Admin là gì? Các công việc admin phổ biến nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo

Bạn đã nhiều lần nghe thấy từ admin nhưng lại chưa hiểu rõ admin là gì và các vấn đề liên quan đến admin. Nếu vậy, hãy theo chân FPT Shop tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết dưới đây nhé!

Admin là gì?

Admin, viết tắt của Administrator, là thuật ngữ đề cập đến những cá nhân có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động cụ thể. Vai trò của họ là đảm bảo quản lý và tổ chức các hoạt động một cách hiệu quả, và thường được xem như là người có quyền hành cao nhất trong một bộ phận hay tổ chức.

Trên các nền tảng mạng xã hội như trang web, Facebook và 1 số trang mạng xã hội khác, admin được xem người chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động trực tuyến. 

Còn đối với lĩnh vực kinh doanh, admin cũng ám chỉ các vị trí liên quan đến quản trị viên hay trợ lý điều hành.

Nhiệm vụ chính của admin là gì?

Sau khi đã hiểu về ý nghĩa tổng quan của thuật ngữ "admin là gì?", hãy cùng nhau khám phá về nhiệm vụ mà một nhân viên quản trị (admin) thường phải thực hiện nhé!

Dưới đây là một số công việc cơ bản của admin:

• Lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình cho các cuộc họp và sự kiện trong tổ chức.
• Chuẩn bị tài liệu và vật tư cần thiết cho các bộ phận theo yêu cầu.
• Tạo và tổng hợp báo cáo chi tiêu hàng tháng.
• Nhận và phân loại văn bản, thư từ được gửi đến cho công ty.
• Quản lý và bảo quản hồ sơ của nhân viên/ khách hàng.
• Chuẩn bị và sao lưu các tài liệu liên quan đến các cuộc họp hoặc sự kiện của công ty.
• Tiếp nhận cuộc gọi và chuyển tiếp đến bộ phận liên quan.
• Tổ chức các cuộc vui chơi và xây dựng tinh thần đồng đội như các hoạt động team building cho công ty.
• Cập nhật thông tin về tình hình, chính sách và tiến độ công việc cho cấp quản lý cao hơn.

Hiện nay, trong thời đại công nghệ phát triển, thì chức vụ admin quản trị web hay admin quản trị các trang mạng xã hội cũng trở nên ngày càng quan trọng hơn.

Những chức vụ admin phổ biến hiện nay

Phía trên là các nhiệm vụ cơ bản mà 1 admin cần phải thực hiện, nhưng mỗi vị trí quản trị (admin) của mỗi bộ phận sẽ có những luồng việc riêng biệt.

Hiện nay, có 6 vị trí công việc phổ biến của admin trong 1 tổ chức/ công ty, bao gồm:

1. Admin Officer

Admin Officer, còn được gọi là Admin văn phòng, là nhân viên có trách nhiệm quản lý các hoạt động văn phòng và hành chính của một tổ chức. 

Công việc chính của Admin Officer thường bao gồm việc quản lý thông tin, tài liệu, hợp đồng và xử lý các văn bản hành chính, công việc liên quan trong quá trình hoạt động của tổ chức. 

2. Sale Admin

Sale Admin, còn được gọi là Trợ lý Kinh doanh, thường đảm nhận nhiệm vụ quản lý tài liệu và trợ giúp cho bộ phận khác hay nhân viên kinh doanh khác.

Đây là vị trí nắm vai trò trong việc phối hợp giữa các bộ phận/ phòng ban, giúp hỗ trợ, đẩy mạnh cho các hoạt động liên quan đến bán hàng và gia tăng doanh số của công ty.

3. HR Admin

Nhân viên Quản trị Hành chính Nhân sự (HR Admin), chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm và tuyển dụng những ứng viên phù hợp có thể đáp ứng nhu cầu công việc của tổ chức. Đồng thời, HR Admin cũng triển khai các chính sách liên quan đến nguồn nhân lực.

Do đó, khi bạn làm HR Admin, bạn phải đảm nhận việc quản lý giấy tờ, thủ tục và thông tin liên quan đến nhân lực của công ty. Để làm được tốt vị trí này bạn phải là người có kiến thức chuyên môn cao và chịu được áp lực lớn.

4. Admin Assistant

Admin Assistant (Trợ lý Hành chính) là vị trí hỗ trợ giúp cho Trưởng phòng Hành chính hoặc Giám đốc Hành chính trong việc thực hiện các nhiệm vụ trực tiếp liên quan đến hoạt động kinh doanh của tổ chức.

Nhiệm vụ chính của Admin Assistant là hoàn thành các công việc do cấp trên giao xuống và hỗ trợ các bộ phận/ phòng ban khác trong quá trình làm việc. Mục tiêu là đảm bảo tiến độ công việc diễn ra một cách thuận lợi. 

5. Admin Facebook

Admin Facebook là vị trí có đặc thù hơi khác một chút so với các vị trí quản trị khác trong công ty. Vị trí này thường là bộ phận Marketing sẽ đảm nhận để giúp đưa thương hiệu, nhãn hàng đến gần hơn với công chúng.

Nhiệm vụ của Admin Facebook là xây dựng kế hoạch nội dung theo từng tuần, tháng hoặc thậm chí theo quý để bắt kịp các xu hướng đang thịnh hành trong thời điểm hiện tại. 

6. Admin website

Tương tự như quản trị viên Facebook, admin website (hay còn gọi là quản trị viên website) là những người có trách nhiệm tạo nội dung, sắp xếp bài viết, hình ảnh, cũng như quản lý mọi hoạt động trên trang web. Đặc biệt, đối với các website cần tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi (tỷ lệ mua hàng), thì vị trí này còn đảm nhận vai trò quản lý và điều phối các đơn hàng trên hệ thống.

Hiện nay, việc một công ty hay thương hiệu sở hữu một trang web cho riêng mình là điều hết sức bình thường, khi đó admin website sẽ là người nắm toàn bộ cách vận hành và phát triển trang web sao cho phù hợp.

Yêu cầu cơ bản đối với admin là gì?

Để làm vị trí này, bạn sẽ phải có những yêu cầu bắt buộc sau:

• Cam kết bảo mật những thông tin nội bộ.
• Thành thạo các kỹ năng văn phòng cơ bản như tin học máy tính,...
• Có chiều sâu trong kỹ năng chuyên môn và quản lý.
• Khả năng giao tiếp và trình bày ý tưởng tốt.

Lời kết

Đọc tới đây có lẽ bạn đã có cái nhìn tổng quan hơn về khái niệm “admin là gì?”, các nhiệm vụ cũng như các chức vụ quan trọng của admin trong một công ty hay tổ chức.

Để làm tốt công việc này thì việc sở hữu một chiếc máy tính cá nhân là điều không thể thiếu đúng không nào? FPT Shop luôn có sẵn nhiều sự lựa chọn như desktop, laptop, tablet để bạn dễ dàng tìm được dòng máy phù hợp với nhu cầu và tài chính của bản thân. 

Tham khảo thêm những sản phẩm máy tính bảng tại đây:

• Máy tính bảng

Xem thêm:

• Marketing Online là gì? Làm sao để xây dựng chiến lược Marketing Online phù hợp với doanh nghiệp?
• Công việc seeder là gì? Cách seeding thu hút ấn tượng, hiệu quả có thể bạn chưa biết