Hướng dẫn cách đặt công thức mặc định trong Excel để tính tổng cực đơn giản, dễ làm

Trong quá trình làm việc với Excel, bạn có thể sẽ cần đặt công thức mặc định để tiết kiệm thời gian, tránh sai sót trong quá trình xử lý, nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách đặt công thức mặc định trong Excel để tính tổng, cùng theo dõi nhé!

Khi nào bạn cần đặt công thức mặc định trong Excel?

Bạn cần đặt công thức mặc định trong Excel khi muốn áp dụng 1 công thức cho nhiều ô có sẵn hoặc tự động tính toán kết quả dựa trên các giá trị mới. Kỹ năng này thường được sử dụng để:

• Tính tổng hoặc trung bình của một dãy giá trị: Thay vì nhập công thức SUM hoặc AVERAGE cho từng dãy giá trị, bạn có thể đặt công thức mặc định trong Excel để tự động tính toán tổng hoặc trung bình một cách nhanh chóng.
• Tính toán tỷ lệ phần trăm: Nếu bạn muốn tính toán tỷ lệ phần trăm của một giá trị, bạn có thể đặt công thức mặc định để tự động cập nhật kết quả khi có bất kỳ sự thay đổi nào.
• Tính toán các khoản vay trả góp hoặc lãi suất: Đối với các bảng tính liên quan đến tài chính, bạn có thể đặt công thức mặc định để tính toán số tiền phải trả hàng tháng dựa trên tỷ lệ lãi suất và số tiền vay.
• Tính toán các chỉ số hoặc điểm số: Trong các bảng điểm, bảng đánh giá hoặc bảng thống kê, bạn có thể sử dụng công thức mặc định để tính toán tổng điểm, điểm trung bình hoặc các chỉ số khác.

Cách đặt công thức mặc định trong Excel để tính tổng

Cách đặt công thức mặc định để tự động tính tổng trong Excel như sau:

• Bước 1: Mở Excel và nhập dữ liệu.

• Bước 2: Bôi đen dữ liệu và chọn nút ở góc phải cuối bảng > Bấm Table để định dạng dòng tiêu đề bảng.

• Bước 3: Tùy chỉnh định dạng bảng theo ý muốn tại tab Table Design.

• Bước 4: Nhập công thức tính tổng bạn muốn sử dụng vào ô đầu tiên và nhấn Enter.

Ví dụ: Để tính tổng doanh thu của từng sản phẩm mà không cần nhập công thức cho từng dòng, bạn có thể sử dụng hàm SUM theo hướng dẫn sau: 

=SUM([@[Doanh thu ngày 1]],[@[Doanh thu ngày 2]],[@[Doanh thu ngày 3]])

Đây là công thức tham chiếu có cấu trúc, do đó các ô còn lại trong cột Tổng doanh thu sẽ tự động có công thức SUM với 3 tham số.

Cách nhập: Nhập =SUM(lần lượt chọn vào các ô cần tính tổng).

Ví dụ: =SUM(C4, D4, E4)

Khi làm như vậy, công thức sẽ tự động được chuyển đổi thành dạng tham số mặc định.

• Bước 5: Công thức mặc định mà bạn vừa thiết lập sẽ được tự động áp dụng cho tất cả các ô trong cột.

Lưu ý: Hướng dẫn trên đây được thực trên Microsoft Excel 365. Các phiên bản khác sẽ có một chút khác biệt về giao diện, tuy nhiên các bước đặt công thức mặc định là giống nhau.

Những lưu ý về cách đặt công thức mặc định trong Excel

• Các công thức trong 1 cột sẽ tự động áp dụng cho các ô còn lại, không cần phải sao chép (copy).
• Nếu bạn chỉnh sửa công thức trong 1 ô bất kỳ trong cột, tất cả các ô khác sẽ được cập nhật tự động.
• Bạn có thể tạo một ô tổng giá trị bằng cách chọn Total Row trong Table Design.

Một số câu hỏi liên quan về cách đặt công thức mặc định trong Excel

• Tôi không thể xóa hàng trong Excel thì phải làm cách nào?

Trả lời: Nếu bạn bôi đen hàng và nhấn phím Delete không thành công, bạn có thể thử cách sau: Bôi đen hàng > Nhấn chuột phải > Bấm Delete > Chọn Table Rows để thực hiện xóa.

• Tôi muốn xóa cột trong Excel thì làm thế nào?

Trả lời: Để xóa cột, bạn có thể bôi đen các cột cần xóa > Nhấn chuột phải > Chọn dòng Delete > Nhấn chọn Table Columns.

Kết luận

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu rõ cách đặt công thức mặc định trong Excel để tính tổng. Hãy áp dụng tuyệt chiêu này để tối ưu thời gian làm việc, tránh sai sót khi tính toán dữ liệu bạn nhé!

Nếu bạn đang cần tìm kiếm các sản phẩm công nghệ hỗ trợ cho việc học tập, làm việc và nghiên cứu, hãy tham khảo ngay các dòng điện thoại, máy tính, laptop mới nhất tại FPT Shop. Qua ngay các cửa hàng trên toàn quốc để được tư vấn nhanh nhất bạn nhé!

Laptop

Xem thêm:

• Mách bạn 15 thủ thuật Excel cực hữu dụng cho dân văn phòng
• Hướng dẫn cách chia ô trong Excel rất đơn giản, dễ thực hiện