Những mẹo hay giúp bạn có một email chuyên nghiệp và đúng chuẩn (phần 1)

      Thứ Ba, 07/07/2015 14:33 - 799 lượt xem

      Like fptshop.com.vn để được cập nhật tin siêu phẩm sắp ra mắt và khuyến mãi hấp dẫn

      Một số lời khuyên nhỏ những sẽ vô cùng hữu ích giứp bạn có được một email chuyên nghiệp nhất để sử dụng trong công việc, hợp tác, học tập, cũng nhưng trao đổi thông tin với bạn bè..

      Việc trao đổi công việc, thư từ, thông tin bằng Email không còn xa lạ với nhiều người nhiều người ở xã hội công nghệ thông tin ngày nay. Nó được ứng dụng trên toàn thế giới, hầu hết các quốc gia, sự tiện lợi của nó ai cũng biết. Bạn có thể gửi email tiện lợi bằng máy tính để bàn, laptop, bằng điện thoại… Nhưng làm thế nào để có được một bức thư điện tử đúng chuẩn và chuyên nghiệp nhất thì không phải ai cũng biết. Những lưu ý được lấy thông tin từ cuốn sách "The Essentials Of Business Etiquette." của Pacher dưới đây hi vọng sẽ giúp ích cho bạn.

      mẹo hay giúp bạn có một email chuyên nghiệp và đúng chuẩn

      1. Đặt tên cho tiêu đề email rõ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn nhất

       

      Để cho người nhận mail thấy được tầm quan trọng của Email, cũng như dễ dàng phân loại tìm kiếm hơn bạn cần lưu ý đến tiêu đề của nó. Cần đặt một tiêu đề một cách ngắn gọn, dễ hiểu và ghi rõ rằng đầy đủ thông tin và bao quát nhất nội dung chính của bức thư điện tử bạn gửi đi. Chẳng hạn như: Báo cáo tháng 5, Yêu cầu sưa lỗi, thư ứng tuyển vị trí A,B….

       

      2. Chuyên nghiệp ngay cả ở tên email bạn dùng

       

      Bạn hãy tạo cho mình một email thật chuyên nghiệp và khao học để sử dụng trong công việc, cũng như gưi thư cho bạn bè. Nguyên tắc tạo mail cơ bản như sau: Nếu bạn tạo một email cho bản thân mình thì hãy dùng chính tên của mình, hoặc tên kèm theo cơ quan, trường học, biệt danh, năm sinh… để người nhận dễ dàng biết được đó là mình. Ví dụ như: Kiemtuyen@gmail.com, nhatkimanh_1993@gmail.com... Nếu bạn đang là cho một công ty, trường học, cơ quan… thì hãy để đuôi là tên cơ bản đó chẳng hạn: _FPTShop.com, _hoangphat,…

      Chống chỉ định, bạn tuyệt đối không nên dùng những tên email theo phong cách vui đùa, hay theo sở thích cá nhân, trẻ con như: batnapquantaihonemlancuoi@..., yeuem_Kute@..., để dùng cho công việc hay trao đổi thư với thấy cô, đối tác… Những email kiểu này chỉ thích hợp để cho bạn bè thân thiết, hay dùng để vui đầu  mà thôi.

      Chuyên nghiệp ngay cả ở tên email bạn dùng

      3. Cân nhắc cẩn thận trước khi sử dụng nút "Reply all"

       

      Trong công việc hàng ngày, nhất là công việc văn phòng sẽ không ít lần bạn phải chuyển tiếp mail cho các đồng nghiệp, hay nhóm đồng nghiệp. Nhưng bạn hãy cân nhắc khi sử dụng chức năng "Reply All", bởi không phải ai cũng lấy làm vui khi nhận cả tá mail xếp lớp do bạn chuyển tiếp cho nhiều người mà công việc lại không liên quan đến mình. Hãy chỉ nên chuyển tiếp cho những người liên quan và thật sự cần đến email của bạn.

       

      4.Chào hỏi một cách chuyên nghiệp

       

      Trong thư chào hỏi là bước đầu tiên, nhưng bạn hãy sử dụng lời chào một cách chuyên nghiệp nhất như: Chào, Xin Chào, Hello… Đừng sử dụng những kiều văn nói hay lời nói xuồng xã như Hey, Yo… những cụm này cho thấy sự thiều tôn trọng với người nhận và thiếu lịch sự.

       

      5. Chỉ sử dụng dấu “!” khi thể hiện cảm xúc

       

      Trong một bức thư việc sử dụng dấu “!” là không tránh khỏi, nhưng hãy hạn chế sử dụng nó và dùng cho đúng. Dấu thang này chỉ dùng để đặt ở cuối câu cảm xúc mà thôi, nhiều người có thói quen đặt nó quá nhiều, điều này làm cho bức thư trở nên khá sến sẩm và thiếu đi tính chuyên nghiệp.

      Chỉ sử dụng dấu “!” khi thể hiện cảm xúc

      6. Cẩn thận với những câu viết hài hước

       

      Bạn hãy chắc chắn rằng những email quan trọng bạn gửi đi không sử dụng những biểu tượng thể hiện cảm xúc hay những câu nói đùa không đáng có, điều này rất dễ gây là hiểu lầm và làm mất cảm tình của người nhận. Bạn chỉ nên để nó khi gửi cho bạn bè thân thiết và thật sự hiểu rõ về họ.

       

      7. Với những vùng miền sẽ có văn hóa riêng

       

      Để công việc trao đổi qua email suôn sẻ hơn, và gần gũi hơn bạn cần hiểu rõ về văn hóa vùng miền, quốc gia. Vậy nên bạn nên nhớ một nguyên tắc cơ bản khi viết mail: Với những người hay dùng ngôn ngữ phúc tạp như Trung Quốc, Nhật Bản.. thì họ muốn hiểu rõ đối tác trước khi có được sự hợp tác, vậy nên bạn khi viết thư hãy giới thiệu bạn thân, hỏi thăm sức khỏe trước. Với những người đến từ nới sử dụng ngôn ngữ đơn giản (Anh, Mỹ…) thì bạn hãy đi thẳng vào nội dung chính cần thảo luận.

      Mời bạn đọc tham khảo thêm bài viết khắc phục lỗi không tải được file đính kèm khi gửi Email để biết thêm những thông tin hữu ích và nếu trong quá trình sử dụng bạn gặp phải tình trạng này thì với bài viết trên của chúng tôi có thể giúp bạn khắc ngay dễ dàng.

       

      Xem video những lỗi tố cáo bạn thiếu chuyên nghiệp khi gửi mail xin việc

       

       

      CTV Quân

      Nguồn: businessinsider

      0 1 5 0
      Có thể bạn quan tâm:
      Bạn có biết?

      Vì sao chương trình này lại HOT đến vậy?

      Hãy để lại số điện thoại của bạn để được tư vấn miễn phí về chương trình hấp dẫn này nhé!

      Mua trước trả sau