Những mẹo hay giúp bạn có một email chuyên nghiệp và đúng chuẩn (phần 2)

      Thứ Ba, 07/07/2015 14:44 - 379 lượt xem

      Like fptshop.com.vn để được cập nhật tin siêu phẩm sắp ra mắt và khuyến mãi hấp dẫn

      Để giúp người dùng  viết được bức thư điện tử vừa khoa học vừa đúng chuẩn, những kinh nghiệm nhỏ, những hữu ích dưới đây sẽ giúp bạn khá nhiều trong công việc và cuộc sống hằng ngày.

      Để có một email chuyên nghiệp và đúng chuẩn không quá khó hay yêu cầu gì cao, chỉ cần người gửi chú ý một số chi tiết nhỏ. Những mẹo hay giúp bạn có một email chuyên nghiệp và đúng chuẩn được giới thiệu tiếp theo đây hi vọng sẽ giúp ích cho bạn nhiều hơn.

      mẹo hay giúp bạn có một email chuyên nghiệp

      8. Hãy trả lời những mail gửi đến bạn một cách văn minh

       

      Một ngày có quá nhiều những mail được gửi đến bạn, và đôi khi bạn bỏ qua chúng nếu chúng không cần thiết hay bị gửi nhầm tới. Những nếu có thể, bạn hãy dành thời gian để gửi thư trả lời một cách văn minh đến những thư gửi đến mình nhé.

      Một email không thật sự quan trọng với bạn, hay một mail gửi không đúng chủ… nhưng chắc chắc người gửi cũng đang rất mong nhận được một lời phản hồi. Việc làm này của bạn, nó thể hiện sự văn minh, thiện chí của chính con người bạn, và nó cũng là văn hóa giao tiếp, nhất là những bức thư ấy được gửi từ nhưng người người bạn, đồng nghiệp… (ở đây tôi không nói đến những thư rác và Spam). Nếu đó là một thư gửi nhầm bạn chỉ mất ra 2 phút để gửi một lời đến họ và biết đầu bạn đã có một mối quan hệ mới: “Chào bạn! Tôi rất vui khi nhận được thư của bạn, nhưng tôi nghĩ là bạn cần gửi nó đến một người khác đang cần nó.”

      Hãy trả lời những mail gửi đến bạn một cách văn minh

      9. Kiểm tra lại lỗi chính tả trước khi gửi

       

      Và để có một bức thư chuyên nghiệp thì nó không nên có lỗi chính tả trong đó. Bởi người nhận thư sẽ nhìn vào đó mà đánh giá bạn là người khá bất cẩn, không coi trọng chi tiết… thậm chí họ sẽ có thể hiểu sai thông điệp mà bạn muốn gửi đi. Vậy nên để không xảy ra lỗi đáng tiếc này, trước khi gửi một email đi bạn hãy dành thời gian đọc qua nó một lượt hay sử dụng trình kiểm tra chính tả tự động của máy tính để phát hiện sửa lỗi ngay, đừng để ra những sai sót đáng tiếc.

      Kiểm tra lại lỗi chính tả trước khi gửi

      10. Viết xong Email hãy điền tên người nhận

       

      Nhiều người có thói quen điền tên người nhận trước rồi mới viết Mail, như vậy trong quá trình viết bạn dễ gặp phải rắc rối khi nhấn nhần nút gửi đi khi mà đang viết thử. Vậy đến để đảm bảo bạn hãy tập thói quen viết xong rồi hãy điền tên.

       

      11. Sử dụng font chữ chuẩn

       

      Khi viết Mail hãy dùng Font chữa chuẩn, không cần tô điểm cho nó quá màu mè hay các Font chữ cách điệu khác nó làm cho thư của bạn rối mắt và khó đọc. Bạn nên nhớ là càng đơn giản giản dễ nhìn thì người khác mới đọc được. Vậy nên hãy sử dụng những Font chữ chuẩn quen thuộc trên toàn thế giới như Arial, Times New Roman, cỡ chữ cũng không nên quá to hãy quá nhỏ tầm 10-12 là ổn.

      Sử dụng font chữ chuẩn

      12. Hạn chế sử dụng những thán tử và từ thể hiện cảm xúc quá mạnh

       

      Mail là để chúng ta trao đổi công việc, thông tin, yêu cầu… nhưng không nên dùng những từ ngữ thể hiện cảm xúc quá mạnh mẽ trong đó, nó làm cho người đọc cảm thấy khó chịu. Và những “thám từ” cũng không nên dùng nhiều, nó rất dễ gây hiểu nhần về thái độ của bạn cho người nhận.

      Trước khi bạn gửi đi một bức thư điện tử quan trọng, bạn nên đọc lại kỹ nó một lần và loại bỏ đi những từ ngữ thể hiện cảm xúc có phần “chua cháy, dữ dội”, bởi bạn cảm thấy thế, thì người khác cũng sẽ cảm giác như vậy. Ngoài ra, những từ ngữ mang nghĩa tiêu cự như: sai lầm, thất bại, tệ hại…, bạn cũng nên hạn chế  hết mức có thể. Thay vào đó hãy nói “cảm ơn hay cố gắng”

       

      13. Viết đúng sự thật

       

      Và cuối cùng, thư điện tử cũng không phải là bí mất tuyệt đối. Theo giám độc CIA David Petraeus cho hay: "Mọi thư điện tử đều để lại một dấu vết, mạnh mối".

      Vậy nên, nguyên tắc bắt buộc và bất biến trong cuộc sống này, bạn hãy nên dùng vào trong việc viế email: Hãy luôn viết sự thật, có gì viết đó, và đừng viết những gì bạn không muốn người khác biết. Và cũng đừng viết những thứ làm tổn thượng đến người khác. Mail dùng để chuyển thông tin, và chúng ta hãy dùng nó một cách khoa học và hữu ích nhất.

      CTV Quân

      Nguồn: businessinsider

      0 1 5 0
      Có thể bạn quan tâm:
      Bạn có biết?

      Vì sao chương trình này lại HOT đến vậy?

      Hãy để lại số điện thoại của bạn để được tư vấn miễn phí về chương trình hấp dẫn này nhé!

      Mua trước trả sau