3 cách xoá bỏ siêu dữ liệu metadata trong Office 2013

Xoá bỏ các siêu dữ liệu bên trong các tập tin Office là việc làm cần thiết, giúp bảo mật thông tin cá nhân trước khi chia sẻ tài liệu với bạn bè.

>>> bạn đang sử dụng Macbook và đã có bộ office chưa? Nếu chưa hãy download phần mềm office cho macbook air ngay nhé

Bất cứ khi nào bạn tạo, mở hoặc lưu một tài liệu Office thì các tài liệu này sẽ lưu trữ rất nhiều thông tin bên trong được gọi là siêu dữ liệu (metadata). Đó là những thông tin ẩn bên trong tài liệu và nó được sử dụng cho nhiều mục đích hợp pháp, nhưng trong nhiều trường hợp nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu này với mọi người thì những thông tin này đôi khi có thể gây ra những bất lợi.

Để tránh việc lộ những thông tin cá nhân này, bạn nên loại bỏ tất cả các thông tin bên trong tập tin trước khi chia sẻ với mọi người. Vì vậy bài viết sau sẽ giới thiệu cho bạn đọc 3 cách khác nhau để loại bỏ các siêu dữ liệu bên trong các tập tin Office.

1. Sử dụng các tùy chọn trong Word/Excel/PowerPoint 2013

Nếu máy tính của bạn đang cài đặt và sử dụng Office 2010 hoặc Office 2013 thì hoàn toàn có thể loại bỏ các dữ liệu ẩn trong các tập tin Word/Excel/PowerPoint từ trong cài đặt bảo mật hoặc từ menu thẻ File ở góc ngoài cùng bên trái. Bằng cách chon thẻ File và sau đó chọn Check for Issues. Từ danh sách các tuỳ chọn xổ xuống chọn Inspect Document.

Sử dụng tuỳ chọn Inspect Document có sẵn trong Office 2013

Trong hộp thoại Document inspector hiển thị bạn sẽ thấy tất cả các tuỳ chọn ở đây đều được chọn theo mặc định, từ đây bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn có liên quan đến dữ liệu của tài liệu mà mình muốn sử dụng, nhưng hãy chắc chắn rằng hãy bỏ tuỳ chọn thứ hai Document properties and Personal Information, sau đó bấm nút Inspect để thực hiện việc xoá bỏ thông tin bên trong tập tin.

Bấm nút Inspect để xoá bỏ các thông tin trong tập tin

Sau khi hoàn thành, bạn sẽ thấy tùy chọn để loại bỏ tất cả các thông tin cá nhân trong tập tin và việc còn lại chỉ là bấm nút Remove All để thực hiện là xong.

Bấm nút Remove All để xoá toàn bộ

2. Document Metadata Cleaner

Nếu bạn không muốn sử dụng công cụ tích hợp trong bộ Office thì vẫn còn nhiều lựa chọn thay thế khác và phần mềm Document Metadata Cleaner chính là một trong số đó. Đầy là một phần mềm miễn phí, cho phép người dùng nhanh chóng xóa các dữ liệu meta từ Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint. Phần mềm này có thể loại bỏ tên, chữ viết tắt, tên công ty hoặc tên tổ chức, tên của máy tính, tên của các máy chủ mạng hoặc đĩa cứng nơi bạn lưu tài liệu, tên của tác giả trước của tài liệu, chỉnh sửa tài liệu, các phiên bản tài liệu, văn bản ẩn hoặc các ý kiến nhận xét nếu có.

Document Metadata Cleaner có thể xoá bỏ toàn bộ thông tin trong các tập tin Office

Link Download Document Metadata Cleaner.

3. Doc Scrubber

Giải pháp thứ ba để loại bỏ hoàn toàn thông tin tài liệu đó là công cụ Doc Scrubber. Đây cũng là một công cụ miễn phí để phân tích dữ liệu ẩn trong các tập tin, tuy nhiên phần mềm này chỉ làm việc với các tập tin Word mà thôi. Doc Scrubber có hai lựa chọn, một là quét một tài liệu để xem bất kỳ dữ liệu ẩn nào có bên trong và một là để xoá toàn bộ dữ liệu bên trong bất kỳ tài liệu nào bạn chọn, đặc biệt là phần mềm còn hỗ trợ xử lý nhiều tập tin bên trong cả một thư mục.

Doc Scrubber chỉ có thể xoá thông tin trong file Word nhưng có thể làm việc với cả một thư mục

Link Download Doc Scrubber.

Các bạn quan tâm tới Microsoft Office 2013 hãy xem thêm bài hướng dẫn tắt tính năng đồng bộ trên Office 2013. Có thể sẽ giúp ích cho các bạn rất nhiều. Chúc các bạn thành công.

CTV Quân

Nguồn: nirmaltv