Những tính năng hữu ích trên Google Drive mà bạn nên biết

Khách diễn đàn
vào ngày 01/06/2015 câu trả lời• 600 lượt xem

Google là một dịch vụ trực tuyến vừa được Google cho ra mắt vào đầu tháng 5 năm 2012, dịch vụ này cho phép người dùng dễ dàng upload, chia sẻ và đồng bộ hóa dẽ liệu nên dịch vụ này. Tuy nhiên có khá nhiều tính năng khác của dịch vụ này mà bạn vô tình bỏ qua. Chúng ta sẽ cùng điểm qua chúng trong bài viết dưới đây.

Hoạt động ngoại tuyến

Dù muốn hay không thì chắc chắn sẽ có những lúc bạn bị ngắt kết nối Internet. May mắn thay, Google Drive đã có chế độ ngoại tuyến cho phép bạn tạo, xem, chỉnh sửa văn bản nếu gặp phải tình huống trên.

Bạn sẽ cần kích hoạt tính năng ngoại tuyến trên trình duyệt Chrome. Trước hết, hãy đăng nhập vào tài khoản Google Drive, nhấp vào biểu tượng hình bánh răng ở góc trên cùng bên phải màn hình và chọn Settings.

Những tính năng hữu ích trên Google Drive mà bạn nên biết

Trên tab General, đánh dấu kiểm vào ô bên cạnh nhãn “Sync Google Doc, Sheets, Slides, & Drawings files to this computer so that you can edit offline”. Khi đó, bạn có thể làm việc trên Google Drive trong Chrome khi máy tính bị mất kết nối Internet và tất cả các chỉnh sửa của bạn sẽ được đồng bộ khi kết nối Internet được thông suốt.

Tìm kiếm các liên kết trong tài liệu

Thông thường, khi bạn muốn thêm liên kết vào tài liệu, bạn sẽ phải thực hiện các bước nhàm chán đó là mở một tab trình duyệt mới >> tìm kiếm trang web mà bạn muốn liên kết đến >> sao chép URL và chèn liên kết vào văn bản.

Những tính năng hữu ích trên Google Drive mà bạn nên biết

Tuy nhiên, Google Search đã được tích hợp vào Google Docs, do đó bạn sẽ không cần phải mở sang tab khác để tìm đến trang web mà bạn muốn liên kết. Chỉ cần bôi đen đoạn văn bản, chọn Insert > Link và gõ những gì bạn muốn tìm kiếm khi hộp thoại chèn liên kết xuất hiện. Google sẽ hiển thị ra một danh sách kết quả. Nhấp vào liên kết mà bạn muốn chèn vào văn bản.

Theo dõi lịch sử sửa đổi

Nếu bạn là đồng tác giả với ai đó trên cùng một tài liệu, việc theo dõi các thay đổi mà người kia đã làm thực sự sẽ khiến bạn cảm thấy mệt mỏi và không thể kiểm soát được. May mắn là Google đã giúp cho việc xem tất cả các thay đổi trên tệp văn bản, slideshow hay bản vẽ một dễ dàng hơn. Bạn thậm chí còn có thể khôi phục lại phiên bản trước của một tệp tin nếu cần thiết.

Những tính năng hữu ích trên Google Drive mà bạn nên biết

Để xem lịch sử sửa đổi của một tập tin Docs, Sheets, Slides hay Drawing, bạn mở tệp tin đó và nhấn vào All changes saved in Drive. Khi đó, một cửa số nhỏ sẽ hiện ra ở phía bên phải cho thấy người sửa đổi và thời gian sửa đổi trên tài liệu của bạn. Những phần sửa đổi sẽ được đánh dấu với màu sắc khác trong văn bản.

Sử dụng web clipboard

Một tính năng ít được biết đến của Google Drive là web clipboard cho phép bạn sao chép và dán dữ liệu trên Docs, Sheets và Slides. Không giống như web clipboard trên hệ điều hành máy tính, web clipboard của Drive có chứa nhiều mục, hỗ trợ văn bản, hình ảnh, bản vẽ và các loại tài liệu Google khác.

Những tính năng hữu ích trên Google Drive mà bạn nên biết

Để sử dụng web clipboard, bạn chọn một vài đoạn văn bản, bản vẽ hay dữ liệu khác và vào Edit > Web clipboard > Copy to web clipboard. Bạn sẽ nhìn thấy dữ liệu đã được thêm vào danh sách các mục trên web clipboard. Nếu trình đơn đã đầy các web clipboard, bạn có thể chọn Clear all items. Mặc định thì hệ Drive sẽ tự xóa các mục này nếu nó không được tương tác trong vòng 30 ngày.

Xuất bản lên web

Tính năng chia sẻ của Google Drive tỏ ra rất hữu dụng khi bạn muốn chia sẻ tài liệu của mình cho một số ít người, nhưng nếu bạn muốn mở rộng đối tượng người đọc hơn thì cần làm gì? Khi đó, hãy sử dụng tính năng Publish của Drive.

Những tính năng hữu ích trên Google Drive mà bạn nên biết

Để xuất bản một tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình hay một bản vẽ, bạn hãy mở tập tin đó ra và nhấn vào File > Publish to the Web. Một số loại tập tin nhất định còn có tùy chọn Publish cho phép bạn lựa chọn xuất bản toàn bộ bảng tính hay chỉ là một trang cá nhân, thiết lập tốc độ chuyển slide của bài thuyết trình và chọn kích cỡ ảnh của bản vẽ... Khi đã xong xuôi, nhấn vào Publish, bạn sẽ nhận được một liên kết dẫn đến tài liệu dưới dạng đã xuất bản để chia sẻ cho mọi người.

Nguồn Internet

SẢN PHẨM ĐƯỢC HỎI NHIỀU