu từ ngày làm việc đầu tiên và có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng. Quá trình này tập trung vào việc hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập với môi trường làm việc thực tế, học hỏi kỹ năng chuyên môn cụ thể và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp. Onboarding thường bao gồm các hoạt động trực tiếp như đào tạo chuyên môn, làm quen với quy trình làm việc và đánh giá hiệu suất trong thời gian thử việc.

Lợi ích thiết thực của preboarding đối với doanh nghiệp

Tăng cường tỷ lệ giữ chân nhân viên

Theo nghiên cứu từ các tổ chức nhân sự hàng đầu, doanh nghiệp có quy trình preboarding hiệu quả có thể tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên đến 82%. Con số này đặc biệt ấn tượng khi xét đến thực tế rằng 64% nhân viên mới trên thế giới không nhận được bất kỳ trải nghiệm preboarding nào từ công ty tuyển dụng.

Việc đầu tư vào preboarding giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí tuyển dụng lại, chi phí đào tạo nhân viên thay thế và thời gian cần thiết để tìm kiếm ứng viên mới. Đây là một khoản đầu tư thông minh mang lại lợi ích lâu dài, đặc biệt quan trọng trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh khốc liệt hiện nay.

Xây dựng ấn tượng ban đầu tích cực

Preboarding tạo cơ hội quý giá để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến nhân viên ngay từ những ngày đầu tiên. Những trải nghiệm tích cực trong giai đoạn này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho mối quan hệ lâu dài giữa nhân viên và tổ chức. Nhân viên cảm thấy được quan tâm và có sự chuẩn bị tốt sẽ bắt đầu công việc với tinh thần tích cực và động lực cao.

Hơn nữa, preboarding còn giúp giảm thiểu tình trạng nhân viên mới cảm thấy bối rối, lo lắng hoặc không chắc chắn về quyết định nghề nghiệp của mình. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các vị trí cấp cao hoặc những nhân viên có nhiều lựa chọn trong thị trường lao động.

Quy trình preboarding hiệu quả trong thực tế

Giai đoạn chuẩn bị và lập kế hoạch

Một quy trình preboarding thành công bắt đầu bằng việc lập kế hoạch chi tiết ngay sau khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc. Bộ phận nhân sự cần xác định rõ timeline, những thông tin cần chia sẻ, và các hoạt động cụ thể sẽ được triển khai trong suốt giai đoạn này.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng bao gồm thiết lập tài khoản email công ty, chuẩn bị không gian làm việc, thu thập các tài liệu và thông tin cần thiết về công ty, và lên kế hoạch giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong team. Sự chuẩn bị này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo nhân viên mới có thể bắt đầu làm việc một cách suôn sẻ ngay từ ngày đầu tiên.

Truyền thông và xây dựng kết nối

Hoạt động truyền thông trong giai đoạn preboarding cần được thực hiện một cách có hệ thống và nhất quán. Bắt đầu bằng email chào mừng ấm áp từ người quản lý trực tiếp, kèm theo thông tin chi tiết về ngày đầu tiên làm việc, địa điểm, giờ giấc và những gì nhân viên mới cần chuẩn bị.

Việc giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong team thông qua email hoặc cuộc gọi video ngắn giúp tạo ra sự kết nối ban đầu và giảm bớt cảm giác xa lạ. Một số doanh nghiệp còn tổ chức các buổi coffee chat không chính thức hoặc mời nhân viên mới tham dự một số cuộc họp team để họ có thể quan sát và hiểu về văn hóa làm việc.

Hoàn thành thủ tục hành chính trước ngày nhận việc

Một trong những lợi ích lớn nhất của preboarding là khả năng hoàn thành các thủ tục hành chính cần thiết trước ngày chính thức bắt đầu làm việc. Điều này bao gồm việc điền các mẫu đơn thuế, thông tin bảo hiểm, đọc và ký các chính sách công ty, cũng như cung cấp các tài liệu cần thiết như sổ sức khỏe hay giấy khám sức khỏe.

Việc xử lý những công việc này trong giai đoạn preboarding giúp tiết kiệm thời gian quý báu trong ngày đầu tiên, cho phép tập trung vào những hoạt động quan trọng hơn như làm quen với công việc cụ thể và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp. Điều này cũng tạo ra trải nghiệm tích cực hơn cho nhân viên mới khi họ không phải "chết chìm" trong giấy tờ ngay từ ngày đầu tiên.

Những thách thức và cách khắc phục trong việc triển khai preboarding

Quản lý thông tin và tránh tình trạng quá tải

Một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai preboarding là cân bằng giữa việc cung cấp đủ thông tin và tránh làm choáng ngợp nhân viên mới. Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi "ném" quá nhiều thông tin cùng lúc, gây ra tình trạng stress và khó tiếp thu thay vì tạo ra trải nghiệm tích cực.

Giải pháp hiệu quả là thiết kế một lịch trình chia sẻ thông tin theo từng giai đoạn, ưu tiên những thông tin quan trọng và cấp thiết nhất trước. Sử dụng nhiều kênh truyền thông khác nhau như email, video ngắn, tài liệu tương tác hoặc nền tảng học tập trực tuyến để làm cho việc tiếp nhận thông tin trở nên thú vị và dễ dàng hơn.

Đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp

Thách thức khác đó là đảm bảo mọi nhân viên mới đều nhận được trải nghiệm preboarding nhất quán, bất kể họ thuộc phòng ban nào hay cấp độ nào trong tổ chức. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự và các quản lý trực tiếp, cũng như việc xây dựng quy trình chuẩn có thể áp dụng rộng rãi.

Việc tạo ra các template email, checklist và hướng dẫn chi tiết sẽ giúp đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ tổ chức. Đồng thời, cần có cơ chế phản hồi và cải tiến liên tục để quy trình preboarding ngày càng hoàn thiện và phù hợp với nhu cầu thực tế.

Tạm kết

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt về nguồn nhân lực hiện nay, preboarding đã trở thành một yếu tố quyết định thành công hay thất bại trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Hiểu rõ "preboarding là gì" và triển khai hiệu quả quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của tổ chức.

Để hỗ trợ tốt nhất cho quá trình preboarding và onboarding, việc trang bị những công cụ công nghệ hiện đại là vô cùng cần thiết. Tại FPT Shop, bạn có thể tìm thấy nhiều giải pháp công nghệ hỗ trợ công việc như laptop với hiệu năng mạnh mẽ, màn hình sắc nét giúp tối ưu hóa các cuộc họp trực tuyến và tương tác với nhân viên mới. 

Laptop doanh nhân

Xem thêm:

• SQ là gì? Ý nghĩa và vai trò của chỉ số trí tuệ tinh thần
• Associate là gì? Ý nghĩa và vai trò của Associate trong công việc